顧客へのオープン・トランザクションのEメール

回収ダッシュボードを使用して、オープン・トランザクションおよびオープン・トランザクションの更新済バージョンのコピーを顧客担当に送信します。オープン・トランザクションの更新済バージョンを顧客担当に送信することで、回収可能金額についての回収エージェントと顧客との間の継続的なコミュニケーションが改善されます。

回収担当と顧客との対話中に、話しあっているトランザクションのEメール・コピーを顧客が要求できます。トランザクションに更新がない場合、回収担当はトランザクションのコピーを再送信できます。トランザクションに更新がある場合は、回収担当が更新済トランザクションのコピーを再生成して送信することもできます。

前提条件

この機能は、「印刷済売掛/未収金トランザクションのアップロード」機能でのみ使用できます。「印刷済売掛/未収金トランザクションのアップロード」機能を有効にするには:

「設定および保守」>「売掛/未収金参照の管理」にナビゲートして、参照タイプAR_Featuresを問い合せます。
参照コードAR_STORE_PRINTED_TRANSACTIONSを有効にします。

回収ダッシュボード

回収ダッシュボードから次の処理を実行できます。

再送信 - トランザクションにすでに添付されているトランザクションのコピーを顧客担当にEメールするには、「再送信」をクリックします。
再生成して送信 - トランザクションの更新済コピーを生成して、顧客担当にEメールするには、「再生成して送信」をクリックします。検討中のトランザクションに更新があった場合は、この処理を使用します。
再生成してレビュー - 回収担当がレビューするためにトランザクションの更新済コピーを生成するには、「再生成してレビュー」をクリックします。必要に応じて、回収担当が添付をダウンロードし、レビューした後に顧客担当に送信できます。

回収ダッシュボードの新しい列(「最新再送信ステータス」)には、トランザクションに対して実行された最新の生成およびEメール処理のステータスが表示されます。有効な値は次のとおりです:

空白 - 再送信または再生成のアクティビティはありません。
処理中 - 再生成または再送信処理が進行中です。
送信済 - 再送信または再生成処理が完了しました。
再生成済 - トランザクションが再生成済で、レビューの準備が完了しました。ハイパーリンクをクリックして、コピーをレビューして送信してください。
エラー - 再送信または再生成処理がエラーで終了しました。エラー・メッセージを表示するには、ハイパーリンクをクリックしてください。

ビジネス上の利点は次のとおりです:

未回収売掛/未収金に関する回収担当と顧客との対話が改善します。
トランザクションの継続的な更新を容易に連絡できます。

有効化のステップ

この機能を有効にするために何もする必要はありません。

ヒントと考慮事項

回収ダッシュボードの「再送信」、「再生成して送信」および「再生成してレビュー」処理を表示するには、「回収プリファレンスの管理」設定タスクの「オープン・トランザクション・コピーのEメール送信」オプションを有効にする必要があります。
再送信および再生成処理のトランザクション要件:
- オープン・トランザクションのみ。
- トランザクション区分「請求書」、「クレジット・メモ」、「デビット・メモ」、「チャージバック」。
- 「請求の生成」オプションを「はい」に設定。
- AR_INV_DELIVERY_METHOD参照タイプで、顧客の優先送信方法を「Eメール」または「紙」に設定。
再送信および再生成後に送信されたすべてのトランザクションのコピーは、トランザクションへの添付として保存されます。
複数のトランザクションを選択すれば、複数のトランザクションを再送信および再生成できます。
「再送信」処理は、顧客に最後に送信された最新のコピーを取得し、デフォルトの顧客連絡先に再度送信します。
「再生成して送信」処理は、最新の更新済トランザクションのコピーを再生成して、デフォルトの顧客連絡先に送信します。
「再生成してレビュー」処理は、最新の更新済トランザクションのコピーを再生成します。それをレビューしてダウンロードするか、デフォルトの顧客連絡先に送信できます。

主なリソース

アクセス要件

この機能の使用に新しいロール・アクセスは必要ありません。