タッチレス・モバイル経費

Redwoodのレスポンシブ・エクスペリエンスを備えたタッチレス・モバイル経費管理は、手動経費入力を削減し、コンプライアンスを確保し、払戻を加速するための新しいアプローチです。従業員は単に領収書を転送するだけで、Oracle Expenses Agentはそれらをコーポレート・カード請求に自動的に照合して、最小限の手作業で経費を発行および処理します。

タッチレス・モバイル経費

従来の経費精算書と処理は手作業であることが多く、従業員はモバイル・アプリやデスクトップにログインして詳細を提供したり領収書をアップロードしたりする必要があり、経費清算に時間がかかり、面倒になります。

タッチレスを使用すると、従業員は払戻可能な経費をコーポレート・カードに請求するだけで、領収書(任意の形式または言語)をOracleに転送できます。 Oracle Expenses Agentは、転送された領収書を対応するコーポレート・カード請求に自動的に照合し、自動発行のために経費を準備します。これにより、経費に領収書を添付する手作業がなくなります。従業員は、会社のポリシーごと、またはポリシー違反の場合に必要なの場合にのみ、追加情報の入力を求められます。

経費は企業の経費ポリシーに対して検証され、従業員は必要に応じて追加情報または理由を求められます。従業員はいつでも、ポリシーと手順について問い合わせることができ、コンプライアンスが向上し、ポリシーベースの手動監査の必要性が減少します。完了した経費は、承認のために自動的に発行されます。従業員が経費精算書を手動で作成および発行する必要はありません。承認者がレビューのためにより早く経費を受け取ると、経費払戻は最小限または手動の介入なしで行われます。

転送済Eメール領収書に基づく費用

タッチレス・モバイル経費は、AmEx、Visa、Mastercardなど、グローバルなコーポレート・カードで使用できます。会社がコーポレート・カードを発行しない場合でも、タッチレス・モバイル経費は組織のために機能します。従業員は、個人クレジット・カードで発生した現金購入または手数料の領収書を転送できます。タッチレス・モバイル経費管理では、トランザクションが現金払戻として処理されます。

ノート: タッチレスは、以前にJ.P. Morganコーポレート・カードでのみ使用できたコーポレート・カード・ベンダーと連携するようになりました。

タッチレス・モバイル経費では、受入処理にDocument IO (Doc IO)エージェントを使用します。 Doc IOの生成AIの使用により、クレジット・カード料金の領収書の認識が向上し、正確性とインテリジェントな照合が向上します。このエージェントは、電子チャネル、ドキュメント標準、フォーマット、言語に関係なく、幅広いトランザクションにわたってドキュメントを自動的にキャプチャおよび生成することで、組織の効率性の向上を支援します。たとえば、エージェントは、イメージ、PDFなどのフォーマット済ドキュメント、または様々な言語で電子ドキュメントを取り込むことができます。

ビジネス上の利点:

Oracle Expenses Agentは、ほとんどのタスクを自動化し、必要な場合にのみ従業員、マネージャおよび監査者を関与させます。主な利点は次のとおりです:

手動作業の削減:

従業員は、経費を手動で作成したり、経費タイプを選択したり、長いリストから繰返し情報を提供したり、領収書を添付する必要がなくなりました。

合理化されたプロセス:

従業員は、タクシーの領収書Eメールや現金経費の紙の領収書の写真など、領収書をOracle Expenses Agentに転送するだけです。エージェントは、初期承認または手数料決済ファイルに基づいて、転送済入金を既存のコーポレート・カード請求にインテリジェントに照合します。一致するコーポレート・カード経費が存在しない場合、領収書は新しい経費の基礎になります。

コーポレート・カード・トランザクションに基づいて経費が作成されると、従業員はほぼリアルタイムのモバイル通知を受信します。次に、エージェントは各経費を企業のポリシーと照合して検証し、経費が完全で承認の準備ができているか、追加情報が必要かを判断します。さらに入力が必要な場合、従業員はアプリケーションから欠落している特定の情報を入力するように求められます。たとえば、従業員が食事出席者詳細を提供したり、高額な支出の理由を示す必要がある場合があります。経費が承認および監査されると、従業員はコーポレート・カード会社または従業員の銀行口座に直接払戻を受け取ります。

迅速な払い戻し:

従業員は、労力を軽減し、払い戻しを加速する自動化されたプロセスを利用できます。手動タスクをなくし、領収書の照合と経費準備を自動化することで、提出の遅延を回避できます。マネージャは、完了して準備が整ったら、すぐに経費を受け取ります。さらに、組織はマネージャのかわりにルーチン経費を自動的に承認し、払戻プロセスを合理化することもできます。

経費の全体的な品質と精度は、自動作成と提出によって向上します。

一貫性のあるポリシー施行:

また、経費マネージャは、経費プロセス全体で適用される経費ポリシーおよび監査ルールも設定します。タッチレス経費により、経費プロセス全体で企業の経費ポリシーに準拠できます。

事前設定されたルールやランダムな選択に基づいて、積上費用の清算やスポット・チェックの実行に費やす時間を短縮することで、監査者のエクスペリエンスが大幅に向上します。このようなタスクにより、以前は払戻の遅延、従業員の不満、潜在的なポリシー違反が見落とされていました。監査役は、主にリスクの高い経費を確認し、適切な措置を講じるようになりました。

今後のリリースでは、従業員はアプリケーションにログインせずに、メッセージングを使用して追加の必要な情報を提供できるようになります。さらに、エージェント・ベースの監査に対する複数の機能強化についても調整してください。

有効化のステップ

この機能を有効にするには、オプトインUIを使用します。手順は、この文書の「新機能のオプションの取込み」の項を参照してください。

オファリング: 財務

リクエスト有効化:
- 早期導入者として興味を示すには、「ERPリソース・センターの発表ポスト」の指示に従ってください。
- この機能を有効にするには、オプトインUIを使用します。手順については、このドキュメントの「新機能の任意の取込み」の項を参照してください。
前提条件:
- Oracle Expensesを初めて使用し、実装プロセスを完了していない場合は、タッチレス経費を有効にする前に、「Financialsの実装の開始」の「経費の実装」セクションを確認してください。
ビジネス・ユニットの有効化:

タッチレス・モバイル経費は現在管理された可用性にあり、プロモーション・コードが必要です。

機能にオプト・インするプロモーション・コードを受信して入力したら、次のステップに従って、個々のビジネス・ユニットに対してタッチレス経費を有効にします:

1. 「設定および保守」作業領域の「経費の経費システム・オプションの管理」の「経費精算書の企業オプション」タブの「タッチレス経費を使用可能にする必要があるビジネス・ユニットの選択」。
2. タッチレス経費を有効にするの準備状況を確認します:
  - ステータスが「このビジネス・ユニットは、タッチレス経費を有効にする準備ができています。」の場合は、「タッチレス経費の有効化」を「はい」に設定します。
  - ステータスが「このビジネス・ユニットはタッチレス経費を有効にする準備ができていません。 詳細はレポートをダウンロードします」のように表示される場合、詳細は、準備状況レポートをダウンロードしてください。レポートの指示に従って、ビジネス・ユニットをタッチレス経費に適格にするために必要な構成および設定を更新します。

タッチレスの準備

タッチレス・モバイル経費を個々のビジネス・ユニット・レベルで有効化できるため、組織のニーズに基づいて段階的または段階的に展開できます。有効化するビジネス・ユニットを選択すると、アプリケーションによって準備状況アセスメントが提供され、調整が必要な必要なアクションまたは構成が強調表示されます。

ノート: タッチレス・モバイル経費がビジネス・ユニットに対して有効になっている場合、後で無効にすることはできません。

ヒントと考慮事項

構成のレビューとビジネス・プロセスの合理化:

タッチレスに移行する前に、経費タイプのリストなどの構成を確認すると、組織のタッチレス経費処理のメリットを最大化するのに役立ちます。たとえば、朝食、昼食、夕食に別々のタイプを設定したり、食事のような1つのタイプにまとめたりすると、タッチレス照合が大幅に改善されます。経費タイプが簡略化されているため、従業員への入力を必要とせずに、領収書およびコーポレート・カード請求額を適切なカテゴリに簡単かつ正確にマッピングできます。これにより、例外や手作業が減り、よりスムーズで迅速な払い戻しプロセスが実現します。

入金処理:

タッチレス・モバイル経費の鍵は、入金を処理するためにOracle Expenses Agentに転送することであり、入金を手動で添付するためにアプリケーションに個別にログインする必要がなくなります。エージェントは、入金をコーポレート・クレジット・カード請求に関連付けます。

レポート・レベルの変更:

タッチレスにより、経費精算書が自動的に作成され、経費精算書の管理から経費の管理に焦点を移します。完全にタッチレスなエクスペリエンスを維持するために、従業員は自動送信を有効にし、経費精算書を個別に作成しないことをお薦めします。その結果、次のオプションを経費精算書レベルで指定することに依存するビジネス・プロセスは、次のオプションは適用されないため、再検討する必要があります:

- 経費精算書レベルでの経費領収書の添付
- 経費精算書レベルでの支出許可の関連付け
委任サポート:

組織の従業員が委任機能を使用して経費を管理する場合、委任者と委任者の両方がタッチレス・ユーザーである必要があります。

その他の考慮事項:
- 一部のオプションは、タッチレスではまだ使用できません: 割付の分割、現金仮払金の手動適用、適格ルールやアドオン・レートなどの拡張マイレージ・オプション。これらのオプションを無効にした後、タッチレス経費の有効化を続行できます。ただし、続行する前に、まずこれらのオプションを使用する既存の経費精算書が払戻済または支払済ステータスになることを確認することをお薦めします。これにより、スムーズな移行を実現し、処理の問題を回避できます。
- さらに、従業員は、プロジェクトとタスク、費用勘定のセグメント値全体、詳細な出席者情報、経費項目化、日当、拡張経費ポリシー構成、費用承認の経費への関連付けなど、デスクトップを使用してのみ一部の経費情報を更新できます。
  
  これらの機能は、モバイルのタッチレスで今後のリリースで導入される予定です。タッチレスな従業員エクスペリエンスを実現し、経費管理のライフサイクルを調整することで企業の経費ポリシーへのコンプライアンスを確保する、包括的なOracle Expenses Agentの今後のリリースに引き続き注目してください。

Oracleパートナ・コーポレート・カード:

Oracleパートナ・コーポレート・カードを使用しているお客様は、リアルタイムの経費作成や承認など、さらなるメリットを引き続き享受できます。ユーザーがコーポレート・カードに請求が発生すると、最終的な決済済手数料が届く前でも、対応する経費が即時に作成されます。パートナ以外のコーポレート・カードの場合、経費は通常、決済ファイルがカード・サービス・プロバイダから定期的に受信されたときに作成されます。

ノート: パートナJ.P. Morganコーポレート・カード・プログラムに登録し、J.P. MorganとOracle Fusion Expenses間の接続を確立するには、「更新23Dの新機能」の「有効化するステップ」の項に従います: 「J.P. Morganコーポレート・カードによるタッチレス経費」.

主なリソース

アクセス要件

この機能を有効にして構成するには、アプリケーション実装コンサルタント・ロールが必要です。また、J.P. Morganコーポレート・カードを使用している場合は、接続を確立し、関連するすべての事前定義済および自動的に構成されたFunctional Setup Managerタスクをレビューするために、財務アプリケーション管理者ジョブ・ロールが必要です。