構成可能な請求トランザクション初期ステータス導出ルール

ビジネス・プロセスのニーズに合わせて、プロジェクト・チームが特定のタイプの未請求トランザクションのレビューに集中できるようにすることで、効率性とコントロールを向上させます。 プロジェクト・アプリケーション管理者は、特定の請求トランザクションを自動的に請求保留にする柔軟なビジネス・ルールを定義できます。 その後、プロジェクト・チームは、「請求トランザクション」ページを使用して、これらのトランザクションをレビュー、調整およびリリースできます。 このプロセスにより、プロジェクト・チームは例外によってのみ未請求トランザクションをレビューし、残りのトランザクションを遅延なく請求書に追加できます。

実例

Vision Enterprisesは、プロジェクトを介してクライアントにプロフェッショナル・サービスを提供する会社です。 Vision Operationsビジネス・ユニット内で、請求額が$100を超えるすべての経費を、クライアントに請求する前にプロジェクト・マネージャがレビューする必要があるのは、会社のポリシーです。

プロジェクト・アプリケーション管理者は、新しい「プロジェクト管理のユーザー定義ルールの管理」タスクを使用して、請求トランザクションの初期ステータスを導出するビジネス・ルールを構成します(それに反するルールがないかぎり、請求トランザクションは請求ステータスに対して「準備完了」で作成されます)。

「設定および保守」の「プロジェクト管理」のユーザー定義ルールの管理ページを示すスクリーンショット。

「プロジェクト管理」の新しい「ユーザー定義ルールの管理」ページのスクリーンショット

管理者は、請求トランザクション初期ステータス導出テンプレートをダウンロードし、ビジネス要件に従ってルールを定義し、テンプレートを使用してルール・ファイルを生成します。

Excelの請求トランザクション初期ステータス導出ルール・テンプレートを示すスクリーンショット。

新しい「請求トランザクション初期ステータス導出」テンプレートのスクリーンショット

管理者は、同じ「プロジェクト管理のユーザー定義ルールの管理」タスクを使用してルール・ファイルをアップロードします。

請求額が$100を超える新規プロジェクト経費が発生すると、対応する請求トランザクションは'「保留中」'ステータスに設定され、ステータス事由は'「レビュー待ち」'になります。 プロジェクト・マネージャ(または適切な権限を持つ別のユーザー)は、「請求トランザクション」ページを使用してトランザクションをフィルタ、レビューおよび調整でき、問題がない場合は、レビュー待ちのトランザクションのステータスを「準備完了」(請求)に変更します。

「請求トランザクション」ページを示すスクリーンショット。ユーザー定義ルールによって設定された初期ステータスのトランザクションが強調表示されます。

ユーザー定義ルールによって保留されているトランザクションを示す「請求トランザクション」ページのスクリーンショット

この機能のビジネス上の利点は次のとおりです。

  • プロジェクト・チームは、ビジネス・プロセスの要件に従って、例外別に未請求トランザクションをレビューできるため、例外的なトランザクションを遅延なく請求できます。
  • ビジネス・ルールは、コスト・トランザクションの「請求可能」値に基づいて定義できますが、コスト・トランザクション承認は「価格」金額のコンテキストでのみ定義されます。

有効化のステップ

請求トランザクションの初期ステータス導出ルールを定義するために必要なステップはありませんが、ルールが有効になるのは、以前にリリースされた次のオプトインが有効になっている場合のみです:

ノート: 前述の機能に初めてオプト・インする場合は、機能の変更の概要を示す対応する新機能のドキュメントを参照してください。

ヒントと考慮事項

  • ルール条件で指定されたテキストベースの属性値は、equalsオペランドを使用して適用されます(たとえば、コスト分類=経費精算書)。
  • ルール条件で指定された属性値は、ルール・ファイルのアップロード時に内部識別子に変換されます。 ただし、設定および保守のタスク・エクスポート機能は、内部識別子を対応する属性値に変換しません。 内部識別子は環境によって異なる可能性があるため、設定および保守のタスク・エクスポート/インポート機能を使用するかわりに、ルール・ファイルを新しい環境にアップロードすることをお薦めします。
  • ルール条件で指定された属性値では、大/小文字が区別されます。
  • Excelで「行の挿入」処理を使用して、新しい行がテンプレートのマクロによって適切に処理されるようにします。

主なリソース

  • 同様のExcelテンプレートを使用して、買掛/未払金請求書承認などの承認ルールを構成できます。 承認ルールのテンプレートは、この機能で提供されるテンプレートとは異なりますが、このドキュメントは引き続き有用であり、「財務およびプロジェクト管理の共通機能の実装」ガイドの「スプレッドシートを使用したワークフロー・ルールの管理」のトピックを参照してください。

アクセス要件

この機能を使用するには、次の権限が必要です:

  • プロジェクト管理のユーザー定義ルールの管理(PJF_MANAGE_USER_DEFINED_RULES_PRIV)

この権限は、アプリケーションのプロジェクト管理スイート内で「すべて」ルール・テンプレートを管理するためのアクセス権を提供します。