請求書取込み、コンプライアンスおよび管理のための買掛/未払金エージェント

概要

Payables Agentは、請求書ライフサイクル全体にわたって自動化とベストプラクティスを提供し、ほぼタッチレス処理を実現します。手作業を削減することで、組織はエラーを減らし、効率を向上させ、チームは戦略的な活動に集中できます。時間の経過とともに、Payablesは、より良い例外管理と異常検出により、サイクル時間の短縮、早期支払割引、および漏洩の削減を通じて、コスト・センターから価値創出機能に移行します。

タッチレス・エクスペリエンスは、統合請求書取込み、自動処理、直感的な例外処理、取得から支払準備までのストレート・スルー処理に基づいて構築されています。自動化されたデータ・エンリッチメント、強力なコンプライアンス管理、完全な可視性により、請求書処理を標準化および高速化します。手動、断片化および事後対応のプロセスをプロアクティブな自動化およびサプライヤ・コラボレーションに置き換えることで、組織は処理の迅速化、コンプライアンスの強化、サプライヤ満足度の向上、財務結果の向上を実現できます。

生成AIを搭載したPayables Agentは、複数のソースとフォーマットにわたる請求書の取込み、コンプライアンス、制御を自動化します。多言語認識をサポートし、グローバルな電子請求プロバイダと統合されています。統合構成フレームワークにより、属性のデフォルト設定、異常検出、自然言語の標準オペレーティング・プロシージャ(SOP)のシステム・ルールへの変換が可能になります。強化された画像認識機能とトレーニング機能により、マルチフォーマットのマルチページ請求書キャプチャが合理化され、統合された請求書リスト・ビューにより例外管理が簡素化され、業務効率が向上します。

Payablesエージェントのページおよびコンポーネント

いくつかの新しいページとコンポーネントがこの新しいビジネス・プロセスをサポートし、買掛管理のライフサイクル全体を通じて、インテリジェンス、自動化およびユーザーのエンパワーメントのレベルが高まります。各コンポーネントは、Payablesエクスペリエンスの特定の問題点を変えるために設計されており、Payablesはグローバル企業にとってスムーズで直感的でスケーラブルなプロセスを実現します。

コンポーネント	経験
構成	取得: 文書受信エンドポイントおよびストリーム構成定義の構成を定義します。請求書取込みをサポートするように、エンドポイント、電子メール・エイリアスおよびその他の重要な詳細を構成します。 Compliance and Control: 異常とデフォルト設定を設定します。デフォルト設定には、会計、拡張可能な属性、税金およびその他の属性が含まれ、効果的なコンプライアンスと管理をサポートします。
ストリーム	最新の処理ステータスでストリームの請求書取込みに関するリアルタイムの可視性を監視し、タッチレス操作の全体的な状態を確認します。文書取得レビューをレビューして、個々の請求書詳細処理ステップおよび結果を表示し、請求書の取込みおよび管理に対して行われる理解および処理を加速します。
トレーニング	ストリームページからアクセスして、研修用に新規請求書レイアウトをアップロードしたり、既存の請求書レイアウトを確認したり、研修ステータスを確認します。インスタンス間でトレーニング・データをインポートまたはエクスポートします。
請求書リスト	例外処理と問合せの両方を含む、すべての請求書管理タスクが1箇所で表示されます。すべての請求書とステータスを中央ハブに表示し、例外を確認し、それらに対して適切なアクションを実行します。

ノート:買掛/未払金エージェントには、新しい「買掛/未払金エージェント」リンクからアクセスできます。このリンクは、機能がリリース26Bにオプト・インされると、ルート・メニューで使用可能になります。継続性を確保するために、既存の「買掛管理」作業領域は引き続き使用可能であり、完全に機能するため、ユーザーは段階的に遷移できます。

タッチレス買掛管理を実現するために、次の項では、構成要件と、ユーザー・エクスペリエンスを向上させるために再設計された簡易ユーザー・インタフェースについて説明します。ただし、買掛/未払金エージェントを実装する理由と方法に関する詳細、コンテキストおよびガイダンスは、タッチレス買掛/未払金オペレーティング・モデル: 一般採用ガイダンス・ドキュメントを参照してください。

構成

この機能の構成は、キャプチャおよびコンプライアンスと制御に編成され、請求書の取込みと処理に対する構造化されたアプローチを提供します。これらの構成を組み合せると、請求書が受領され、内部属性がデフォルト設定され、請求書が適切な管理によって自動的に処理され、異常なトランザクションにフラグが付けられます。

取得

Captureには2つのセクションがあります。

ドキュメント受信エンド・ポイント - キャプチャ構成は、サプライヤなどの外部パーティからの請求書の受信に使用されるエンドポイントを定義し、請求書イメージ・ドキュメント・レベルで取得されたすべての電子メール別名を表示できます。これらのエンドポイントにより、手動介入なしで、複数のソースからの請求書の自動取込みおよび処理が可能になります。

構成- 取得- 文書受信エンドポイント設定

ストリーム - 類似の送信者、ファイル・タイプおよびチャネルによって特徴付けられる、ドキュメントの連続したフロー。これにより、文書が受信および処理されるアクティブなストリームが表示され、請求書イメージ文書取込みおよび電子請求書取込みアシスタントにより、請求書文書が適切なストリームに取り込まれます。また、電子メール・エイリアスは、個々のストリームごとに必要に応じて取得および更新できます。

構成- 取得- Streamsの設定

コンプライアンスと制御

Supplier Invoice Compliance and Control Assistantは、自然言語で記述された標準運用手順(SOP)を属性のデフォルト・ルールまたは異常パラメータ定義に変換し、シームレスなルール作成と更新を可能にします。

異常 - これらは、定義された基準から逸脱している請求書を自動的に検出してフラグを付ける制御メカニズムです。事前定義済の異常はすぐに使用でき、ユーザーは自然言語を使用してパラメータを絞り込んで調整し、特定の異常チェックをアクティブ化できます。

構成- コンプライアンスおよび制御- 異常設定

デフォルト - 請求書で使用できない内部属性を自動的に導出するデフォルト・ルールを定義します。ユーザーは、適切なデフォルト・ルールに変換される自然言語での指示を提供します。実行時にルールが実行され、必要な属性が導出され、シームレスで使いやすいエクスペリエンスが提供されます。

構成- コンプライアンスと制御- チャット・エクスペリエンスによるデフォルト設定

構成- コンプライアンスおよび制御- デフォルト設定

新規フォーマットのオンボーディング

新しいフォーマットのオンボーディングにより、システムは通常の操作中に新しい請求書レイアウトを学習および処理できます。 LLMを使用すると、ほとんどの属性が自動的に認識され、トレーニングは認識されないいくつかのフィールドにのみ必要です。このワンタイム・トレーニングは通常、大量のサプライヤを対象としており、最大限の請求書がタッチレスな方法で取り込まれ、請求書をアップロードして、将来の取り込みで再利用される適応学習のための入力を提供します。

請求書文書トレーニング・ページ

請求書文書トレーニング・エクスペリエンス

ストリーム

「ストリーム」ページには、「請求書イメージ文書取込み」および「電子請求書取込みアシスタント」を介して取り込まれたすべての請求書が表示され、ストリーム名、ファイル・タイプ、ファイル名、サプライヤ、金額、日付、ステータスなどの主要な詳細が一元的に表示されます。取込みアシスタントでは、電子メールや統合サービスなどの複数のチャネルから請求書が取り込まれ、ファイル・タイプ、ソースおよびチャネルに基づいてStreamsに編成されます。各ファイルには、1つの請求書(イメージ)または複数の請求書レコード(電子)を含めることができます。ユーザーは、「ストリーム」ページで請求書を簡単に検索、ソートおよびフィルタして、処理を効率的に管理および監視できます。

ファイル取得ステータス - ファイルの全体的なステータス: このステータスは、請求書作成を開始するために、最低限必要な属性をドキュメントから正常に抽出できたかどうかの概要ビューを提供します。このステータスは、ドキュメントが完全に自動化されたか、手動レビューが必要かをユーザーが迅速に識別するのに役立ちます。
ステータス要約 - ファイル内の請求書レベル詳細ステータス。ファイルに複数の請求書レコードが含まれる場合、「ステータス要約」には、それらの請求書の結果の連結ビューが表示されます。ファイルがドキュメント・レベルで正常に処理された場合でも、個々のデータの問題によりファイル内の一部の請求書が失敗する可能性があります。このフィールドでは、問題が少数の請求書に分離されるか、ファイル全体に影響するかについて、ユーザー・インサイトが得られます。また、必要な是正措置の緊急性と範囲の決定にも役立ちます。

請求書文書ストリームページ

請求書リスト

請求書リストは、すべての請求書管理タスク、例外処理および問合せ機能を1つの強力で合理化された画面にまとめます。統合された請求書リストは、すべての請求ニーズの中心的なハブとなるように設計されており、請求書がスムーズに処理されているか、例外のフラグが付けられているかにかかわらず、すべての請求書を完全に表示できます。このページでは、請求書で検出された例外または違反を検証し、請求書の拒否の解決、異常の上書き、その他の必要な請求書修正など、適切なアクションを迅速に実行できます。

「請求書リスト」ページ

ビジネス上の利点:

このエクスペリエンスは、自動化、コンプライアンス、ユーザー・エクスペリエンスのイノベーションを組み合わせて、請求書処理に対する最新でインテリジェントなアプローチを可能にします。請求書取込み、コンプライアンスおよび統制のデフォルト設定、コンプライアンスおよび統制の異常、新規フォーマットのオンボーディング、ストリーム、請求書リストのオンボーディングなど、様々な機能にまたがるビジネス上の利点がいくつかあります。これらはすべて、データの正確性の向上、コンプライアンスの確保、解決の合理化、運用効率の向上を総合的に支援しますが、それぞれが独自のメリットを個別に提供します。

サプライヤ請求書をタッチレスで取得: Payables Agentは、サプライヤ請求書と支払要求をタッチレスで取得および検証できるため、手作業やエラーが削減されます。 Thomson Reutersなどのプロバイダと統合された電子請求書ソリューションで、グローバルな税務指令への迅速なコンプライアンスを実現します。
属性のデフォルト設定の自動化:レガシー・チャネルとサード・パーティ・チャネルから複雑さを取り除き、データの一貫性を合理化します。
エージェント・エクスペリエンスの獲得:ユーザーは視覚的に魅力的でエージェント的なエクスペリエンスを得ることができます。このソリューションは、請求書から支払いまでのサイクル全体にわたって、業務効率、規制対応、スムーズなエクスペリエンスを提供します。
データ精度の向上:内部請求書属性を自動的に移入するルールを定義し、処理前に請求書が完全で正しいことを確認します。
手動介入の削減: 請求書の詳細の入力や修正に費やす時間を最小限に抑えることで、スタッフはより価値の高いタスクに集中できます。
請求書処理の高速化:属性を自動入力することで、請求書はワークフローをより速く進め、タッチレス処理と迅速な支払をサポートします。
コンプライアンスと一貫性のサポート:すべての請求書が一貫したビジネス・ルールに従っていることを確認し、エラーを減らし、規制および組織のコンプライアンスを維持します。
コストのかかるエラーや不正行為の防止:疑わしい請求書、不正な請求書、または重複した請求書の支払を防止し、財務上の損失から身を守り、支払の整合性を向上させます。
コンプライアンスと正確性の確保:過去のベンダー・パターンを通じて自動的に順守し、コンプライアンス違反になる前にデータ入力エラーや異常なアクティビティを検知します。
支払後クリーンアップの排除: 入力時に問題をキャッチし、支払後の調整、手動クリーンアップおよび資金回収に必要な時間とリソースを大幅に削減します。
フォーカス・ユーザー・アテンション:調査が必要な請求書の小規模なサブセットにユーザーを誘導し、ノイズを低減し、ユーザーが重要なリスク項目に集中できるようにします。
効率性の向上:コンテキスト切り替えとナビゲーションをなくし、請求書の検索とレビューにかかる時間を短縮します。
例外の迅速な解決: 例外(拒否、異常、違反)の理由をすばやく特定し、すぐに行動することで、処理サイクル全体を高速化します。
詳細な制御の強化:スマート・フィルターまたはシンプルな言語クエリを使用して、複雑なクエリを必要とせずに、集中する必要がある正確な請求書にドリルダウンできます。
完全な可視性の獲得:請求書パイプライン全体の包括的な概要を維持することで、タイムリーな承認と例外の事前対応的な管理を実現します。

有効化および構成ステップ

この機能を有効にするには、サービス・リクエスト(SR)を登録する必要があります。

機能の有効化

この機能の可用性は、プロモーション・コードによって有効化されたFSMベースのオプトインによって制御されます。

この機能を有効にするには、次のステップを使用します。

請求書取込み、コンプライアンスおよび管理の買掛/未払金エージェント機能は、現在、管理された可用性にあります。有効にすると、「新機能」で機能が自動的にアクティブ化されることを確認できます。新しいストリーム、請求書および構成ページにアクセスするには、ユーザーに追加の権限が付与されている必要があります。必要な権限の詳細は、「必要なアクセス」の項を参照してください。

機能有効化の詳細

ヒントと考慮事項

構成

取得

わかりやすい電子メール・アドレスを作成し、ルールをOracle Cloudの電子メール・アドレスに自動転送します。別名機能を使用して、この情報を取得してサプライヤと共有します。
複数のビジネス・ユニットを必要とする操作がある場合は、ビジネス・ユニットごとに1通のEメールを使用でき、ビジネス・ユニットの自動導出に役立ちます。ただし、別名からBUへのマッピングに対して1回かぎりの設定を行う必要があります。

コンプライアンスと制御- 異常

異常チェックは、有効なすべての異常パターンの請求書がシステムで作成されるとすぐに自動的に実行されます。
異常が検出されると、請求書にはユーザーの注意が即座にフラグが付けられ、処理が停止されます。ユーザーが明示的に確認およびアクションするまで、検証を進めることはできません。
フラグ付き請求書は、ユーザーが不審な請求書を取り消したり、請求書を修正したり、ユーザーが請求書のフラグが間違っていると判断した場合に異常を上書きしたりできるように、ユーザー・レビューのために送られます。
請求書が買掛管理にインポートされると、請求書に異常のフラグが付けられます。異常のないすべての請求書は、通常どおり検証および支払に進むことができ、異常のフラグが付いた請求書は検証のために再評価され、異常が適用されなくなった場合にのみリリースされます。

コンプライアンスと制御- デフォルト設定

請求書ヘッダー・レベル属性または明細レベル属性のいずれかに属性デフォルト・ルールを定義します。
属性デフォルト・ルールは、フィールドに値がない場合にのみデフォルト値を提供します。フィールドにすでに値がある場合は、属性のデフォルト設定によってこの値は上書きされません。

新規フォーマットのオンボーディング

イメージベースのフォーマットで請求書を発行する大容量サプライヤを特定し、関連するサプライヤ請求書フォーマットをオンボーディングします。

ストリーム

Oracle Cloud ProcurementまたはOracle Cloud ERPでサプライヤ名および住所を設定します。請求書のサプライヤ住所と完全に一致していることを確認します。
購買オーダー・フォーマットを決定します。
請求書の発注フォーマットが調達で設定された発注フォーマットと正確に一致することを確認します。
認識から除外する必要がある特定のタイプのサプライヤがあるかどうかを分析します。たとえば、内部サプライヤからの請求書は除外する必要があります。

請求書リスト

請求書リストのデフォルトでは、注意が必要な請求書がフィルタ処理されます。スマート・フィルターを使用して、別の優先度に基づいて一連の請求書を表示します。
探している請求書にスマート・フィルタが適用されると、買掛/未払金エージェントは、請求書データに関する特定の質問に役立ち、複雑なレビューまたは処理ワークフローを完了するためのダイアログに従事します。
新しい直感的な訂正スプレッドシートを使用して、請求書インポート中に否認された請求書を修正します。
異常のフラグが付いた請求書の場合は、請求書を取り消すか、データが誤って取得された場合に請求書を修正するか、偽のフラグが付けられたと思われる場合は異常をリリースできます。

来るべきこと

タッチレス買掛管理エクスペリエンスが拡大し続けるにつれ、買掛管理エージェントは、顧客の進化するニーズをサポートする新機能、機能およびエクスペリエンスとともに成長します。 Payables Agentの現在の機能の詳細は次のとおりですが、将来のリリースの間、さらなる拡張と更新が期待できます。これには、サポート対象のストリームの継続的な成長、詳細を含む豊富なコンテキスト・サマリーを提供する新しいインサイト・ビュー、運用上および制御上の問題に対するアクションの有効化、キャプチャとコンプライアンスおよび制御の両方の追加の構成オプション、Ask Oracleを使用したリアルタイムの自然言語分析のさらなる拡張が含まれます。

主なリソース

補足文書 - タッチレス買掛管理オペレーティング・モデル: 一般的な採用ガイダンス
補足ドキュメント - パートナー電子請求書作成- Thomson Reuters E-Invoicingで統合された電子請求書ストリーム自動化を参照します
補足ドキュメント - ドキュメントIOのフィンガープリント処理
参照ドキュメント - 財務のセキュリティ・リファレンス: 支払および買掛管理職務と権限- Oracle ERP Cloudでのセキュリティの構成
参考文書 - サンプルSOP文書(展示文書)

アクセス要件

シリアル番号	権限名	説明
1	サプライヤ請求書ストリームの管理	ユーザーは、レビュー、ラベルの変更および処理の停止など、ストリームを使用して送信された文書の処理を管理できます。
2	ストリームでのサプライヤ文書の表示	ストリームで処理された文書の表示および文書ラベルの表示をユーザーに許可します。
3	サプライヤ文書トレーニングの管理	ラベルの処理、レビューおよび変更を含む、トレーニングを目的としたドキュメントの管理をユーザーに許可します。
4	サプライヤ文書トレーニングの表示	トレーニングで処理されたドキュメントの表示およびドキュメント・ラベル表示をユーザーに許可します。
5	買掛/未払金文書取得の管理	買掛管理文書取得エンドポイント構成の管理を許可します。
6	買掛/未払金文書取得の表示	買掛管理文書取得エンドポイント構成の表示を許可します。
7	買掛/未払金コンプライアンスおよび管理の管理	買掛/未払金コンプライアンスおよび管理構成の管理を許可します
8	買掛/未払金コンプライアンスおよび管理の表示	買掛/未払金コンプライアンスおよび管理構成の表示を許可します。
9	買掛/未払金請求書ソース文書のダウンロード	買掛/未払金請求書ソース文書のダウンロードを許可します。
10	買掛/未払金請求書リスト・アクティビティの管理	請求書をレビューし、請求書で識別された例外を消去するためのOracle Fusion Payables請求書リスト領域へのアクセスを許可します。