Eメール・ベース経費完了の経費エージェント

従業員は、ポリシー理由や出席者情報などの詳細について、Expenses Agentからの電子メールリクエストに対して自然言語で応答します。この会話型ワークフローにより、必要なすべての情報が提供された後、経費の自動完了と発行が可能になり、経費精算書が合理化され、従業員エクスペリエンスが向上します。エージェントは、出席者名とEメール、委任者、業者名、日付、理由、プロジェクト、タスク、会社、コスト・センターおよび費用承認などの情報を含むシナリオを解決できます。

従業員はまず、食事、フライトまたはその他の経費からの領収書を経費エージェントに直接電子メールで送信します。会社のポリシーに従って、従業員は理由、コスト・センター、個人経費金額などの追加の詳細を電子メール内に提供できます。 Expenses Agentでは、この情報が自動的に処理され、新しい経費が作成され、出席者の名前やEメールなど、必要な詳細が欠落している場合はEメールで返信されます。

経費を作成し、追加情報を要求する経費エージェントからのサンプルEメール。

従業員は、電子メールの本文にある返信ボタンをクリックするか、標準の電子メール返信を使用して、指定された電子メールテンプレートを使用してこれに応答できます。この返信で従業員が送信した追加情報はすべて経費に追加されます。

エージェントからの前のEメールの返信ボタンをクリックした後のサンプルEメール・テンプレート。

必要な詳細がすべて完了すると、経費は発行準備完了としてマークされます(または、そのオプションが有効になっている場合は自動発行されます)。電子メールで解決できない問題については、経費管理アプリケーションにアクセスし、プロセスを手動で完了するためのリンクが提供されます。

この機能には、経費の発行、検証および完了を自動化することで、従業員の経費管理プロセスが大幅に強化されるという利点があります。従業員がEメールで領収書を直接転送できるようにすることで、組織は手動データ入力への依存を減らし、従来の経費精算書に関連する一般的なエラーを最小限に抑えます。情報の欠落または一貫性のない入力を求める自動プロンプトにより、必要な詳細が早期に取得されるようになり、従業員とエージェント間のやり取りを減らすことができます。合理化された処理により、払い戻しサイクルが加速し、より正確で完全なデータ取得によるコンプライアンス・イニシアチブがサポートされ、従業員と管理者の両方にとって貴重な時間が解放されます。

有効化および構成ステップ

この機能には、経費エージェント(タッチレス経費)の有効化が必要です。有効化および構成ステップについては、25D新機能を参照してください。

26Bの前にExpenses Agentを使用する既存の顧客は、Eメール完了エージェントを使用するには、FSMオプトイン経費エージェントを使用したEメールベースの経費完了(ORA_EMAIL_BASED_EXM_CMPLTN_USING_EXM_AGNT)を有効にする必要があります。 26BのExpenses Agentを使用する新規顧客の場合、このオプトインはデフォルトで有効になっています。

ヒントと考慮事項

領収書は、サポートされている形式(JPEG、PNG、PDF)でクリアして添付する必要があります。
エージェントがルールを適切に実施するには、経費ポリシーおよび関連する検証を構成する必要があります。
Eメールを使用して必要な情報を指定できない場合、エージェントは手動完了のために従業員をUIに指示します。
すべての必須データが存在する場合、自動送信が発生する可能性があります。従業員関連の詳細が保留中の経費はレビュー用にタグ付けされます。
無効なコスト・センターや必須フィールドがないなどのエラーにより、1つの簡潔なEメール・プロンプト修正処理が発生します。

アクセス要件

新しいアクセス要件はありません。