AI支援によるマネージャおよびHR担当者の文書レコードの管理

リリース26Aで導入されたDocument Records Management Assistant (Supervisor Agent)の継続として、拡張ワークフロー・エージェントDocument Records Management Assistant V2が提供されるようになりました。 このワークフロー・エージェントは、既存のリリース26A Document Records Management Assistantのすべての機能を含み、ライン・マネージャおよびHR担当者をサポートするように機能を拡張し、チームおよびワークフォース全体で文書レコードをより効率的に管理できるようにします。 高度な大規模言語モデル(LLM)を活用して、自然言語の要求を理解し、レコードを作成、編成および検索する際に、状況に応じた正確な支援を提供します。

いくつかのノートを次に示します。

  • リリース26Aエージェントを現在使用している場合は、中断することなく引き続き使用できます。 ただし、引き続きセルフサービス機能のみがサポートされます。

  • ドキュメント・レコード管理アシスタントV2は、従業員を超えてドキュメント管理機能を拡張し、ライン・マネージャおよびHRユーザーを含める新しい個別のワークフロー・エージェントであり、組織全体のドキュメント・レコードをより広範かつ効率的に処理できるようにします。

  • この機能改善により、既存のセルフサービス・モデルを続行するか、拡張ワークフロー・エージェントを採用してロールベースの文書管理を拡張できるため、柔軟性が向上します。

UIのかわりにこのワークフロー・エージェントを使用する利点は次のとおりです。

  • ドキュメント(RAG)ツールを介して関連リソースへのアクセスを提供します。

  • ワークフローを単一の会話型クエリに効率化し、直接リンクで迅速な回答を提供します。

  • 新規または頻度の低いユーザーの学習曲線を削除し、トレーニングを最小限に抑え、手動フィルタリングを行います。

  • ユーザーの意図(最新のパスポートなど)を自動的に識別し、正しいレコードを取得します。

  • カテゴリ、ドキュメント・タイプ、必須フィールドおよびメタデータ値を提案して、ドキュメント・レコードの作成のユーザーをガイドします。

  • 自然言語でのやり取りと、組織のポリシーに合せた明確で実用的な対応により、ドキュメント管理全体を強化します。

ドキュメント・レコード管理アシスタントV2を使用すると、自然言語プロンプトおよびコンテキスト・プロンプトを使用したレコードの迅速な取得および作成を容易にできます。 たとえば、ユーザーはこれらのプロンプトを使用してアシスタントに質問し、その詳細を受信できます。

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マネージャおよびHR担当者向けの文書レコード管理アシスタント

マネージャおよびHR担当者向けの文書レコード管理アシスタント

AIアシスタント特定個人の特定の文書レコードの取得

AIアシスタント特定個人の特定の文書レコードの取得

AIアシスタントはログイン・ユーザーのアクセスに基づいてデータのみを取得します

AIアシスタントはログイン・ユーザーのアクセスに基づいてデータのみを取得します

ビジネス上の利点:プロアクティブなサポート、パーソナライズされたガイダンス、情報への効率的なアクセスを提供することで、既存の文書レコード・フレームワークを強化します。

有効化および構成ステップ

  • 環境には、特定の必要な構成が必要です。 Oracle Supportに連絡するようヘルプ・デスクに依頼してください。Oracle Supportは、環境がどのようなものかを確認し、ギャップに対処できます。 詳細は、My Oracle Cloud SupportのFAQ2521を参照してください。

ヒントと考慮事項

  • エージェントを使用すると、ユーザーは文書レコードを取得、作成および更新できます。 ただし、文書レコードの削除はサポートされていません。

  • 承認ルールは、エージェントを使用して作成または更新操作を実行する場合でも、ユーザー・インタフェースを使用してトランザクションを実行する場合でも変わりません。

  • エージェントは、承認待ちの文書レコードも取得します。

  • エージェントを使用して文書レコードを表示および管理できるのは、セキュリティ・プロファイルを介してアクセス権を持つ個人のみです。

  • エージェントを使用して文書レコードを表示および管理できるのは、セキュリティ・プロファイルを介してアクセスできる文書タイプの場合のみです。

  • 付加フレックスフィールド(DFF)および国別仕様フレックスフィールド(DDF)の作成、更新および表示の操作は、エージェントではサポートされていません。

  • Visual Builder Studioで構成されたビジネス・ルールおよび検証は、エージェントによって評価されません。

主なリソース

アクセス要件

表示できるエージェントは、割り当てられたロールおよび権限によって異なります。 このエージェントにアクセスするには、AI Studio管理者がそのエージェントへのアクセス権をロールに明示的に付与する必要があります。 AIエージェントへのアクセス権をユーザーに付与する方法およびAI Agent Studioのアクセス要件を参照してください。