Redwood: 構造化条件、ノートおよび関連契約の管理

Redwoodエクスペリエンスを使用して、テンプレートベースの構造化条件および拡張添付文書オーサリングをサポートする契約条件を作成および管理できるようになりました。このリリースでは、契約レベルと明細レベルの両方で保留を適用および削除する機能、契約固有の情報を取得するための新しいノート機能、および契約間の関係を定義および管理するための関連契約機能も導入されています。

1. 構造化条件(内部オーサリング+条件テンプレート)

ユーザーは、契約条件の追加ドロワーを使用して、条件ライブラリから承認された構造化条件テンプレートを使用して契約条件を追加できます。契約エキスパートで有効化された簡易条件およびテンプレートは選択できません。

契約条件空の状態

条件ドロワーの追加

構造化条件を追加すると、「契約条件」タブに次の内容が表示されます。

クリック可能なプライマリ契約文書リンク
- ユーザーは、表示目的で契約条件をPDF (または該当する場合はWord文書)としてダウンロードできます。このリンクからダウンロードしても、契約条件ロックはトリガーされません。
作成パーティ: 内部
条件テンプレート名
3ドットアクションメニュー

構造化条件を追加した後の契約条件

サポートされているアクション(構造化条件)

構造化条件でサポートされる処理

処理	適用先	契約ステータス	ロック条件	必要な権限	読取り専用ユーザーに表示
変更項目値の編集	構造化条件のみ	契約は編集可能である必要があります	条件はロックできません	OKC_AUTHOR_CONTRACT_TERMS_AND_CONDITIONS_TEMPLATE_PRIV	いいえ
Microsoft Wordで編集	構造化された用語およびWordベースの添付文書	契約は編集可能である必要があります	条件はロックできません	OKC_EDIT_CONTRACT_PRIV	いいえ
用語のロック解除	構造化された用語およびWordベースの添付文書	契約は編集可能である必要があります	条件をロックする必要があります	OKC_AUTHOR_CONTRACT_TERMS_AND_CONDITIONS_NON_STANDARD_PRIV	いいえ
契約条件の削除	構造化および添付文書フロー	契約は編集可能である必要があります	条件はロックできません	OKC_AUTHOR_CONTRACT_TERMS_AND_CONDITIONS_NON_STANDARD_PRIV および OKC_DELETE_CONTRACT_PRIV (契約の削除)	いいえ

変更項目値の編集

構造化用語が最初に追加されてロック解除されたままになると、「変数値の編集」が表示され、有効になります。ユーザーが「Microsoft Wordで編集」(契約条件をロック)を使用して条件をダウンロードすると、「変数値の編集」アクションは表示されなくなります。

変更項目値の編集

条項テキスト

Microsoft Wordで編集

「Microsoft Wordで編集」アクションを使用すると、自動ロックおよびリビジョン・トラッキングによるWordベースの制御編集が可能になります。契約条件がロックされていない場合、「Microsoft Wordで編集」が表示され、有効になります。

動作

ユーザーが「Microsoft Wordで編集」を選択すると、次のようになります。

Word (.docx)ドキュメントが生成され、ダウンロードされます。
契約条件は、同時に編集されないように自動的にロックされます。
ユーザーが「Microsoft Wordで編集」を使用して条件をダウンロードすると、Redwoodの条件エクスペリエンスおよび新しい契約Wordアドインと互換性のあるWord文書が生成されます。

Redwoodからダウンロードした文書は、新しい契約Wordアドインを介してのみアップロードできます。

Microsoft Wordで編集

契約条件生成

Wordアドイン付きダウンロード済契約条件

ロック動作

ダウンロード時:

契約条件は、編集を開始したユーザーにロックされます。
他のユーザーは、契約条件がロック解除されるまで編集できません。
ロック所有権がアプリケーションに明確に表示されます。

ロックは、次の場合に自動的に解放されます。

Wordアドインから改訂文書がアップロードされました
承認済ユーザーは、条件を手動でロック解除します。

契約条件ロック済

用語のロック解除

「条件のロック解除」処理が導入され、承認されたユーザーは、Microsoft Wordの編集中に適用された契約条件ロックをリリースできます。これにより、Wordベースの編集の進行中のコラボレーションが確実に制御されます。

用語のロック解除

デフォルトでは、アクションは非表示です。
ロックを適用するMicrosoft Wordで編集を開始した後にのみ表示されます。

契約条件ロックは、次の方法でリリースできます。

ユーザーが手動で「用語のロック解除」を選択します。
改訂文書は、Microsoft Wordアドインを介してアップロードされます。

ロック解除後の契約条件

契約条件の削除

「契約条件の削除」処理では、既存の契約条件を「契約条件」タブから削除する方法を制御できます。契約条件がロックされている場合、「契約条件の削除」処理は非表示になります。条件がロック解除され、前述の条件が満たされると、アクションはデフォルトで有効になります。

2. 添付文書条件

ユーザーは、「契約条件の追加」ドロワーを使用して、契約条件を添付文書としてアップロードできます。

サポートされている組合せ:

内部+添付文書
外部+添付文書

「参照条件テンプレート」オプションを使用できるのは、添付文書フローで「オーサリング・パーティ」が「外部」に設定されている場合のみです。このフィールドはオプションです。選択すると、参照条件テンプレートはMicrosoft Wordアドイン内で比較するためのベースラインとして機能します。これにより、ユーザーが外部から添付されたドキュメントをワード・アドイン内の選択した構造化テンプレートと比較できるAI支援機能が有効になります。契約エキスパートで有効化された簡易条件およびテンプレートは選択できません。

参照条件テンプレート

サポートされているアクション- Wordドキュメント(DOCX、DOC、RTF)

Word文書がアクティブなプライマリ契約文書の場合: 使用可能な処理はMicrosoft Wordで編集、契約のアップロード、契約条件の削除およびロック解除です

Word文書でサポートされている処理

サポートされるアクション- 非Word形式(PDF、JPGなど)

使用可能な処理: 契約のアップロードおよび契約条件の削除

契約のアップロード

「契約のアップロード」処理を使用できるのは、「添付文書」フロー(内部または外部)を使用して作成された契約のみです。この処理により、ユーザーは改訂バージョンの契約文書をアップロードし、改訂履歴を保守して、Redwood内でプライマリ契約文書(PCD)を直接更新できます。このアクションは、構造化条件(テンプレート・ベースのオーサリング)には適用されません。アップロードされたファイルはそれぞれ別のリビジョンとして保存され、「ドキュメント」タブに完全な履歴が保持されます。最後にアップロードされたファイルは、常にアクティブなPCDとして扱われます。

Redwoodからダウンロードした文書は、次の方法で再度アップロードできます:
- Redwoodの「契約のアップロード」処理または
- 新しいContracts Wordアドイン。

「ドキュメント」タブのリビジョン

契約のアップロード

次のすべての条件が満たされると、「契約のアップロード」処理が表示されます。

契約は編集可能ステータスです。
ユーザーには契約への編集アクセス権があります。
ユーザーに必要な権限があります。
OKC_AUTHOR_CONTRACT_TERMS_AND_CONDITIONS_NON_STANDARD_PRIV (非標準契約条件の作成)。
読み取り専用アクセス権を持つユーザーには、このアクションは表示されません。

アクションを使用できます。

条件がロックされていない場合。
条件がロックされているが、ロックを保持しているユーザーのみ。
契約がロックされている間は、他のユーザーにはアップロード処理が表示されません。

保留の適用と削除

このリリースでは、契約ヘッダー・レベルと契約明細レベルの両方で「保留の適用」および「保留の削除」機能が導入されています。ユーザーは、契約または個々の契約明細を一時的に保留にして、さらに処理を制御できます。

保留の適用

ヘッダー・レベルの保留の適用

ユーザーは、次の場合に契約の現在のバージョンに保留を適用できます。

契約ステータスは [アクティブ]または [期限切れ]です。
ユーザーに必要な権限があります:
OKC_HOLD_CONTRACT_PRIV (契約の保留)。

「保留の適用」ボタン

保留ドロワーの適用

保留が適用された場合:

契約ステータスが「保留」に変わります。
すべての契約明細が「保留」に更新されます。
「概要」の新しい「保留詳細」セクションに保留詳細(「事由」および「保留期限」が指定されている場合)が表示されます。
「保留の削除」アクションが使用可能になります。

保留詳細

明細レベルの保留詳細

明細レベルの保留の適用

ユーザーは、次の場合に単一の契約明細に保留を適用できます。

1行のみ選択されます。
明細ステータスは [アクティブ]または [期限切れ]です。
契約ヘッダーステータスは、アクティブまたは期限切れです。
ユーザーにはOKC_HOLD_CONTRACT_PRIVがあります。

保留明細レベルの適用

契約ヘッダーが後で保留になった場合:

ヘッダー・レベルの保留は、すべての明細レベルの保留を上書きします。
明細レベルの保留処理は使用できなくなります。

保留の削除

ヘッダー・レベルの保留の削除

「保留の削除」アクションは、次の場合に使用できます。

契約ステータスは [保留]です。
ユーザーにはOKC_HOLD_CONTRACT_PRIVがあります。

保留アクションの削除

明細レベルの保留の削除

明細レベルの「保留の削除」は、次の場合に使用できます。

1行のみ選択されます。
選択した明細は、明細レベルの保留のため保留中です。
契約ヘッダーが保留になっていません。
ユーザーにはOKC_HOLD_CONTRACT_PRIVがあります。

明細レベル保留の削除

参照 - 保留の詳細は、「顧客契約の作成」を参照してください- https://docs.oracle.com/en/cloud/saas/sales/fascc/contract-actions-and-status-changes.html#Contract-Amendment%2C-Contract-Delete%2C-and-Contract-Hold-Flows

ノート

このリリースでは、契約詳細ページ内の専用の「ノート」タブが導入され、ユーザーはアプリケーションで契約関連のノートを直接作成、管理および追跡できます。ノート機能では、リッチ・テキスト・オーサリング、構成可能なノート・タイプ、非公開ノート表示およびユーザー権限に基づく制御されたアクセスがサポートされます。ノートは、契約ステータスに関係なく作成および管理できます。

ノート空の状態

主な機能

ノートの追加

契約およびOKC_EDIT_CONTRACT_PRIVに対する編集アクセス権を持つユーザーは、次のことができます。

必須タイトルおよびリッチ・テキスト・コンテンツを含むノートを追加します。
設定可能なメモタイプを選択します。
ノートを「プライベート」(オプション)としてマークします。
契約ステータスに関係なくノートを作成します。

ノートドロワーの追加

ノートの表示およびフィルタ

ノートは日付(今日や過去の日付など)別にグループ化されます。
ユーザーは、「すべて」ノートと「プライベート」ノートを切り替えることができます。
非公開ノートは、承認されたユーザーにのみ表示されます。
表示専用アクセス権を持つユーザーは、公開ノートを参照できますが、変更することはできません。

ノートの表示およびフィルタ

非公開ノート

ノートの編集および削除

承認済ユーザーは、次のことができます。

既存のメモを編集
確認とともにノートを削除します。

ノートの編集および削除

関連契約

このリリースでは、契約詳細ページの「関連契約」タブが導入され、ユーザーは契約間の構造化関係を定義および管理できます。

このタブは、「関連契約」機能が有効になっている契約タイプに対してのみ使用できます。

主な機能

関連契約の追加

契約への編集アクセス権およびOKC_EDIT_CONTRACT_PRIV権限を持つユーザーは、次のことができます。

検索可能な「文書参照」フィールドを使用して、現在の契約を別の契約に関連付けます。
関連タイプ(例: 「管理者」、「管理」、「マスター」、「子」、「関連」、「更新者」、「更新者」)を選択します。
契約ライフサイクル・ステータスに関係なく関係を作成します。
選択した関係タイプに基づいて、関連契約に相互関係が自動的に作成されます。

空の状態関連契約

有効化および構成ステップ

構造化条件(テンプレートベースのオーサリング)

サポートされる処理を有効にするには、ユーザーに契約への編集アクセス権も必要であり、次の権限および設定が実施されていることを確認します。
1. 契約条件の削除
  必須
  - OKC_AUTHOR_CONTRACT_TERMS_AND_CONDITIONS_NON_STANDARD_PRIV
  - OKC_DELETE_CONTRACT_PRIV
2. Microsoft Wordで編集
  必須
  - OKC_EDIT_CONTRACT_PRIV
3. 用語のロック解除
  必須:
  - OKC_AUTHOR_CONTRACT_TERMS_AND_CONDITIONS_NON_STANDARD_PRIV
4. 変数値の編集
  必須:
  - OKC_AUTHOR_CONTRACT_TERMS_AND_CONDITIONS_TEMPLATE_PRIV
条件ライブラリでの条件テンプレートの構成

構造化条件テンプレートが次のものであることを確認します。

- 条件ライブラリで作成されます。
- 「承認済」ステータス。
- 有効日の範囲内。
- 適切なマップ:
  - ビジネス・ユニット
  - 目的
  - 契約タイプ

テンプレートには次のものを含める必要があります。

- 必須条項
- 適切に定義された変数(テキスト、数値、日付など)

添付文書

必要な権限およびユーザーには、契約に対する編集アクセス権も必要です。
- 契約条件の削除
  必須:
  - OKC_AUTHOR_CONTRACT_TERMS_AND_CONDITIONS_NON_STANDARD_PRIV
  - OKC_DELETE_CONTRACT_PRIV
- Microsoft Wordで編集
  必須
  - OKC_EDIT_CONTRACT_PRIV
- 用語のロック解除
  必須:
  - OKC_AUTHOR_CONTRACT_TERMS_AND_CONDITIONS_NON_STANDARD_PRIV
- 変数値の編集
  必須:
  - OKC_AUTHOR_CONTRACT_TERMS_AND_CONDITIONS_TEMPLATE_PRIV
- 契約のアップロード (添付文書フローのみ- Wordおよび非Word形式)
  必要条件:
  - OKC_AUTHOR_CONTRACT_TERMS_AND_CONDITIONS_NON_STANDARD_PRIV
オプション- 参照条件テンプレート設定(外部オーサリングのみ)

外部オーサリングに参照条件テンプレートを使用する場合:

- 構造化条件テンプレートが条件ライブラリに存在することを確認してください。
- テンプレートは承認され、適切にマッピングされている必要があります(ビジネス・ユニット、目的、契約タイプ)。

保留の適用と保留の削除

「保留の適用」および「保留の削除」機能を有効にするには:

必要な権限の割当て
- ユーザーに次の機能権限が付与されていることを確認します: OKC_HOLD_CONTRACT_PRIV (契約の保留)
- この権限は、次の両方を制御します。
  - 保留の適用
  - ヘッダーおよび明細レベルで保留を削除します。
保留事由の構成
- 必要な保留事由が、関連する参照で構成されていることを確認します(例: 「設定および保守」から契約保留事由を管理します)。
- 「保留の適用」ドロワーの「事由」フィールドは必須であり、構成済の参照値(品質問題など)によって決まります。

「設定および保守」からの契約保留事由の管理

契約保留事由の管理

ノート:

ユーザーには契約への編集アクセス権が必要です
OKC_EDIT_CONTRACT_PRIV権限をユーザーに付与して、ユーザーがノートを作成、編集または削除できるようにします。
ノート・タイプの構成: 「設定および保守」、「契約ノート・タイプ・マッピングの管理」にナビゲートします
1. 必要なノート・タイプ(「General(一般)」、「Legal(法的)」、「Expense Report Approval(経費精算書承認)」など)が定義されていることを確認します。

契約ノート・タイプ・マッピングの管理

ノート・タイプ

関連契約

関連契約機能を有効にするには:

契約タイプに対する関連契約の有効化: 該当する契約タイプに対して「関連契約」機能が有効になっていることを確認します。
契約への編集アクセス権を持つユーザーのみが関連関係を追加または削除できます。
ユーザーに OKC_EDIT_CONTRACT_PRIV権限を割り当てる必要があります。
関係タイプの構成
1. 関係値は、OKC_RELATIONSHIP_TYPEという参照によって決まります。
2. 「設定および保守」にナビゲートし、「標準参照の管理」を開き、参照タイプOKC_RELATIONSHIP_TYPEを検索します。
3. 必要な関係タイプが定義されていることを確認します。

標準ルックアップの管理

関係タイプ

主なリソース

https://docs.oracle.com/en/cloud/saas/sales/fascc/overview-of-contracts.html#u30261357