Création et utilisation de jeux de documents pour les propriétaires
Aperçu
Lorsque votre organisation agit en tant qu'entrepreneur général pour un projet, vous avez accès aux mêmes actions et paramètres de contrôle de projet qu'une organisation d'entrepreneur général. Cela implique des options supplémentaires lors de la sélection des paramètres et des documents de projet.
Grâce aux jeux de documents, les utilisateurs disposant de l'autorisation d'utilisateur Create Projects (Créer des projets) peuvent contrôler les documents de facturation que les organisations utilisent dans le cadre de votre projet. Utilisez un jeu de documents unique par défaut pour tous les sous-traitants ou sous-traitants indirects avec renonciation seulement enregistrés dans le système ou créez un jeu de documents unique et affectez-le à des contrats particuliers.
Chaque jeu de documents pour une organisation enregistrée dans le système comprend au moins un document de facture et une option de renonciation sans condition, mais vous pouvez également ajouter une déclaration sous serment, une renonciation conditionnelle, une page de couverture de demande de paiement et une facture provisoire. Un jeu de documents pour les sous-traitants avec renonciation doit inclure une renonciation sans condition, mais vous pouvez également exiger une renonciation conditionnelle.
Note Seuls les utilisateurs disposant de l'autorisation d'utilisateur Create Projects (Créer des projets) peuvent créer, mettre à jour et voir des jeux de documents. Pour plus d'informations sur les autorisations d'utilisateur disponibles lorsque vous travaillez en tant qu'entrepreneur général sur un projet, voir la rubrique Liste des autorisations d'utilisateur pour les entrepreneurs généraux.
Voir Scénarios d'approbation en série pour les entrepreneurs généraux ou Scénarios d'approbation en série pour les propriétaires pour voir des exemples des différentes façons de configurer l'approbation en série.
Regardez la vidéo sur la création de documents propres à un contrat pour savoir comment créer des jeux de documents et les affecter à des contrats particuliers.
Approbation en série et jeux de documents
L'approbation par des signataires en série nécessite l'approbation d'une facture par plusieurs approbateurs dans un ordre spécifique. Si vous envisagez d'utiliser l'approbation en série pour un seul contrat ou comme méthode d'approbation par défaut pour un projet, vous devez vous assurer que le nombre d'approbateurs affectés au contrat correspond au nombre d'approbateurs pris en charge par le document sélectionné.
Voir Scénarios d'approbation en série pour les propriétaires pour découvrir quatre façons différentes de configurer l'approbation en série dans l'application.
FAQ
- Pourquoi dois-je affecter les documents destinés à des organisations enregistrées dans le système séparément des documents pour les organisations avec renonciation seulement?
Le nombre de documents disponibles pour les organisations enregistrées dans le système diffère du nombre de documents disponibles pour les sous-traitants indirects avec renonciation seulement.
Une organisation enregistrée dans le système peut être amenée à signer une facture, une renonciation sans condition, une renonciation, une déclaration sous serment, une page de couverture de demande de paiement ou une facture provisoire, tandis que les sous-traitants avec renonciation seulement ne peuvent signer que des renonciations sans condition et des renonciations conditionnelles. Pour ce motif, ces deux types d'organisation nécessitent des jeux de documents et des affectations distincts.
- Pourquoi un avertissement s'affiche-t-il lorsque je sélectionne certains documents pour mon jeu de documents?
Lorsqu'un contrat ou un projet utilise le flux de travail d'approbation par des signataires en série, les documents sélectionnés pour un jeu de documents doivent prendre en charge le nombre correct de signatures d'approbateur. Vous devez également vous assurer que le nombre d'approbateurs signataires affectés correspond au nombre de signatures attendues dans le document sélectionné. En cas de non-concordance, un message d'erreur s'affiche.
- Pourquoi la case Notary Required (Notaire requis) ne s'affiche-t-elle pas lors de la sélection d'un document?
La case à cocher Notary Required (Notaire requis) ne s'affiche que lorsque vous sélectionnez un document qui prend en charge le notarisation électronique.
- Que se passe-t-il lorsque je mets à jour un document au milieu d'une période de versement?
Si vous mettez à jour les documents d'un jeu de documents avant qu'ils ne soient envoyés au signataire par un sous-traitant, les nouveaux documents seront disponibles au moment de la signature du versement courant.
Toutefois, si vous modifiez les documents au milieu d'une période de versement après la signature des documents par une organisation mais avant le décaissement du paiement, les nouveaux documents entreront en vigueur lors du versement suivant. Si vous voulez que les documents soient disponibles pendant le versement courant, vous devez d'abord rejeter les documents de versement de l'organisation.
Ressources supplémentaires
- Aide intégrée à l'application: Dans l'application, cliquez sur ? > Help for this Page (Aide sur cette page) dans le coin supérieur droit de la page. Les rubriques d'aide affichées dépendent du contexte de la page que vous consultez.
- Bibliothèque de documentation
- Soutien
Dernière publication le mercredi 6 mai 2026