Scénarios d'approbation en série pour les propriétaires

Plusieurs flux de travail et options sont à prendre en compte lors de l'utilisation de la méthode d'approbation par des signataires en série pour un projet ou un contrat. Sélectionnez un scénario ci-dessous pour le développer et voir les différentes étapes à suivre lors de la configuration de l'approbation par des signataires en série.

Note Ces scénarios portent sur les cas où votre organisation de propriétaire agit en tant qu'entrepreneur général pour un projet.

Votre projet utilise l'approbation par des signataires en série, mais ne nécessite pas de signatures d'approbateur

Ce scénario ne tient pas compte des jeux de documents. L'approbation en série est requise par défaut pour tous les contrats de sous-traitance, utilise les documents par défaut que vous avez sélectionnés lors du flux de travail de configuration de votre projet et n'exige pas que les approbateurs signent le document de sous-traitant lors du processus de révision.

Étapes détaillées

Un de vos contrats de sous-traitance utilise l'approbation par des signataires en série et nécessite des signatures d'approbateur

Ce scénario ne tient pas compte des jeux de documents. L'approbation en série est requise pour des contrats particuliers, utilise les documents par défaut que vous avez sélectionnés lors du flux de travail de configuration de votre projet et exige que les approbateurs signataires signent le document de sous-traitant lors du processus de révision.

Étapes détaillées

Note Les liens ci-dessous mènent à des rubriques d'aide destinées aux entrepreneurs généraux. En tant que propriétaire travaillant comme entrepreneur général sur un projet, vous suivrez des flux de travail similaires.

Assurez-vous que l'autorisation d'utilisateur Invoice Approver (Approbateur de facture) est affectée à vos approbateurs.
Voir Mise à jour d'un profil d'utilisateur pour un autre utilisateur pour savoir comment modifier un profil d'utilisateur.
Exigez des signatures d'approbation dans vos paramètres de projet.
- Dans la section Subcontract (Contrat de sous-traitance), sélectionnez l'option Signature Serial Approval (Approbation par signatures en série) pour Default Subcontractor Invoice Approval Method for New Subcontracts (Méthode d'approbation de facture de sous-traitant par défaut pour les nouveaux contrats de sous-traitance).
- Dans la section Draw (Versement) de la page Project Settings (Paramètres de projet), sélectionnez l'option Require serial approval signatures on invoice (Exiger des signatures d'approbation en série pour une facture).
Voir les rubriques Paramètres de contrat de sous-traitance et Paramètres de versement pour plus d'informations sur ces paramètres et d'autres paramètres de projet liés aux contrats de sous-traitance et aux versements.
Créez un contrat de sous-traitance avec l'option d'approbation de facture Serial Signatory Approval (Approbation par des signataires en série).
Si, par défaut, le projet n'utilise pas méthode d'approbation par des signataires en série, vous devez spécifier cette méthode lors de la création d'un contrat de sous-traitance. Lorsque vous sélectionnez cette option, l'application invite les approbateurs signataires en série à approuver et à signer les documents de versement soumis par le sous-traitant dans un ordre défini.

Voir la rubrique Champs et paramètres de contrat pour plus d'informations sur les méthodes d'approbation et les autres paramètres de contrat disponibles.
Affectez des approbateurs signataires dans la page User Role (Rôle d'utilisateur).
Pour spécifier qui révisera et signera un document de sous-traitant soumis et dans quel ordre, affectez le rôle Serial Signatory Approvers (Approbateurs signataires en série) dans le projet. Le numéro affecté à un utilisateur indique l'ordre dans lequel les approbateurs signataires en série approuveront et signeront un document.

Votre projet utilise l'approbation par des signataires en série, nécessite des signatures d'approbateur, et un jeu de documents est affecté aux documents de sous-traitant

Un projet utilise des jeux de documents et le sous-traitant se voit affecter soit le document par défaut du projet, soit un document unique. Les approbateurs sont tenus de signer les documents de sous-traitant lors du processus de révision, dans l'ordre spécifié. Si un jeu de documents différent du jeu de documents par défaut est affecté au sous-traitant, les documents inclus dans le jeu nécessitent le même nombre d'approbateurs et de signatures d'approbateur que le jeu de documents par défaut.

Étapes détaillées

Note Certains des liens ci-dessous mènent à des rubriques d'aide destinées aux entrepreneurs généraux. En tant que propriétaire travaillant comme entrepreneur général sur un projet, vous suivrez des flux de travail similaires.

Voir les rubriques Paramètres de contrat de sous-traitance et Paramètres de versement pour plus d'informations sur ces paramètres et d'autres paramètres de projet liés aux contrats de sous-traitance et aux versements.

Assurez-vous que l'autorisation d'utilisateur Invoice Approver (Approbateur de facture) est affectée à vos approbateurs.
Voir Mise à jour d'un profil d'utilisateur pour les entrepreneurs généraux pour savoir comment modifier un profil d'utilisateur.
Configurez l'approbation en série dans vos paramètres de projet.
- Dans la section Subcontract (Contrat de sous-traitance), sélectionnez l'option Signature Serial Approval (Approbation par signatures en série) pour Default Subcontractor Invoice Approval Method for New Subcontracts (Méthode d'approbation de facture de sous-traitant par défaut pour les nouveaux contrats de sous-traitance).
- Dans la section Draw (Versement), sélectionnez l'option Require serial approval signatures on invoice (Exiger des signatures d'approbation en série pour une facture).
Créez un jeu de documents.
Un jeu de documents inclut les documents qu'un sous-traitant doit signer lorsqu'il soumet ses documents de facturation. Ces documents comprennent au minimum une facture et une renonciation sans condition, mais vous pouvez également exiger des renonciations conditionnelles et des déclarations sous serment. Vous pouvez affecter un seul jeu de documents à des contrats de sous-traitance individuels.

L'utilisation de la méthode d'approbation par des signataires en série nécessite que plusieurs signatures d'approbation soient autorisées dans les documents choisis pour vos jeux de documents.
Affectez un jeu de documents.
Si un sous-traitant est tenu de soumettre des documents qui diffèrent du jeu de documents par défaut du projet, utilisez la page Assign Document Sets (Affecter des jeux de documents) pour sélectionner un jeu de documents disponible et l'affecter à l'organisation.

Votre projet utilise l'approbation par des signataires en série, nécessite des signatures d'approbateur, et un jeu de documents est affecté aux documents de sous-traitant, mais le nombre d'approbateurs pour le jeu de documents ne correspond pas au nombre d'approbateurs pour le jeu de documents par défaut.

Un projet utilise des jeux de documents et le sous-traitant se voit affecter soit le document par défaut du projet, soit un document unique. Les approbateurs sont tenus de signer les documents de sous-traitant lors du processus de révision, dans l'ordre spécifié. Si un jeu de documents différent du jeu de documents par défaut est affecté au sous-traitant, les documents inclus dans le jeu nécessitent un nombre d'approbateurs et de signatures d'approbateur différent de celui du jeu de documents par défaut.

Étapes détaillées

Assurez-vous que l'autorisation d'utilisateur Invoice Approver (Approbateur de facture) est affectée à vos approbateurs.
Voir Mise à jour d'un profil d'utilisateur pour les entrepreneurs généraux pour savoir comment modifier un profil d'utilisateur.
Configurez l'approbation en série dans vos paramètres de projet.
- Dans la section Subcontract (Contrat de sous-traitance), sélectionnez l'option Signature Serial Approval (Approbation par signatures en série) pour Default Subcontractor Invoice Approval Method for New Subcontracts (Méthode d'approbation de facture de sous-traitant par défaut pour les nouveaux contrats de sous-traitance).
- Dans la section Draw (Versement), sélectionnez l'option Require serial approval signatures on invoice (Exiger des signatures d'approbation en série pour une facture).
Créez un jeu de documents.
Un jeu de documents inclut les documents qu'un sous-traitant doit signer lorsqu'il soumet ses documents de facturation. Ces documents comprennent au minimum une facture et une renonciation sans condition, mais vous pouvez également exiger des renonciations conditionnelles et des déclarations sous serment. Vous pouvez affecter un seul jeu de documents à des contrats de sous-traitance individuels.

L'utilisation de la méthode d'approbation par des signataires en série nécessite que plusieurs signatures d'approbation soient autorisées dans les documents choisis pour vos jeux de documents.
Affectez un jeu de documents.
Si un sous-traitant est tenu de soumettre des documents qui diffèrent du jeu de documents par défaut du projet, utilisez la page Assign Document Sets (Affecter des jeux de documents) pour sélectionner un jeu de documents disponible et l'affecter à l'organisation.
Configurez une règle d'approbation conditionnelle.
Les règles d'approbation conditionnelle indiquent à l'application comment procéder à l'approbation des factures en fonction de critères définis. Une facture provenant d'un contrat affecté à un groupe d'approbation est acheminée vers ce groupe et non vers les approbateurs par défaut du projet.

Lorsque le nombre d'approbateurs signataires requis pour approuver une facture pour un contrat particulier est supérieur au nombre d'approbateurs requis pour les documents de projet par défaut, vous devez créer une règle d'approbation conditionnelle afin de garantir la compatibilité entre votre document et l'ordre de signature.

Note Seuls les approbateurs par défaut sont affectés dans la page Manage Project Users (Gérer les utilisateurs d'un projet). L'approbation par défaut ne peut pas être modifiée dans la page Project Approval Rules (Règles d'approbation de projet).