レポートの電子メール送信と配信の追跡

組織の内部または外部のユーザーにレポートを電子メール送信したり、エージェントを使用して他の様々なデバイスにレポートを送信します。定期的な日次または週次のレポートにより、すべてのユーザーを最新の状態に保持します。

1回のみ、週次または日次のレポートの電子メール送信

1人以上の受信者に、レポートをカタログから直接電子メール送信します。レポートをこのように配布する方法は簡単であり、レポートをダウンロードして電子メール・クライアントから電子メール送信するよりも迅速です。すべてのユーザーを最新の状態に保持するために、日次または週次の電子メールをスケジュールします。

  1. クラシック・ホーム・ページで、「カタログ」をクリックします。
  2. 電子メール送信する項目に移動して、「詳細」アクション・メニューをクリックし、「電子メール」を選択します。
  3. 1人以上の受信者の電子メール・アドレスを入力します。
    複数の電子メール・アドレスはカンマで区切ります。例: jane.white@abc.com、steve.brown@abc.com
  4. 「件名」行をカスタマイズします。
  5. 電子メールを今すぐ送信するか、または「後で」をクリックして将来の日時を設定します。
  6. レポート更新を日次または週次ベースで電子メール送信するには、「繰返し」をクリックしてから、「毎日」または「毎週」を選択します。
コンソールから、電子メール配信のステータスを確認できます。

電子メールまたはエージェント経由で配布するレポートのトラッキング

コンソールで、ユーザーに電子メールで送信することを選択したレポートをトラッキングします。レポートの送信時期や保留中の項目が迅速に表示されます。同じページで、(スケジュール済または完了済)配信を確認、変更または削除します。

コンソールには、コンテンツを配信するように設定したエージェントも表示されます。このように、すべての配信情報が1箇所にまとめられています。

ステータス別に配信をフィルタすると、最も重要な配信をトラッキングできます。ここで、様々なステータス・メッセージについて説明します。

配信ステータス 説明
取消済

配信が取り消されました。

ユーザーは自分の配信はすべて取り消すことができます。

完了 配信は正常に実行されました。
無効

ユーザーは、カタログ経由で所有している配信またはエージェントを一時的に無効にできます。

たとえば、レポートを編集するか、レポートを表示するユーザーを変更する場合、定義済スケジュールで実行中のジョブを停止します。

失敗

スケジュールに従って配信が実行されましたが、正常に完了しませんでした。

エラー・アイコンをクリックし、問題のある箇所を特定して修正します。

未スケジュール

配信のスケジュールが設定されていないか、スケジュール済実行日が(将来の日付ではなく)過去の日付です。

保留中

配信は実行がスケジュールされています。

たとえば、毎日午前9時に実行するように配信がスケジュールされているとします。午前8時以前の夜に配信を確認すると、保留中として表示され、実行予定であることが示されます。

実行中 配信は進行中です。
一時停止

管理者は他のユーザーが設定した配信を一時的に停止できます。

たとえば、テスト環境から本番環境に移行する前に、管理者はテスト環境で配信を一時停止して、本番環境で再開します。

タイムアウト

完了に時間がかかりすぎたため、配信がタイムアウトしました。

再度実行

なんらかの問題があります。もう一度配信の実行を試してください。

警告

スケジュールに従って配信が実行されましたが、100%正常終了ではありませんでした。

たとえば、配信では10人の受信者を指定しますが、電子メール・アドレスの1つが正しくなかったため、9人しか受信しませんでした。

エラー・アイコンをクリックして、詳細を確認します。

コンソールから配信をトラッキングするには:

  1. ホーム・ページに移動し、「ナビゲータ」をクリックしてから「コンソール」をクリックします。
  2. 「配信のモニター」をクリックします。
    最初は、混乱を回避するために最小の履歴情報が表示されます。詳細を表示するには、ページの「アクション」メニューをクリックして履歴レベルを選択します。
  3. 配信を名前でフィルタ処理するには、検索ボックスに検索する配信の名前を入力します。
    または、「今日」をクリックすると、今日の配信が予定されている最初のレポートまで、リストをすばやく移動できます。
    配信ステータス別にフィルタすることもできます。「フィルタ」アイコンをクリックし、「失敗」、「警告」、「完了」、「取消済」、「タイムアウト」、「再度実行」、「実行中」、「保留中」、「無効」、「一時停止」、「未スケジュール」から1つ以上を選択します。
  4. コンテンツをプレビューするには、配信の「アクション」メニューをクリックし、「レポートの表示」を選択します。
    このオプションは、エージェントによって配信が生成されている場合は使用できません。
  5. 配信を編集するには、配信の「アクション」メニューをクリックし、「配信の編集」を選択します。
    • 電子メール配信 - 電子メール・オプションを更新します。

    • エージェント配信 - 配信に関連付けられているエージェントを編集します。

  6. 配信を無効にするには、配信の「アクション」メニューをクリックし、「配信の無効化」を選択します。

    配信を後で有効にする場合は、配信の「アクション」メニューをクリックし、「配信の編集」を選択します。

  7. 配信および今後予定されているすべての配信を削除するには、「配信の削除」「OK」の順に選択します。
  8. 配信情報のみを削除するには、「アクション」メニューから「配信履歴の削除」を選択します。
    このオプションを使用して、表示する必要がなくなった履歴情報を除去します。

電子メール・セキュリティ・アラート

電子メールで送信するコンテンツは、暗号化されません。送信するあらゆる機密データを保護するのは、自分の責任です。

配信の一時停止および再開

管理者はいつでも配信を一時的に停止できます。

  1. 「コンソール」をクリックします。
  2. 「配信のモニター」をクリックします。
  3. 自分の配信に加えて全員の配信にアクセスするには、ページの「アクション」メニューをクリックし、「管理ビュー」を選択します。
  4. 配信を一時停止するには、配信の「アクション」メニューをクリックし、配信の一時停止を選択します。
    複数の配信を一度に一時停止するには、一時停止するすべての配信を[Shift]または[Ctrl]を押しながらクリックして選択し、「アクション」メニューをクリックして、「配信の一時停止」を選択します。
  5. 配信を再開するには、配信の「アクション」メニューをクリックし、「配信の再開」を選択します。

配信スケジュールの復元および有効化

コンテンツをスナップショットから復元(または移行)すると、配信情報は復元されますが、すぐにはアクティブ化されません。最初は、復元された配信は無効になっています。「配信の編集」オプションをクリックして、これらを再度アクティブ化します。

  1. 「コンソール」をクリックします。
  2. 「配信のモニター」をクリックします。
  3. 配信をリストアするには、ページの「アクション」メニューをクリックし、「配信のリストア」を選択します。
    「OK」をクリックして確定します。最近リストアされた配信には「無効」アイコン「無効」が表示されます。
  4. 配信をアクティブ化するには、配信の「アクション」メニューをクリックし、「配信の編集」を選択します。

    配信スケジュールを有効化し、必要に応じて再定義します。

  5. 乱雑になるのを避けるために、不要になった履歴または配信を削除します。配信の「アクション」メニューをクリックします。
    • 履歴の削除 — 表示する必要がなくなった履歴情報を除去します。

    • 配信の削除 — 配信とそのすべての履歴を削除します。