認証者ワークシートの使用

認証者の場合は、ワークシートを使用して、レビューを任されたロールに関する認証の決定事項を記録します。所有者またはマネージャである場合は、認証者のワークシートを開いて、認証の作業中の進行状況を表示できます。

いずれの場合も、ドキュメントを添付したりコメントを記述したりできます。それぞれの添付またはコメントは、レビュー中の個々のロールとユーザーの組合せに適用されます。ロールとユーザーの組合せの監査履歴も表示できます。

ワークシートをオープンするには:

認証者の場合は、アクセス認証のホーム・ページで、アクティブな認証の行を探します。「リンク」セルで、「認証者ワークシート」をクリックします。
所有者またはマネージャである場合は、アクセス認証のホーム・ページから概要ページを開きます。次に、自分の監督下で作業している認証者のワークシートにドリルダウンします。

ワークシートの形式

ワークシートの上部で、認証者が決定を行うと、3つのレコード数が自動的に更新されます。これらは、承認用に選択されたユーザーとロールの組合せの数、削除用に選択された数、および保留中のままの数です。

「詳細」リージョンには、次の情報が表示されます。

フィールドには、認証の名前、そのタイプ、認証日(開始時)および期限およびロール数が指定されます。これには、認証されるロールの数、認証が完了しているロールの数、認証が完了しているユーザーとロールの組合せの数などがあります。また、これらの数は、認証者が決定を行うと自動的に更新されます。
「所有者」フィールドは、所有者が1人しかない場合は所有者を識別し、そうでない場合は複数の所有者から選択できるドロップダウン・リストを提供します。選択した所有者の名前の上にマウスを重ねて非表示のアイコンが表示されるようにし、アイコンをクリックすると、所有者に関する情報が含まれるカードが表示されます。
「添付」フィールドには、最初、開始時に所有者が認証に添付したファイルまたはURLが5つまでリストされます。5つを超えるアイテムが添付されている場合は、アイテムをさらにロード・リンクが表示されます。クリックすると、すべてが表示されるまでクリック1回につき5個、さらにアイテムが表示されます。添付ファイルの名前をクリックして開きます。この「詳細」リージョンでは、ドキュメントを表示できますが、添付または削除することはできません。(個々のユーザーとロールの組合せに添付ファイルを追加できます。これについては後述します。)

「アクセス認証」リージョンで、グリッドには、ワークシートを所有する認証者が確認するレコードが表示されます。各行には、割り当てられたユーザーの1人とペアになっているロールが表示されます。各行では、この他に、ユーザーの直属のマネージャを識別し、所有者が選択した最大6つの属性の値が含まれます。

標準認証では、認証が開始されると、すべてのレコードが利用可能になります。認証の存続期間中にレコードは追加されません。
連続認証では、最初、グリッドにレコードは表示されません。時間とともに、認証がアクティブになった後にユーザーに新たに割り当てられたロールのレコードが追加されます。
どちらの場合も、非アクティブ・ユーザーではなく、アクティブなユーザーへのロールの割当てに関するレコードがグリッドが入力されます。ただし、その後ユーザーのステータスがアクティブから非アクティブに変更されても、認証に含まれたユーザー・ロール・レコードは維持されます。

グリッド内でユーザー名の上にカーソルを置くと、非表示のアイコンが表示されます。次にアイコンをクリックして、このユーザーに関する情報を含むカードを表示します。

認証の決定

ユーザーとロールの各組合せは、初めは「保留中」ステータスになっています。これは、それについてまだ決定が行われていないことを意味します。どの特定の組合せでも、認証者は組織によって定義された確認プロセスに従い、その上でステータスを「承認」、「削除」または「調査」に更新します。これらの値は、ロール割当てが証明されていること、否認されていること、または調査中のままであることを示します。最終的に、オブジェクトで、ワークシート内のすべてのユーザー・ロール・レコードに対して「承認」または「削除」が選択されます。

認証が、直属のマネージャが参加できるタイプである場合、認証者ワークシートにはユーザーとロールの組合せのレコードが含まれ、これらは任意の数の直属のマネージャの「自分のチーム」ワークシートにも表示されます。

通常、認証者は直属のマネージャの処理を待機し、処理が行われるとその決断によって認証者ワークシートが自動的に更新されます。この場合、認証者は直属のマネージャの決定を自由に変更できます。
または、たとえば、直属のマネージャがまだ認証期限が近づいても対応していない場合などに、認証者がそのようなレコードに対して最初に対処できます。その場合、対応するレコードは直属のマネージャの「自分のチーム」ワークシートに表示されなくなります。

ワークシート内のステータスを更新できるのは、そのワークシートを担当する認証者のみです。

ワークシートで、ユーザーとロールの組合せを表す行を選択します。かわりに、[Ctrl]キーまたは[Shift]キーを使用し、連続しない行または連続した行を選択して、任意の数の行を選択することもできます。または、「すべて選択」チェック・ボックスをクリックして、すべてのユーザーとロールの組合せを更新します。
「処理」メニューから、「承認」、「削除」または「調査」オプションを選択します。これらのオプションは相互に排他的であり、特定のレコードで、新しい選択内容によって既存の選択内容が上書きされます。

フィールドは、レコードを最後に更新したユーザーおよび処理が発生した日付を識別します。これらのフィールドには、認証者が「承認」または「削除」処理を選択した場合にのみ値が表示されます。認証者が「調査」処理を選択した場合、または「承認」または「削除」を「調査」に変更した場合、値は表示されません。

「すべて選択」チェック・ボックスおよび「承認」、「削除」および「調査」処理を使用できるのは、ワークシートを担当する認証者のみです。

グリッド内のレコードのフィルタ

ユーザー・ロール・レコードを表示するグリッドをフィルタ処理できます。「フィルタの表示」ボタンをクリックして、フィルタ・パラメータから選択します。

レコードがさらにある場合でも、グリッドには最大500レコードが表示されます。グリッドがこの制限に達している場合は、フィルタを適用して、表示されていないレコードを表示できます。たとえば、表示されているすべてのレコードに対して「承認」または「削除」処理を選択した場合、保留中のレコードに対してフィルタを適用し、処理対象の残りのレコードを表示できます。
所有者がユーザー・ロール・レコードに表示するユーザー属性を選択している場合、「フィールドの追加」オプションを使用して、これらをフィルタ・パラメータとして追加できます。ただし、このオプションでは可能なすべての属性をリストするため、実際にグリッドに表示されている属性のみを選択してください。
- ユーザー属性検索では、「次を含む」演算子が使用され、検索するテキスト文字列を含む属性値を持つすべてのレコードが返されます。レコードには、特定の属性に複数の値を含めることができます。そのいずれかを検索できます。
- 通常、AND条件は複数の属性を検索する場合に適用されます。検索では、すべての検索基準を満たすレコードが返されます。ただし、「フィールドの追加」機能を使用して、属性を複数回追加できます。この場合、OR条件が適用されます。その属性の各フィルタは、他のフィルタとは関係なくレコードを返します。
2つの保存済検索のいずれかを選択できます。1つはすべてのユーザーとロールの組合せを表示し、もう1つはまだ送信されていない検索のみを表示します。(送信は、認証の決定内容のレコードを、レビューのためにマネージャに転送することを意味します。)
- 標準の認証の場合、デフォルトの検索では未送信レコードが返されます。ただし、認証者が、すべての作業を完了した後に(各レコードを承認するか拒否するかを決定した後に)、レコードを送信することも可能です。したがって、認証者が自分のワークシートをアクティブに使用している間は、すべてのレコードが未送信になり、どちらの検索でも同じ結果が返されます。
- 連続認証の場合、デフォルトの検索は異なります。特定の時点で使用可能なユーザーとロールの組合せの認証を完了した後、認証者がそれらを送信できます。ただし、後で追加できます。したがって、任意の時点で、ワークシートに未送信のレコードが含まれている場合と、含まれない場合があります。認証者が、送信されたレコードのみを含むワークシートをオープンした場合、デフォルトでは全レコード検索になります。ただし、ワークシートに未送信のレコードが含まれる場合、送信されていないレコードのみを返す検索がデフォルトになります。

ドキュメントの添付

ワークシートへのアクセス権を持つすべてのユーザーは、アイテムを添付できます。添付は、個々のユーザーとロールの組合せに関する決定のためのサポート情報をまとめるまたは提供する、ファイル(テキスト・ファイルやスプレッドシートなど)またはWebサイトである場合があります。

アイテムは一度に1つの行にのみ添付できますが、必要な数のアイテムを添付できます。行を選択し、「処理」メニューを展開して、「添付の追加」オプションを選択します。「添付」ダイアログが開きます。ファイルをドラッグしてそこにドロップするだけです。または、次の手順を完了することもできます:

「添付」ダイアログで、リンクをクリックします。
「リンクの追加」または「ファイルの追加」をクリックします。
選択によって、次の手順を実行します。
- 「リンクの追加」ダイアログ・ボックスにURLを入力するか、コピーして貼り付けます。次に、「保存してクローズ」を選択します。追加のURLを添付する場合は、繰り返します。
- ファイルのアップロード・ダイアログで、目的のファイルに移動して選択します。次に、「オープン」を選択します。(ダイアログのタイトルおよび添付ファイルを完了するために選択するオプションの名前は、使用するWebブラウザによって異なる場合があります。)追加のファイルを添付する場合は、繰り返します。

ドラッグ・アンド・ドロップ方法を使用したか、アイテムを選択したかに関係なく、「OK」をクリックして「添付」ダイアログを閉じます。

ファイルがユーザーとロールの組合せに添付されると、その行の「添付」セルにアイコンが表示されます。添付ファイルを表示するには、アイコンをクリックします。「添付」ダイアログが開き、添付へのリンクが最大5つ表示されます。さらにある場合は、アイテムをさらにロード・リンクが表示され、クリックすると、すべてが表示されるまでクリック1回につき5個、さらに添付リンクを表示できます。添付ファイルのリンクをクリックして開きます。

コメントの作成またはレビュー

ワークシートへのアクセス権を持つすべてのユーザーが、そのユーザーとロールの組合せについてコメントできます。認証の決定事項についての問題提起や反論などをコメントできます。

ユーザーへのロールの割当てを表す行を選択します。(コメントは一度に1行に対してのみ記述できます。)
「処理」メニューを展開し、その「コメントの追加」オプションを選択します。
「コメントの追加」ダイアログが開きます。ここに、コメントを入力します。
「OK」をクリックします。

ユーザーとロールの組合せにコメントが追加されると、それを表す行の「コメント」セルにアイコンが表示されます。コメントを表示するには、アイコンをクリックします。コメント・ウィンドウには、各コメントの省略バージョンを表示するグリッドが含まれています。コメントがある場合は、「展開」をクリックしてコメント全体を表示します。「追加」をクリックして新しいコメントを記述します。

監査履歴のレビュー

標準認証と連続認証の両方において、認証者ワークシートへのアクセス権を持つユーザーは、そのユーザーとロールの組合せごとに関連するイベントの履歴をレビューできます。たとえば、任意のユーザー・ロール・ペアの初期イベントは「ユーザーおよびロールの組合せが検出されました」です。

ユーザーへのロールの割当てを表す行を選択します。(監査履歴は一度に1行のみレビューできます。)
「処理」メニューを展開し、その「監査履歴」オプションを選択します。
「監査履歴」ダイアログが開きます。そのイベントのリストを確認します。各レコードには、イベントの説明、イベントの発生日時および関連ユーザーが含まれます。
「完了」をクリックして、「監査履歴」ダイアログを閉じます。