カスタム・アクセス・グループの作成

このトピックでは、アクセス・グループを作成し、グループ・メンバーにオブジェクト・データへのアクセス権を付与するプロセスの主なステップについて説明します。

次のタスクについて説明します:

アクセス・グループを作成します。
オブジェクト共有ルールを作成して、グループ・メンバーにオブジェクト・データへのアクセス権を付与します。
グループにメンバーを追加します。

各タスクの詳細については、この章の他のトピックを参照してください。

ノート: アクセス・グループを作成および管理するには、ITセキュリティ・マネージャ・ジョブ・ロールまたは営業管理者ジョブ・ロールが割り当てられている必要があります。

ステップ1. アクセス・グループの作成

オブジェクト・データへの追加のアクセスを必要とするリソース・ユーザーのグループを特定したら、それらのユーザーのアクセス・グループを作成します。

営業管理者または設定ユーザーとしてアプリケーションにサインインします。
「設定および保守」作業領域で、次の項目に移動します。
1. オファリング: 営業
2. 機能領域: ユーザーおよびセキュリティ
3. タスク: 販売およびサービス・アクセスの管理
または、「ナビゲータ」 > 「ツール」 > 「営業およびサービス・アクセスの管理」をクリックします。

「営業管理者」ジョブ・ロールがある場合は、「営業およびサービス・アクセス管理」作業領域の「アクセス・グループ」ページが表示されます。「ITセキュリティ・マネージャ」ジョブ・ロールがある場合は、「営業およびサービス・アクセス管理」メイン・ページが表示され、「グループの構成」タブが選択されて「アクセス・グループ」ページが表示されます。

「アクセス・グループ」ページには、既存のアクティブなアクセス・グループが一覧表示されます。すべてのアクセス・グループ(アクティブおよび非アクティブ)を表示するには、「リスト」ドロップダウン・リストから「すべてのグループ」を選択します。このページで既存のグループを検索することもできます。
「作成」をクリックして、「アクセス・グループの作成」ページを表示します。

次の表に示す値を入力します:

フィールド	値
名前	グループの名前を入力します。たとえば、営業サポート・ユーザーにすべてのオープン商談へのアクセス権を付与するグループを作成する場合は、グループにOpportunity_Openという名前を付けます。
説明	グループの説明を入力します(オプション)。たとえば、「オープン商談へのアクセス」です。
アクティブ	新しいグループのステータスを選択します。デフォルトでは、新しいグループのステータスは非アクティブです。「アクティブ」チェック・ボックスをクリックして、グループをアクティブ化します。

「保存して続行」をクリックして、新しいグループを保存します。

編集アクセス・グループ: グループのOverviewページが表示されます。ここから、アクセス・グループの詳細を編集したり、アクセス・グループを削除できます。

ステップ2. グループのオブジェクト共有ルールの作成

次に、オブジェクト・レコードへのアクセス権をグループ・メンバーに付与するオブジェクト共有ルールを作成します。

編集アクセス・グループ: 概要ページで「オブジェクト・ルール」タブを選択します。
新しいルールを作成するには、「ルールの作成」をクリックします。
「オブジェクト共有ルール」の作成ページで、ルールを作成するオブジェクトを「オブジェクト」ドロップダウン・リストから選択します。たとえば、「商談」を選択します。
新しいルールの「名前」を入力します(例: Opportunity_Open)。オプションで、ルール「説明」を入力できます。
「アクセス・レベル」フィールドで、グループ・メンバーに付与するオブジェクト・アクセスのタイプ(「読み取り」、「更新」、「削除」または「完全」アクセス)を選択します。
ルールの「アクティブ」チェック・ボックスが選択されていることを確認します。
条件領域で、ルール条件を指定します。

たとえば、グループ・メンバーが、「ステータス」属性が「オープン」である商談レコードにアクセスできるように指定できます。
「アクション」メニューから「保存して公開」を選択してルールを公開し、割当処理で使用できるようにします。
ステータス・インジケータに公開プロセスが完了したことが表示されたら、「アクション」メニューから「保存してクローズ」を選択し、「保存してクローズ」を選択してメインの「アクセス・グループ」ページに戻ります。
これが最初に作成したカスタム・ルールである場合は、「オブジェクト共有ルール」ページで新しいルールも公開する必要があります。これを行うには、オブジェクト「ルール」タブを選択し、「アクション」メニューから「ルールの公開」を選択します。

作成する後続のルールでは、このステップは必須ではありません。ステップ8で説明したように、ルールを1回だけ公開する必要があります。
オブジェクト共有ルール割当処理の実行スケジュール済プロセスを実行して、各オブジェクトのオブジェクト共有ルールが正しく割り当てられていることを確認します。

オブジェクト共有ルールの作成の詳細は、この章の「アクセス・グループのオブジェクト共有ルールの管理」を参照してください。

ステップ3. グループへのメンバーの追加

最後に、新しいカスタム・アクセス・グループにリソースを追加します。様々な方法でユーザーをグループに追加できます: ユーザーをUIに手動で追加するか、グループ・メンバーシップ・ルールを作成して自動的にユーザーを追加するか、標準のインポートおよびエクスポート機能を使用してユーザーを追加します。

次に、グループにユーザーを追加するグループ・メンバーシップ・ルールを作成するステップを示します。

編集アクセス・グループ: 「概要」ページで、「メンバー・ルール」タブをクリックします。
「ルールの作成」をクリックします。
「グループ・メンバーシップ・ルールの作成」ページで、ルールの「名前」 (Sales_Support_Resourcesなど)を入力します。
オプションで、ルール「説明」を入力します。
ルール条件を選択します。条件によって、グループのメンバーとして追加または削除されるリソースが決まります。

たとえば、「営業サポート」と等しい「組織」属性を持つすべてのリソースをグループに追加するように指定できます。
「アクション」メニューの「保存して公開」を選択してルールを公開し、「アクション」メニューから「保存してクローズ」をクリックします。
編集アクセス・グループ: 概要ページで、「保存してクローズ」をクリックしてグループの詳細を保存します。

「アクセス・グループ」ページで、新しいグループがグループのリストに含まれていることを確認します。
アクセス・グループ・メンバーシップ・ルールの実行スケジュール済プロセスを実行して、アクセス・グループ・メンバーシップ・ルールが割り当てられ、グループにリソースが追加されていることを確認します。

アクセス・グループ・メンバーシップ・ルールの実行スケジュール済プロセスは、1時間ごとに自動的に実行され、アクセス・グループがグループ・メンバーシップの変更で更新されます。ただし、「アクション」メニューから「グループおよびメンバーの更新」オプションを選択して、アクセス・グループのメイン・ページからプロセスをいつでも実行することもできます。

新しいアクセス・グループ用に作成したルールが処理されると、営業サポート組織のすべてのユーザーがすべてのオープン商談にアクセスできます。

ユーザーをカスタム・アクセス・グループに追加する様々なメソッドの詳細は、この章の「カスタム・アクセス・グループへのメンバーの追加」を参照してください。

ユーザーの自国に基づいて販売オブジェクトへのアクセス権をユーザーのグループに割り当てる方法の例は、「国別グループ・アクセスの割当」を参照してください。