請求書トランザクション編集のベスト・プラクティス
請求書をレビューする際、トランザクションをヘッダー、明細および詳細レベルで編集するオプションがあります。ヘッダー・レベルで実行された処理は、すべての請求書明細に適用されます。
請求書明細に実行された処理は、請求書明細に関連付けられたすべての支出項目またはイベントに適用されます。もしくは、個別の支出項目またはイベントを修正します。
請求書トランザクションを編集するには、次のオプションから選択します。
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トランザクションの修正
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トランザクションの削除
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請求書詳細の再計算
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拡張の再計算
次の表では、様々な請求書修正処理と、これらの処理を実行できる請求書ステータスについて説明します。
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修正処理のタイプ |
使用可能な場合の請求書ステータス |
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トランザクションの修正
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リリース済、受入済、転送済およびドラフト |
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トランザクションの削除 |
ドラフト |
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請求書詳細の再計算 |
リリース済、承認済、転送済、転送拒否済およびドラフト |
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拡張の再計算 |
ドラフト |
トランザクションの修正
請求書のステータスがドラフトの場合に、トランザクションを請求書明細詳細から削除し、対応する請求トランザクションを削除する場合、トランザクションを修正します。トランザクションは請求書の未請求トランザクション・リージョンに移動され、支出項目であれば請求可能ステータスに戻したり、後で請求する際に請求書保留を削除できます。契約の消費済資金金額は、修正済金額を反映するよう更新されます。
リリース済、転送済、転送否認済または受入済請求書のトランザクションを修正する場合は、請求書明細の詳細からはトランザクションを削除しません。かわりに、修正処理の対象としてマークしてください。次回「請求書の生成」プロセスを実行するときに、請求済金額を戻し処理し、契約で消費された資金額を減らす請求書配分明細を作成します。正味請求を使用可能にしない場合は、別のクレジット・メモを作成します。正味請求を使用可能にしたが、正味クレジットを使用しない場合は、戻し処理と、含まれる新規トランザクションのプラスの請求書明細のクレジット請求書明細を持つ個別の標準請求書を作成します。正味請求と正味クレジットの両方を使用可能にした場合は、同じトランザクションに対して戻し処理とプラスの請求書明細のクレジット請求書明細を使用して、個別のクレジット・メモを作成します(請求可能に戻したり、請求書保留を削除した場合)。
トランザクションの削除
現在の請求書からトランザクションを完全に削除する場合、トランザクションを削除します。トランザクションは次の請求サイクルで請求されます。契約の消費済資金金額は更新されません。
請求書詳細の再計算
請求額に影響を与えるようなトランザクションの変更を実行した後、請求書詳細を再計算します。請求レートを変更したり、契約を変更した場合、請求書詳細を再計算する必要のある場合があります。
ドラフト・ステータスの請求書の請求書詳細を再計算した場合、トランザクション金額は請求書明細詳細で更新されます。ただし、リリース済またはそれ以上ステータスの請求書の請求書詳細を再計算する場合、そのトランザクションは再計算対象としてマークされるのみです。実際に再計算を実行するには、「請求書の生成」プロセスを実行する必要があり、この結果、前回の請求済金額の戻し処理が行われて、新しい金額が請求される可能性があります。
拡張の再計算
請求書の生成後に請求拡張を変更した場合、請求書の拡張を再計算します。拡張からの変更済金額は、拡張の再計算後、請求書に含まれます。請求書を承認のために送信する前に、拡張を再計算します。