アポイントメントおよびタスクの概要

個々のアカウント、担当者、リードおよび商談に関連するタスクおよびアポイントメントを作成できます。また、スタンドアロンのタスクおよびアポイントメントを作成できます。まとめてアクティビティと呼ばれるタスクおよびアポイントメントには、対面会議、Webカンファレンス、コール、デモンストレーション、イベントなどがあります。主な違いは、タスクには期限と完了ステータスがある一方、アポイントメントは特定の日時に対してスケジュールされていることです。タスクは、実行する営業組織のリソースに割り当てます。アポイントメントは、内部リソースと担当者の両方でスケジュールできます。

次のことを知っておく必要があります。

タスクおよびアポイントメントは、「アクティビティ」作業領域から、または個々のアカウント、担当者、リードまたは商談のコンテキストで作成および管理できます。
待ち状態および期限超過のタスクも表示され、営業ダッシュボードでアクセスできます。
タスクおよびアポイントメントは、関連付けられたすべてのレコードのアクティビティにリストされます。たとえば、担当者のアポイントメントをアカウントから作成した場合、そのタスクはアクティビティのアカウント・リストとアクティビティの担当者リストの両方に表示されます。
タスクまたはアポイントメントをレコードに作成すると、そのレコードのアクティビティのリストに自動的に表示されます。たとえば、タスクをリードから作成すると、そのリードの「アクティビティ」リストに表示されます。同じタスクを「アクティビティ」作業領域から作成する場合は、リードをタスクに手動で関連付ける必要があります。
アポイントメントまたはタスクは、表示されているレコードまたは「アクティビティ」作業領域から編集できます。ある場所での編集は、別の場所での編集と同じです。
アポイントメントまたはタスクの編集中に、文書を添付できます。
自分とチームのタスクまたはアポイントメントをレコードに関連付けずにスタンドアロン・タスクまたはアポイントメントを作成する場合は、ホーム・ページまたは「アクティビティ」作業領域から作成します。
スタンドアロン・タスクおよびアポイントメントは、「アクティビティ」作業領域および営業ダッシュボードにのみ表示されます。自分および追加したその他のリソースのみがそれらを表示できます。
レコードにアクセスできるすべての営業担当は、リソースとして明示的に追加したかどうかに関係なく、そのレコードに関連付けたタスクおよびアポイントメントを表示できます。ただし、通知を受信するのは、追加したリソースのみで、タスクおよびアポイントメントを編集できるのは、リソースおよび営業管理者のみです。
リソースとして追加した営業担当は、「アクティビティ」作業領域でOracleによって提供される「自分のオープン・アクティビティ」リストにアポイントメントおよびタスクを表示できます。
タスクまたはアポイントメントに追加したリソースは、「通知」(ベル・アイコン)機能およびEメールを使用して自動的に通知されます。
タスクまたはアポイントメントに追加された営業担当は、タスクの期限前またはアポイントメントが実行される前にリマインダを設定できます。各ユーザーは、リマインダを受け取るかどうか、リマインダを受け取るタイミングを指定できます。リマインダは、通知機能とEメールを介して届きます。
タスクまたはアポイントメントにドリルせずに処理を実行できます。たとえば、「コール」をクリックして、タスクで担当者をコールできます。タスクに関連付けられた担当者が1人のみの場合、コールは直接ダイヤルされます。複数の担当者が関連付けられている場合は、コールする担当者を選択できます。進行中のコールに対して作成するノートは、タスクとともに保存されます。

タスクについて具体的に理解するためのいくつかの事項を次に示します。

通常、タスクを完了し、そのステータスを「完了」に設定するのは、タスクの所有者です。期限超過タスクの期限を、タスクを完了した日付に変更して、完了日がタスクに反映されるようにします。
タスクが期限超過の場合、そのタスクはすべての関連リソースに対して、「アクティビティ」作業領域および営業ダッシュボードの期限超過タスクのリストに表示されます。営業管理者は、たとえば、期限超過タスクをタスク所有者のみに表示するように、このデフォルトを変更できます。
タスクを作成すると、その作成者が自動的にタスクの所有者になります。ただし、リソースを追加してそのリソースにタスク所有権を切り替えることで、他のユーザーのタスクを作成できます。他のユーザーへのタスク所有権の再割当のトピックを参照してください。

アポイントメントに関するいくつかの詳細:

複数の担当者のアポイントメントを同時に作成し、複数のリソースを招待できます。アポイントメントに追加する各ユーザーは通知を受け取ります。顧客担当者は自動Eメール通知を受信します。アポイントメントにリソースとして追加した営業担当は、通知機能(ベル・アイコン)とEメールの両方で招待されます。
リソースはアポイントメント自体から招待の受入や辞退ができます。アポイントメントの名前の横にレスポンスが表示されます。
アポイントメントのグループ・カレンダはありません。アポイントメントの作成時に使用可能なユーザーがわかるように、組織で個別のグループ・カレンダを保持する必要があります。デジタル営業のアポイントメントは、Outlookカレンダまたは他のカレンダと自動的に同期されません。