スプレッドシートを使用したワークフロー・ルールの管理

ワークフロー・ルールを作成および管理する前に、次のステップを実行します。

1. 財務アプリケーション管理者としてアプリケーションにサイン・インします。

2. 「オファリング」→「財務」→「オプト・イン機能」で、承認ルーティング管理機能が使用可能かどうかを確認します。財務の「編集」アイコンをクリックします。機能が使用不可の場合は、そのチェック・ボックスを選択します。

3. 「設定および保守」作業領域で、「財務」→「アプリケーション拡張」→「スプレッドシートのワークフロー・ルールの管理」タスクに移動します。

ルール・テンプレートのダウンロード

次のステップを実行して、ルール・テンプレートをダウンロードします。

1. 「スプレッドシートのワークフロー・ルールの管理」ページの「ルール・テンプレート」セクションで、必要なワークフローを選択します。

2. 「ダウンロード」をクリックします。「テンプレートのダウンロード」ダイアログ・ボックスが表示されます。

3. ダイアログ・ボックスから、必要なテンプレートを選択します。テンプレートをローカル・コンピュータに保存します。

注意: ワークフロー・ルールを作成するには、MS Excelバージョン2016を使用する必要があります。

ノート: 各ルール・テンプレートには、ルール・テンプレートを使用してワークフロー・ルールを管理する方法を示す承認ビジネス・ケースの例が含まれています。

スプレッドシートでのルールの定義

ルール・テンプレートをダウンロードしたら、ルール・テンプレートで提供されるシートを使用してワークフロー・ルールを定義する必要があります。ルール・テンプレート・スプレッドシートに示されるシートのリストを次に示します。

1. 指図: このシートには、この機能に関するOracle Help Centerのヘルプ・トピックの詳細とルール・ファイルの生成ボタンが含まれています。指図シートからルール・テンプレートのバージョンを更新できます。

2. ワークフロー・ルール: トランザクション承認ルールを構成するためのテンプレートを提供します。

   ノート: このシートの名前は製品ごとに異なります。たとえば、Payablesの場合、このシートには請求書承認ルールというラベルが付けられます。

3. データ・セット: このシートでは、様々な属性をデータにマップするためのテンプレートが提供されます。

   ノート: 現在、データ・セットはPayablesワークフローでのみ使用できます。データ・セットの詳細は、「データ・セット」の項を参照してください。

ビジネス・ルールは承認ポリシー内の承認要件です。ルール・テンプレートでルールを定義する前に、承認ポリシーを分析する必要があります。ビジネス・ルールを定義する前に、次の点を考慮してください。

• どのトランザクションに承認が必要ですか。

• 組織内の誰がトランザクションを承認しますか。

• 承認者はトランザクション属性によって異なりますか。その場合は、データ・セットを使用します。

• 承認条件は何ですか。

• 承認通知をどのようにルーティングしますか。

• FYI通知が必要な承認はどれですか。

• 承認ルールから除外されるトランザクションはどれですか。

たとえば、Payablesの場合、組織の承認ポリシーでは次のように規定されています。

• 購買オーダーと照合されない請求書はすべて、監督階層の2つのレベルで承認される必要があります。この階層は、請求書を作成したユーザーのマネージャから始まります。

• 請求書金額が5000 USDを超える請求書はすべて、財務部門の担当者グループによって承認される必要があります。

この例では、2つのビジネス・ルールが必要です。

ワークフロー・ルール・シートを使用して、承認ルールを定義します。次の詳細を入力します。

1. ルールの説明

   定義する各承認ビジネス・ルールの説明を入力します。

2. 承認者

   このセクションでは、承認者を指定し、承認ルーティングを指定し、ルール優先度を定義します。テンプレートは、様々な承認ルーティング・オプションをサポートしています。この表は、承認ルーティングとその動作の詳細を示しています。

   承認ルーティング	承認ルーティングの仕組み
   監督階層	該当する最初の承認者から始まる監督階層のメンバーが承認通知を受け取ります。
   パラレルのグループ	承認グループのメンバーが承認通知を受け取ります。すべてのメンバーが同時に通知を受け取ります。すべてのメンバーが承認通知に対して処理を実行する必要があります。
   シリアルのグループ	承認グループのメンバーが承認通知を受け取ります。メンバーが承認通知に対して処理を実行した場合にのみ、順序の次のメンバーが承認通知を受け取ります。
   グループの最初の応答者	承認グループのメンバーが承認通知を受け取ります。すべてのメンバーが同時に通知を受け取ります。承認通知に対し、1人のメンバーのみが処理を実行する必要があります。
   ジョブ・レベル階層	該当する最初の承認者から始まるジョブ階層のメンバーが承認通知を受け取ります。
   ユーザー	指定されたアプリケーション・ユーザーが承認通知を受け取ります。
   ロール	指定されたアプリケーション・ロールを持つユーザーが承認通知を受け取ります。
   自動承認	トランザクションは自動的に承認されます。通知は送信されません。
   自動拒否	トランザクションは自動的に拒否されます。通知は送信されません。
   FYI	情報のみの通知。承認者による処理は必要ありません。
   承認をスキップ	ルールが適用されないトランザクション。通知は送信されません。

   ノート: BPMに存在する承認グループのみを使用できます。

   「承認者」セクションのその他の列の詳細は、各列ヘッダーのツールチップを参照してください。

   ルール優先度

   ルール優先度は、ルール・セットの評価時に特定のブロック内でルールが評価される順序を指定します。管理者は、簡易ワークフロー・ルール構成スプレッドシートで優先度を定義できます。デフォルトでは、すべてのルールのルール優先度は「中」に設定されています。別の値を選択すると、ルール優先度を変更できます。データセットがルールに使用されている場合、そのルール優先度は、そのデータセットを使用して作成されたすべてのルールに適用されます。

3. 承認条件

   承認条件セクションでは、ワークフロー・ルールに対して評価する必要があるトランザクションに基づいて属性を選択できます。属性カテゴリを追加することもできます。

   属性カテゴリを追加するには:

   1. 承認条件セクションの最後の列に関連付けられている値のリストを開きます。

   2. 必須属性カテゴリを選択します。

   属性を追加するには:

   1. 属性カテゴリに関連付けられている値のリストを開きます。

   2. 必須属性を選択します。

   たとえば、買掛管理の請求書承認テンプレートでは、属性カテゴリ「請求書ヘッダー」に「ビジネス・ユニット」および「請求書金額」属性を選択できます。同様に、カテゴリの属性(「請求書明細」、「請求書配分」など)を選択できます。

   承認条件を定義するときに、様々な演算子を使用できます。この表は、サポートされている演算子を示しています。

   条件	値タイプ	フォーマット	例
   属性は特定の値である	テキスト、数値または日付	value ノート: ここでは特定のフォーマットは適用されません。	「請求書タイプ」が「標準」の場合は、次のように値を入力します。 標準
   属性値は複数の規定値のいずれかである	テキストまたは数値	in (value 1, value 2, ...)	BU名がVision Operations、Vision ServicesまたはVision Foodsの場合、次のように値を入力します。 In (Vision Operations, Vision Services, Vision Foods)
   属性値は値の範囲内にある必要がある	数値または日付	between value 1 and value 2 または value 1 to value 2	請求書日付が2018年8月1日から2019年8月1日までの場合、次のように値を入力します。 Between 01/aug/2018 and 31/aug/2019 または 01/aug/2018 to 31/aug/2018
   属性値は特定の値で始まる	テキスト	Starts with value	BU名がVisionで始まる場合、次のように値を入力します。 Starts with Vision
   属性値は特定の値で終わる	テキスト	Ends with value	BU名がOperationsで終わる場合、次のように値を入力します。 Ends with Operations
   属性値に特定の値が含まれている	テキスト	Contains value	「支払グループ」にStandardが含まれている場合は、次のように値を入力します。 Contains Standard
   属性値が特定の値に一致する	テキスト	Matches value	「摘要」が手動請求書と一致する場合は、次のように値を入力します。 Matches manual\\s(.*) invoice この例では、Matches演算子はManualで始まり、Invoiceで終わります。この2つの単語間には、1つのスペースと任意の文字を指定できます。 Matches演算子で使用できるその他のオプションには、次のものがあります。 (.*) - 0文字以上を示します。 (.+) - 1文字以上を示します。 \\s -スペースを示します。 \\d - 0から9の数字を示します。 ? -文字をオプションにします。たとえば: \\d? [ ] - A-Z、0-9などの範囲を指定します
   属性値が特定の数値以上である	数値	More than equal to number または >= number	請求書金額が500以上の場合は、次のように値を入力します。 More than equal to 500 または >= 500
   属性値が特定の数値以下である	数値	Less than equal to number または <= number	請求書金額が500以下の場合は、次のように値を入力します。 Less than equal to 500 または <= 500
   属性値が特定の数値より大きい	数値	More than number または >number	請求書金額が500より大きい場合は、次のように値を入力します。 More than 500 または >500
   属性値が特定の数値より小さい	数値	Less than number または <number	請求書金額が500より小さい場合は、次のように値を入力します。 Less than 500 または <500
   属性値が特定の日付以前である	日付	On or before date	請求書日付が01/10/2018以前の場合は、次のように値を入力します。 On or before 01/oct/2018
   属性値が特定の日付以降である	日付	On or after date	請求書日付が01/10/2018以降の場合は、次のように値を入力します。 On or after 01/oct/2018
   属性値が特定の日付より前である	日付	Before date	請求書日付が01/10/2018より前の場合は、次のように値を入力します。 Before 01/oct/2018
   属性値が特定の日付より後である	日付	After date	請求書日付が01/10/2018より後の場合は、次のように値を入力します。 After 01/oct/2018
   属性値は特定の値であり、条件を評価する際は大/小文字を区別しない	テキスト	Equals ignore case value	「請求書ソース」が「手動」と等しい場合は、次のように値を入力します。 Equals ignore case manual

   ノート: 演算子では、大/小文字は区別されません。ただし、日付は必ずDD/MMM/YYYYまたはDD-MMM-YYYYの形式で入力する必要があります。

   負の承認条件がある場合は、サポートされている演算子のいずれかに接頭辞としてNotを追加します。たとえば、承認条件で、BU名がVision Operations、Vision ServicesおよびVision Foodsでないと指定されている場合は、Not In (Vision Operations, Vision Services, Vision Foods)のように値を入力します。

   同じ承認ルーティングを必要とする個別のルール条件が2つある場合は、ルール条件を2つの別々の行に入力する必要があります。「承認者」セクションの情報が、両方の行で同一であることを確認します。

ルール・ブロック

ルール・ブロックは、ワークフロー・ルール・スプレッドシートの行のグループです。これらの行で、ビジネス・ルールとビジネス・ルールのすべての側面を定義できます。ビジネス・ルールごとに個別のブロックを使用します。

ルール・ブロック内で定義されたルール側面はすべて同時に処理されますが、ルール・ブロックは順番に処理されます。したがって、ルールを定義する前に、ルールを処理する順序を考えておく必要があります。

必要に応じて、ブロックに追加の行を作成したり、シートに追加のブロックを作成できます。

ルール・ブロックにブロックを挿入するには:

1. 行を選択します。

2. 右クリックしてブロックの追加を選択します。

既存のルール・ブロックの後にルール・ブロックを追加するには、シートで「ブロックの追加」をクリックします。

ルール・ブロックに行を挿入するには:

1. 行を選択して右クリックします。

2. メニューから「挿入」を選択します。

ルール・ブロックを削除するには:

1. ルール・ブロック内のすべての行を選択します。

2. 右クリックしてブロックの削除を選択します

リスト

リストを使用して、特定のビジネス・ニーズ(部門またはプロジェクトを請求書に関連付けたり、しきい値限度を設定するなど)に基づいてカスタマイズされた承認ルールを作成できます。これにより、承認プロセスの柔軟性と管理性が向上し、多数のルールを作成して管理する必要性が軽減され、効率性とコンプライアンスの両方が向上します。

データ・セット

承認ポリシーで、トランザクションの承認者がトランザクション属性によって異なる場合は、データ・セットを使用する必要があります。データ・セットを使用すると、データとそのようなデータに基づく承認者の変動との間のマッピングを定義できます。

たとえば、金額が5000 USDを超えるトランザクションは承認グループによって承認される必要があります。ただし、承認グループはコスト・センターによって異なります。この場合、データ・セットを使用して、コスト・センターと承認グループとの間のマッピングを定義できます。

ノート: 現在、データ・セットは、買掛/未払金請求書承認ワークフローのテンプレートでのみ使用できます。

データ・セットを定義するには、次のステップを実行します。

1. ルール・テンプレートの「データ・セット」シートを開きます。

2. 「セット名」列に一意の名前を入力します。

3. 「承認グループ」/監督レベル/ジョブ・レベル範囲/「ユーザー」/「ロール」列に値を入力します。この値は、データ・セットを使用しているルールの承認ルーティングによって異なります。

   示されている例では、「承認グループ/監督レベル/ジョブ・レベル範囲/ユーザー/ロール」列で承認グループ名を指定します。

   ノート: BPMにすでに存在する承認グループのみを使用できます。

4. 監督またはジョブ・レベル階層の承認ルーティングを使用するルールの開始承認者がトランザクション属性によって異なる場合は、「開始承認者の追加」をクリックします。これにより、データセットに「開始承認者」列が追加されます。値リストから任意の値を選択することも、開始承認者としてユーザー名を直接入力することもできます。

   ノート: データセットで開始承認者を指定するには、請求書承認ルールまたは請求書要求承認ルール・シートの「承認者」セクションの「開始承認者」列で「データセットの使用」の値を選択する必要があります。これにより、このようなルールのデータセットから開始承認者が取得されます。

5. 可変属性セクションで、トランザクションごとの承認者を決定する属性を選択します。

   示されている例では、値のリストから配分コスト・センター・セグメントを選択し、各承認グループのコスト・センター値を指定します。

6. 各可変属性の値を入力します。サポートされている演算子を値とともに使用することもできます。

7. 新規列の追加をクリックして、可変属性の追加列を作成します。

8. データ・セットの追加をクリックして、追加のデータ・セットを作成します。

データ・セットを作成したら、ワークフロー・ルール・シートのルールでデータ・セット参照を入力する必要があります。参照を作成するには、データ・セット名に$のプリフィクスを付けます。たとえば、Supervisoryという名前のデータ・セットを参照する場合は、ワークフロー・ルール・シートで$Supervisory Setという値を入力します。

ワークフロー・ルール・シートの「承認者」セクションにデータ・セット参照を入力できます。ルールに使用される承認ルーティングに基づいて、次の列にデータ・セット参照を入力します。

• ジョブ・レベル範囲

• 承認レベル

• グループ/ユーザー/ロール名

ノート: ルールおよびルール・ブロックを有効または無効にできます。これにより、ルールをコピーする不要なステップがなくなり、効率が向上します。無効化されたルールは承認処理に影響しません。

ルール・ファイルの生成

ワークフロー・ルール・シートにデータを入力したら、指図シートにあるルール・ファイルの生成ボタンをクリックしてルール・ファイルを生成します。圧縮ファイルが生成されます。ローカル・コンピュータにファイルを保存します。

ルール・ファイルのアップロード

ルール・ファイルをアップロードするには、次のステップを実行します。

1. 「スプレッドシートのワークフロー・ルールの管理」ページに移動します。

2. 「ルール・テンプレート」セクションで、必要なワークフローを選択します。

3. 「アップロード」をクリックします。「ファイルのアップロード」ダイアログ・ボックスが表示されます。

4. 「ファイル」フィールドで、「ファイルの選択」をクリックします。

5. ローカル・ディレクトリから、ワークフロー・ルール・テンプレートから生成された圧縮ルール・ファイルを選択します。

6. 「発行」をクリックします。プロセスIDを示す確認メッセージが表示されます。

   注意: スプレッドシート・テンプレートを使用したルールのアップロードが成功するたびに、ワークフローの既存のルールが上書きされます。

7. 「OK」をクリックします。

8. 「アップロード履歴」セクションでアップロードのステータスを確認します。

ルール・テンプレート・バージョンの更新

ルール・テンプレートをアップロードする際に、ファイル・バージョンの更新を求められた場合、次のステップを実行します。

1. 「スプレッドシートのワークフロー・ルールの管理」ページからルール・テンプレートの最新バージョンをダウンロードします。ワークフローに使用可能な任意のテンプレートを選択できます。

2. ルール・テンプレートの指図シートで、スプレッドシートの更新をクリックします。

3. ルール・テンプレートの旧バージョンを選択し、「OK」をクリックします

   これにより、ルール・テンプレートの古いバージョンから最新バージョンにルールがコピーされます。

4. コピーしたルールを確認し、ルール・テンプレートの最新バージョンを使用して通常の手順でルールを作成します。

スプレッドシートのアップロードの確認

「アップロード履歴」セクションには、日付、ユーザー、使用されたルール・テンプレート、ステータスなどのスプレッドシートのアップロードの詳細が表示されます。

ルールのアップロード・プロセスが失敗した場合、ステータスに「エラー」と表示されます。「エラー」をクリックして、エラーCSVファイルをダウンロードします。エラーの詳細を確認し、スプレッドシートのエラーを解決して、ルール・ファイルを再度生成します。