アクティビティのスタート・ガイド

アクティビティのタイプ

アクティビティには、次の3つのタイプがあります。

タスクは、個人またはグループに割り当てられた、実行する必要のある項目のことです。

ヒント: タスクを使用して、カレンダでアポイントメントとしてスケジュールしていない完了済の顧客対応を記録できます。
アポイントメントはカレンダ・イベントです(たとえば、面会や電話をかける予定など)。
コール・レポートでは、通話の簡単な要約を記録できます。コール・レポートは、「アクティビティ」ランディング・ページのアポイントメント、タスク、スタンドアロンから作成できます。タスクまたはアポイントメントから作成すると、アプリケーションはすべての関連データをコール・レポートに自動的に入力します。

まとめてアクティビティと呼ばれるタスクおよびアポイントメントには、会議、電話、デモンストレーション、イベントなどがあります。タスクとアポイントメントの違いは、タスクはタスク・リストに表示され期限とステータスが設定されるのに対し、アポイントメントは特定の日時にカレンダ上で予定されている事柄であるという点です。すべてのアクティビティは「タイプ」フィールドでカテゴリに分類できます。たとえば、タスクを作成するときに、タイプを「電話」または「会議」に設定できます。

アクティビティへのアクセス方法

ホーム・ページから、「アクティビティ」ランディング・ページまたはリスト・ページを使用して、すべてのアクティビティにアクセスできます。さらに、多くの編集ページの「アクティビティ」タブでは、ランディング・ページと同じ機能にアクセスできます。

「アクティビティ」リストについては、次の点に注意する必要があります。

アポイントメントとタスクのアイコンで、異なるタイプのアクティビティを簡単に識別できます。

デフォルトの検索フィルタを使用すると、アクティビティのセットを迅速に検索でき、追加の検索演算子を使用して検索をさらに拡張または絞り込むことができます。
アクティビティのリストでは、該当するデータがない場合、列が空白になる可能性があります。たとえば、一部のフィールドがタスクのみに適用され、一部のフィールドがアポイントメントのみに適用される場合、関連する情報がないと空のフィールドが表示されます。

ホーム・ページからアクティビティのリストにアクセスするには:

営業担当としてサインインします。
ホームページで、「営業」→「アクティビティ」をクリックします。
「アクティビティ」タブをクリックします。

新しいタスクとアポイントメントの作成

タスクおよびアポイントメントは複数の方法で作成できます。

「自分のカレンダ」ページで、「アポイントメントの作成」をクリックして新しいアポイントメントを作成します。
「自分のタスク」ページで、「タスクの作成」をクリックして新しいタスクを作成します。
「アクティビティ」ページで、「タスクの作成」または「アポイントメントの作成」をクリックします。
既存のものからフォローアップ・タスクまたはアポイントメントを作成します: 既存のタスクまたはアポイントメントの「処理」メニューで、「フォロー・アップ・タスクの作成」または「フォロー・アップ・アポイントメントの作成」を選択します。
商談またはリードに関連するタスクまたはアポイントメントを作成します: リードまたは商談に移動し、「アクティビティ」タブをクリックします。自動的に作成したタスクやアポイントメントは、関連するレコードに関連付けられます。

カレンダの管理

「カレンダ」ページを使用して、自分のすべてのアポイントメントを追跡します。次の処理が可能です。

日表示、週表示または月表示の形式でアポイントメントを表示し、カレンダ・ビューまたはリストのいずれかで表示します。
ある日時から別の日付や時刻にアポイントメントを移動します。
新しいアポイントメント(繰返しアポイントメントを含む)を作成します。
既存のアポイントメントを表示および編集します。
同僚のアポイントメントを表示します(権限がある場合)。
追加カレンダにアクセスします。追加カレンダが有効化されている場合は、「自分のカレンダの管理」アイコンをクリックすると使用可能になります。

カレンダの使用に関するトピックの詳細は、この章の「カレンダ」の項を参照してください。

タスクの管理

「タスク」ランディング・ページには、期限のあるタスクが表示され、どの日付にどのタスクが期限かが一目でわかります。アイコンにより、期限超過のタスクも瞬時に把握できます。「自分のタスク」リストを使用して、期限や件名、優先度を基準にタスクをソートすることもできます。