認証のフォローアップ

ワークシートのレビュー中に、ロール・マネージャまたは所有者が認証者をフォローアップして問題を解決できます。フォローアップは、ワークシートの発行前後の認証プロセスの任意の時点で実行できます。所有者またはロール・マネージャは、個々の認証の決定が正しいかを質問したり、決定にさらに説明が必要かやサポート資料が必要かなど、その他の問題を調査できます。

所有者、ロール・マネージャおよび認証者は、コメントを作成および応答して、フォローアップ・プロセスを完了します。各ユーザーとロールの組合せに適用されるすべてのフォローアップ・コメントが、そのコメント履歴に追加されます。

自分が所有者またはロール・マネージャの場合は、次のステップを実行してフォローアップを開始します:

ユーザーとロールの組合せの1つ以上のレコードを選択し、「フォロー・アップ」 > 「フォローアップの要求」をクリックします。
「フォローアップの要求」パネルが開きます。選択したすべてのユーザーとロールの組合せに適用されるコメントをそこに記述します。選択したレコードの処置を再検討する必要がある理由など、フォローアップするように促された問題を説明します。
パネルで、「要求」ボタンをクリックします。パネルが閉じ、選択した各レコードの「フォローアップ」列にアイコンが表示されます。
発行済のワークシートで作業している場合は、概要ページにナビゲートし、認証者ワークシートのステータスを「再オープン済」に設定します(認証ワークフローを参照)。

自分が認証者である場合は、ワークシートが再オープンされると通知を受け取ります。通知を受信しなくても、新しい要求を処理できます:

ワークシートを開き、「フォローアップ」列でソートして、フォローアップ・アイコンが表示されているレコードを識別します。
フォローアップ要求をレビューします。複数ある場合は、一度に1つずつレビューします。これは、要求がコメントであり、ユーザーとロールの組合せの複数のレコードを選択すると、コメント履歴にアクセスできないためです。次のいずれかを実行できます。
- 各レコードの「コメント」列でアイコンを選択するか、レコードを選択して「その他の処理」 > 「コメントの追加」をクリックします。
- レコードを選択し、「フォローアップ」 > 「要求の確認」をクリックします。
要求では通常、認証決定を「ロールの保持」から「ロールの削除」(またはその逆に)に変更、決定の理由を説明、添付を追加など、何かを実行することが提案されます。フォローアップ要求に同意する、ユーザーとロールの各組合せに対して、要求された処理を実行します。
フォローアップ要求に応答します。このステップでは、1つまたは複数のレコードを選択し、「フォローアップ」 > 「要求の確認」をクリックできます。「要求の確認」パネルが開きます。
- 要求に同意する場合は、要求された処理を完了したことを報告するコメントを作成します。
- 同意しない場合は、同意しない理由を説明するコメントを作成します。
次に、「確認」ボタンをクリックしてパネルを閉じます。

複数のレコードを選択するのが適切であるのは、作成する1つのコメントをすべてのレコードに適用する場合のみであることに注意してください。さらに、そうした場合は、レコードのフォローアップ要求(つまり自分が作成しているもの以外のすべてのコメント)を表示できなくなります。
所有者またはロール・マネージャが再オープンした、以前に発行済のワークシートで作業している場合は、ワークシートを再発行してください。

自分が所有者またはロール・マネージャである場合は、認証が再発行されると通知を受け取ります。通知を受信しなくても、要求に対する新しい応答を処理できます:

ワークシートを開きます。認証者が確認したレコードを特定します。次のことができます:
- 「フォローアップ」列でソートして、どのレコードにフォローアップ・アイコンが表示されるかを確認します。
- 「フォローアップ・ステータス」列を表示に追加し、「確認済」ステータスのレコードでフィルタします。
要求に対する認証者の応答をレビューします。ここでも、コメント機能つまりフォローアップ機能を使用できます。ただし、いずれの場合も、一度に1つのレコードを選択して、認証者の応答を含むコメント履歴を表示する必要があります。
1つまたは複数のレコードを選択し、次の2つの処理のいずれかを実行します:
- 「フォローアップ」 > 「要求の解決」をクリックし、認証者の処理に同意するコメントを追加し、「解決」ボタンをクリックしてパネルを閉じます。これで、フォローアップ・プロセスが完了します。
- 「フォローアップ」 > 「フォローアップの要求」をクリックし、認証者の処理に同意しないコメントを追加し、「要求」ボタンをクリックします。これは事実上、フォローアップ・プロセスを再起動します。
ここでも、コメントと処理がすべてに適用される場合にのみ、複数のレコードを選択してください。そうした場合は、レコードに対する認証者のフォローアップ要求(つまり自分が作成しているもの以外のすべてのコメント)を表示できなくなります。

フォローアップ・プロセスの任意の時点で、所有者またはロール・マネージャは、特定のユーザーとロールの組合せをフォローアップする要求を削除できます:

フォローアップが要求されたユーザーとロールの組合せのレコードを1つ以上選択します。
「フォローアップ」 > 「要求の削除」をクリックします。「要求の削除」パネルが開きます。
フォローアップを中止する理由を説明するコメントを追加します。
「削除」ボタンをクリックしてパネルを閉じます。

削除済レコードについては、フォローアップ・コメントはコメント履歴に残りますが、「フォローアップ」列からフォローアップ・アイコンが消えて、「フォローアップ・ステータス」列がリセットされて値なしになります。