経費の分割方法

社内の様々なプロジェクトで作業している場合は、一部の共通経費をプロジェクト間で分割する必要がある場合があります。

たとえば、様々なプロジェクト間で電話の経費を分割することがあります。Oracle Expensesには、割り当てられた権限に基づいてプロジェクトまたは勘定科目間で経費を分割する便利な方法が用意されています。経費を分割するには、経費精算書レベルまたは項目別レベルで分割率または分割金額を指定する必要があります。

経費項目レベルで指定された配賦は、その経費項目に対して作成されたすべての項目別明細に自動的に適用されます。ただし、個々の項目別明細を更新して、必要に応じて配賦方法や比率を変更できます。

経費項目または項目別明細に分割配賦を消し込むと、分割アイコンが金額の横に表示されて、経費項目または項目別明細が分割されていることが示されます。

ノート: 個人経費項目別明細は分割できません。

経費明細レベルで経費を分割するには、経費精算書の経費明細セットを選択して、分割率または分割金額を指定します。選択したすべての経費項目が、指定した分割比率に基づいて分割されます。

プロジェクト間での経費の分割

プロジェクト間で経費を分割するステップは、次のとおりです。

「経費」作業領域で、分割する経費精算書を開きます。
「経費精算書」ページで、分割する経費項目または項目別明細を選択します。「分割配賦」をクリックします。

ノート: 費用をプロジェクトおよび勘定科目間で分割する権限がある場合は、「分割配賦」リストに「勘定科目別」および「プロジェクト別」オプションが表示されます。

前の経費精算書で使用した配賦設定が「分割配賦」ダイアログ・ボックスに表示されます。

経費項目レベルで指定した分割配賦は、その経費項目に対して作成したすべての項目別明細に自動的に適用されます。ただし、個々の項目別明細を更新すれば、必要に応じて分割配賦を変更できます。
「パーセントの使用」または「金額の使用」オプションをクリックして経費を分割します。
経費の分割先の様々なプロジェクトが、対応する分割率または金額とともに個別の明細として表示されます。金額フィールドには、パーセントに基づいて値が表示されます。その逆も同様です。分割配賦設定を変更するには、次の方法があります。
- プロジェクトの分割率の変更
- プロジェクトの分割金額の変更
- プロジェクト番号、タスク番号などのプロジェクト詳細の変更
- 「追加」をクリックして新しいプロジェクトを追加し、プロジェクトの詳細を入力
- 「削除」をクリックして、プロジェクトを削除。
分割配賦の詳細を変更していくと、残りの割合が表示されます。これは、まだ割り当てる必要がある分割率です。
「金額」オプションを選択すると、その金額がプロジェクト間で同じ比率で分割されます。分割配賦設定を変更するには、次の方法があります。
- プロジェクトの「金額」フィールドに金額を追加。
- プロジェクト番号、タスク番号などのプロジェクト詳細の変更。
- 「追加」をクリックして新しいプロジェクトを追加し、プロジェクトの詳細を入力。
- 「削除」をクリックして、プロジェクトを削除。
分割配賦の詳細を変更していくと、残りの割合または金額が表示されます。これは、まだ割り当てる必要がある残りの分割です。
分割配賦率または金額の設定が完了したら、「適用」をクリックします。分割配賦を適用すると、分割アイコンが金額の横に表示されて、経費項目または項目別明細が分割されていることが示されます。

ノート: 項目の合計金額が分割されていないかぎり、「適用」をクリックできません。
分割を確認するには、経費項目をクリックし、分割配賦領域にナビゲートします。
分割配賦方法または比率を変更する場合は、経費項目を選択して「分割配賦」をクリックします。「分割配賦」ダイアログ・ボックスが表示され、必要な変更を加えることができます。

ノート: 既存の分割のパーセント・オプションと金額オプションを切り替えると、既存の分割がすべて削除されます。
項目別明細の分割配賦を追加または変更するには、「項目別明細の分割」を参照してください。
経費精算書を保存して発行します。

勘定科目間での経費の分割

プロジェクト間で経費を分割する場合と同様に、勘定科目ごとに分割率または分割金額を指定して、複数の勘定科目に経費を分割できます。勘定科目間で経費を分割するプロセスは、プロジェクト間で分割する場合と同様です。ただし、「分割配賦」ダイアログ・ボックスで勘定科目情報を指定します。

勘定科目情報を指定する様々な方法を次に示します。

会社とコスト・センターの2つのセグメント
コスト・センターのみ
勘定科目全体

ノート:
勘定科目全体が使用可能なときにユーザーが勘定科目を更新した場合、生成される勘定科目の組合せは、経費精算書テンプレートで経費精算書タイプに設定された勘定科目にデフォルト設定されます。

項目別明細の分割

項目別明細を分割するには、次のステップに従います。

「経費」作業領域で、分割する経費精算書を開きます。
「経費精算書」ページで、項目別経費項目を選択します。
「経費項目」ページで項目別明細を選択し、「分割配賦」アイコンをクリックします。
「分割配賦」ダイアログ・ボックスを更新するか、必要な変更を加えて、「適用」をクリックします。
ノート:
- 項目別明細の合計金額を分割しないと、変更は適用できません。
- 経費項目レベルで指定した分割配賦は、その経費項目に対して作成したすべての項目別明細に自動的に適用されます。ただし、個々の項目別明細を更新すれば、必要に応じて分割配賦を変更できます。
項目別明細の分割配賦を削除するには、「経費項目」ページで項目別明細を選択して、「分割の削除」アイコンをクリックします。

分割経費の承認および監査

ユーザーが承認のために分割経費精算書を発行すると、マネージャが受け取る承認通知に分割配賦の要約が表示されます。マネージャは、経費承認通知で分割詳細をレビューできます。同様に、監査者は「経費精算書の監査」ページで経費分割の詳細をレビューできます。