Eメール領収書から経費を作成できるようにする

会社は、従業員が電子経費領収書をメール送信して経費を作成できるように選択できます。

その仕組みは次のとおりです。従業員が、経費領収書を含むEメールを指定されたEメール・アドレスに送信します。経費アプリケーションは従業員のEメールを検証すると、Eメール領収書から関連する詳細を抽出し、経費を作成します。また、アプリケーションは経費を適切なコーポレート・カード請求金額と照合し、必要に応じて経費精算書で承認者に送信できます(構成されている場合)。

Eメール領収書から経費を作成できるようにするために必要な設定を次に示します:

1. 電子領収書処理の有効化

2. 領収書を転送するためのEメール・アドレスの取得。

電子領収書処理の有効化

Eメール領収書から経費が作成されると、Eメール領収書も経費に添付されます。Eメール自体を経費に添付するか、Eメールからプライマリ領収書を添付するようにアプリケーションを構成できます。Eメールの添付がデフォルトの構成です。

アプリケーションでは、プライマリ領収書を使用して経費が作成され、金額、事業所、業者などの経費詳細が入力されます。プライマリ領収書には、Eメールに添付された電子経費領収書または領収書が埋め込まれたEメール自体を使用できます。

次の2つの添付プリファレンスを構成できます:

• Eメールを添付

  これはデフォルト構成です。転送されたEメールが経費に添付されます。

  従業員が指定されたEメール・アドレスにEメール領収書を転送すると、その従業員のEメール・アドレスが検証されます。検証後、関連する詳細がEメール領収書から抽出され、経費が作成されます。転送されたEメールがPDFに変換され、PDF文書が添付として経費に追加されます。元のEメールに他の添付がある場合、Eメールの添付からプライマリ領収書のみが添付され、残りの添付は破棄されます。Eメール自体がプライマリ領収書の場合、Eメールのみが添付としてPDF形式で経費に追加されます。

• Eメールからのプライマリ領収書を添付

  「Eメールからのプライマリ領収書を添付」を選択すると、転送されたEメールからのプライマリ領収書が、Eメールから作成された経費に添付されます。

  • Eメールに添付がない場合、Eメールが添付としてPDF形式で経費に追加されます。

  • Eメールに複数の添付がある場合、プライマリ領収書のみが経費に添付されます。EメールおよびEメールのその他の添付は破棄されます。

  Eメールからのプライマリ領収書を添付するように構成されたアプリケーションの例。

  • 従業員は、搭乗券と請求書を添付したフライト旅程Eメールを転送します。添付された請求書に基づいて経費が作成されるため、請求書は添付として経費に追加されます。

  • 従業員は、Eメールに添付としてクレジット・カード取引明細書が追加されたホテル予約Eメールを転送します。Eメール本文から経費が作成され、Eメールはプライマリ領収書であり、経費に添付されます。

  • 従業員は、Eメールに添付が追加されていないUberのEメール領収書を転送します。Eメール領収書から経費が作成されます。Eメールに添付がないため、経費にEメールが添付として追加されます。

組織全体または特定のビジネス・ユニットに対して電子領収書処理を有効にできます。

組織全体に対して電子領収書処理を有効にし、経費添付プリファレンスを設定するステップは次のとおりです。

1. 「設定および保守」作業領域で、これらを選択して「自動発行および照合オプションの管理」ページにナビゲートします:

   • オファリング: 財務

   • 機能領域: 経費

   • タスク: 自動発行および照合オプションの管理

2. 「電子領収書設定」セクションで、「電子領収書処理使用可能」オプションに「はい」を選択します。

3. 「電子領収書設定」セクションで、「経費添付プリファレンス」を選択します。

   • 「Eメールを添付」を選択して、Eメールを経費に添付として添付します。
   • 経費にプライマリ領収書のみを添付するには、「Eメールからのプライマリ領収書を添付」を選択します。
4. システムで定義されている従業員の個人Eメール・アドレスからの経費作成を許可するには、「個人Eメールからの経費作成の許可」オプションで「はい」を選択します。

5. 「保存して閉じる」をクリックします。

特定のビジネス・ユニットに対して電子領収書処理を有効にし、経費添付プリファレンスを設定するステップは次のとおりです:

1. 「自動発行および照合オプションの管理」ページで、「特定のビジネス・ユニット」セクションのビジネス・ユニットをクリックします。

2. 「自動発行および照合オプションの編集」ダイアログ・ボックスで、「電子領収書設定」を選択します。

3. 「電子領収書処理使用可能」オプションで「はい」を選択します。

4. 「電子領収書設定」タブで、「経費添付プリファレンス」を選択します。

   • 経費添付ファイル・プリファレンスをすべてのビジネス・ユニットと同じに構成する場合は、「すべてのビジネス・ユニットからの設定を使用」を選択します。

   • 「Eメールを添付」を選択して、Eメールを経費に添付として添付します。

   • 経費にプライマリ領収書のみを添付するには、「Eメールからのプライマリ領収書を添付」を選択します。

5. システムで定義されている従業員の個人Eメール・アドレスからの経費作成を許可するには、「個人Eメールからの経費作成の許可」オプションで「はい」を選択します。

6. 「保存して閉じる」をクリックします。

ノート:

ビジネス・ユニット・レベルで選択したオプションは、組織レベルの設定を上書きします。

領収書を転送するためのEメール・アドレスの取得

「Travel Manager」ロールを持つユーザーのみが、従業員がEメール領収書を送信するEメールを生成できます。Eメール・アドレスを取得する方法は次のとおりです:

1. 出張マネージャとしてサインインし、「スケジュール済プロセス」作業領域にナビゲートします。

2. 「新規プロセスのスケジュール」ボタンをクリックします。

3. 「Eメール領収書から経費を作成」プロセスを選択し、「OK」をクリックします。

4. 「デバッグ・スイッチ」オプションに「はい」を選択できます。これは、必要に応じて問題をデバッグする場合に役立ちます。

5. 「発行」をクリックします。

6. 「確認」ボックスで、「OK」をクリックします。

7. プロセスが正常に完了したら、テキスト出力ファイルを確認します。

8. 出力ファイルには、領収書の送信先となるEメール・アドレスが示されています。Eメール・アドレスをメモして他のユーザーと共有できます。

Eメール送信された領収書の処理

設定が完了した後、出張マネージャは「Eメール領収書から経費を作成」プロセスを定期的に実行して、他のユーザーから受信したEメール領収書を処理する必要があります。プロセスが特定の間隔で実行されるように繰返しスケジュールを設定することもできます。