経費精算書支払保留ルール

領収書および通知ルールの作成ページの「経費精算書支払保留」セクションで、個人およびコーポレート・カード会社の経費精算書支払保留ルールを設定できます。

その後は、支払保留ルールが有効になっているかどうかを確認する経費精算書払戻の処理プロセスを計画して定期的に実行できます。

経費精算書支払保留ルールは、特定のビジネス・ユニットに割り当てられた領収書および通知ルールの構成要素です。支払保留ルールによって、領収書が受領されていない場合や期限超過している場合に、現在または将来の経費精算書が保留されます。経費精算書支払保留ルールが実装されている場合、経費精算書の保留が解除されるまで、個人への払戻やコーポレート・カード会社への支払はできません。

また、経費精算書払戻の処理プロセスでは、経費精算書支払保留を解除できるかどうかも確認されます。支払保留は次の場合に解除されます。

• 経費監査者が、「経費精算書の監査」ページの「処理」メニューにある「保留解除」オプションを選択して支払保留を手動で解除します。

• 領収書ステータスに基づいて、領収書が受領、放棄または申告受領済になったことがExpensesによって検出され、支払保留が自動的に解除されます。

個人およびコーポレート・カード会社からの経費精算書支払を保留する場合、次の事由を指定できます。

• 領収書が必須だが、まだ受領していない場合に支払を保留。

• 以前に発行された経費精算書の領収書が期限超過の場合に支払を保留。

  領収書が必要なすべての発行済経費精算書が評価されます。領収書が期限超過の場合に支払を保留にするルールを設定すると、それ以降のすべての経費精算書に対する支払は保留になります(未処理の領収書がある場合)。

ノート:

期限超過、または必須の領収書をまだ受領していないために経費精算書が支払保留になっている場合、個人にもコーポレート・カード会社にも払戻は行われません。このルールは、カード会社の支払負債が両方支払で、「保留ルールの適用先」オプションが「個人とコーポレート・カード会社両方の経費精算書」に設定されている場合のみ適用可能です。

会社は、支払保留ルールが有効になっているかどうかを確認する「経費払戻および現金仮払金の処理」プロセスを計画して定期的に実行します。このルールが有効になっている場合、Expensesは、指定された支払保留ルールに従って経費精算書を支払保留にします。保留になった経費精算書支払がある個人は、通知を受け取ります。領収書が受領または放棄されると、Expensesは自動的に保留を解除します。あるいは、経費監査者が自身の判断で手動で支払保留を解除することもできます。

ヒント:

デフォルトでは、プロジェクト専用経費精算書に対する支払は保留されません。ただし、経費精算書への保留ルールの適用チェック・ボックスを選択して、支払保留が可能な経費精算書としてプロジェクト専用経費精算書を指定して追加することはできます。領収書および通知ルールの作成ページの「経費精算書支払保留」セクションで、すべての経費明細にプロジェクト関連情報のチェック・ボックスが含まれています。