経費精算書監査の設定方法

経費精算書の内容を調査および検証し、必要に応じて調整できます。経費精算書の監査により、すべての発行を監査しなくても、従業員が会社のポリシーに準拠していることが保証されます。経費精算書監査に関連する複数のプロセスを自動化できます。

経費精算書監査を設定するには、次に示す最初の4つのステップを任意の順序で実行します:

監査選択ルールを作成します。
監査リスト・ルールを作成します。
経費精算書テンプレートおよびタイプ・ルールを作成します。
領収書および通知ルールを作成します。
ビジネス・ユニットに監査ルールを割り当てます。

最後のステップでは、ステップ1から4で作成した監査ルールをビジネス・ユニットに割り当てます。

ノート:

経費精算書監査を設定するには、監査選択ルール、監査リスト・ルールまたは経費精算書テンプレートおよびタイプ・ルールを少なくとも1つ作成し、ビジネス・ユニットに割り当てる必要があります。そうしないと、Expensesで経費精算書を監査できません。

監査選択ルールの作成

監査対象の経費精算書を自動的に選択できるようにするには、監査選択ルールの作成ページで監査選択ルールを選択します。監査選択ルールは、Expensesが監査対象の経費精算書を自動的に選択するために使用する基準です。

監査選択ルールを設定するときに、オプションで監査タイプを指定できます。監査タイプは、自分で作成する英数字コードで、各経費精算書の表紙に印刷されます。これらのコードによって、監査者が実行する監査のタイプが識別されます。

Expensesでは、経費精算書が次の監査カテゴリに分類されます:

自動承認
領収書原本の監査
領収書画像の監査
領収書不要の監査

たとえば、英数字コードを「Autoapproval」、「Paper Receipts Audit」、「Paperless Audit」、「No Receipts Required」のようにすることができます。または、経費監査部門のみが認識するコードを作成することもできます。監査タイプによって、紙の領収書パッケージをソートするための便利な方法が監査部門に提供されます。

監査リスト・ルールの作成

監査リストの対象となる個人を自動的に選択できるようにするために、次のことができます:

監査リスト・ルールの作成ページで監査リスト・ルールを選択します。
違反者を監査リストに載せる日数を指定します。

監査リスト・ルールは、Expensesが監査リストのメンバーシップの管理ページに違反者を自動的に配置するために使用する基準です。

従業員が経費精算書を発行すると、Expensesによって、その従業員が監査リスト・ルールに違反しているかどうかが確認されます。違反している場合は、「個人を監査リストに載せる日数」に入力した値と一致する終了日で監査リストのメンバーシップの管理ページに自動的に追加されます。終了日が現在の日付より前の場合、違反者は非アクティブになります。ただし、違反者の名前は、履歴目的で監査リストのメンバーシップの管理ページに残ります。

監査リスト・ルールの作成ページで基準「領収書原本パッケージを待機する最大日数」を選択し、待機する最大日数の値を入力した場合は、「経費精算書の監査」ページですべての経費精算書について「領収書原本パッケージの受領日」フィールドの値も入力する必要があります。監査リスト・ルールを保存してビジネス・ユニットに割り当てると、Expensesによって、次に該当する従業員が監査リストのメンバーシップの管理ページに自動的に配置されます:

領収書待ちが最大待機日数を超えている
最大待機日数が経過した後に、発行した領収書が受領された

ノート:

従業員のメンバーシップは、現在の日付が開始日と終了日の間にあるか、終了日が存在しない場合にアクティブとみなされます。監査リストのメンバーシップの管理ページのアクティブな従業員が別の監査リスト・ルールに違反した場合は、Expensesによって新しい違反が追加され、監査リストに載せる日数のカウントが再開されます。

経費精算書テンプレートおよびタイプ・ルールの作成

経費精算書テンプレートおよびタイプに基づいて監査対象の経費精算書を選択できるようにするには、経費精算書テンプレートおよびタイプ・ルールの作成ページで経費精算書テンプレートおよびタイプ・ルールを設定します。これらのルールは、経費精算書テンプレートにのみ適用することも、経費精算書テンプレート内の経費タイプに適用することもできます。従業員が経費精算書を発行すると、Expensesによって、それが経費精算書テンプレートおよびタイプ・ルールの基準を満たしているかどうかが確認されます。基準を満たしている場合は、その精算書が自動的に監査対象として選択されます。

たとえば、出張経費精算書テンプレートに関連付けられた「交際」経費タイプの値を次の表に示します。これらが連携して出張および交際ルールが形成されます。

経費精算書テンプレート	経費タイプ	経費タイプの金額	経費タイプの累積金額	経費タイプの通貨	経費タイプの期間
出張	交際	250.00	250.00	USD	月

上のきめ細かい出張(テンプレート)および交際(経費タイプ)ルールは、次のように解釈されます: 従業員が出張経費精算書テンプレートを使用して月に$250 USドルを超える金額を交際に費やした場合、従業員の経費精算書が監査対象として選択されます。

経費タイプが関連付けられていない特定の経費精算書テンプレートのみに基づく、より大まかなルールを作成することもできます。たとえば、研修テンプレートのルールを作成するとします。その場合、研修テンプレートを使用するすべての経費精算書が監査対象として選択されます。

領収書および通知ルールの作成

領収書および通知ルールを有効にするには、領収書および通知ルールの作成ページでそれらを設定します。

領収書および通知ルールを作成して、次のものを指定します:

必要な経費精算書領収書のタイプ: 原本、画像または両方
経費精算書に領収書画像を添付する必要があるステージ
どのような場合に領収書なしおよび期限超過領収書が期限超過となるか
どのような場合に経費精算書支払保留が発生するか
領収書なしおよび期限超過領収書の通知に従業員が応答しない場合にExpensesで行われる処理

従業員が経費精算書を発行すると、Expensesによって、領収書が必要かどうかが確認され、指定した領収書および通知ルールに従って処理が行われます。領収書および通知ルールは、経費精算書プロセス全体の様々なポイントで適用されます。領収書および通知ルールの中には、経費入力中に適用されるものや、期限超過追跡プロセス中に適用されるものもあれば、「経費払戻の処理」プロセス中に適用されるものもあります。

ビジネス・ユニットへの監査ルールの割当

最後の監査設定ステップでは、「経費精算書監査および領収書ルール割当の管理」ページでビジネス・ユニットに次の監査ルールを割り当てます:

監査選択ルール
経費精算書テンプレートおよびタイプ選択ルール
監査リスト・ルール
領収書および通知ルール

「すべてのビジネス・ユニット」セクションでは、すべてのビジネス・ユニットにすべてまたは任意の監査ルールを割り当てることができます。「特定のビジネス・ユニット」セクションでは、特定のビジネス・ユニットに特定の監査ルールを割り当てることができます。

ビジネス・ユニットに割り当てたルールは、指定した有効期間中アクティブなままになります。終了日を入力しない場合、ルールは無期限にアクティブなままになります。監査ルールの動作を変更するには、既存のルールに終了日を適用してから、新しいルールを作成して割り当てる必要があります。ビジネス・ユニットに監査ルールを割り当てない場合、Expensesではいずれのビジネス・ユニットにも監査ルールが適用されません。

ノート:

ビジネス・ユニットに監査リスト・ルールを割り当てる場合は必ず、基準「監査リストに含まれている個人の経費精算書の監査」がアクティブ化されている監査選択ルールも同じビジネス・ユニットに割り当てる必要があります。これにより、Expensesで従業員を監査リストに自動的に追加し、リストに載せる日数を監視できるようになります。ビジネス・ユニットに監査リスト・ルールを割り当てないが、基準「監査リストに含まれている個人の経費精算書の監査」を使用する監査選択ルールを割り当てる場合は、従業員を監査リストに手動で追加できます。