キーワード監査の設定方法

組織でキーワード監査を使用することで、監査者がレビューする必要がある経費精算書を識別できます。キーワード監査を使用できるいくつかのシナリオを次に示します:

• 会社で許可されていない業者からの購入やサブスクリプションを識別します。

• 会社がコンプライアンスについてレビューする必要がある会議やイベントからの経費を識別します。

• 特定の組織に関連する経費を監視します。

キーワード監査を設定するには、次のタスクを実行する必要があります:

1. キーワード参照にキーワードを追加します。

2. キーワード参照を使用する監査選択ルールを作成します。

3. ビジネス・ユニットに監査選択ルールを割り当てます。

キーワード参照へのキーワードの追加

アプリケーションによって経費精算書内で検索されるようにするキーワードを識別したら、キーワード参照に参照コード内容としてそれらを追加します。通常、Expensesで提供されるORA_EXM_KEYWORD_AUDIT参照タイプを使用して、監査対象のキーワードを追加できます。「標準参照の管理」ページでこの参照タイプを検索し、キーワードを追加します。

ただし、ビジネス・ユニットごとに異なるキーワード監査要件がある場合は、その要件をサポートするよう、それぞれのビジネス・ユニットについて別個のキーワード参照を作成することをお薦めします。キーワード参照では、汎用キーワードに加えてビジネス・ユニットに固有のキーワードを追加できます。キーワード参照を作成してキーワードを追加するステップは、次のとおりです:

1. 「設定および保守」作業領域で、「標準参照の管理」タスクを選択します。

2. 「標準参照の管理」ページで、「検索結果」セクションの「新規」アイコンをクリックします。

3. 新しい行に、キーワード参照の参照タイプ名、内容および摘要を入力します。

4. 「モジュール」リストから「経費」を選択します。

5. 「保存」をクリックします。

6. 次に、キーワード参照にキーワードを追加します。キーワードを追加するには、「参照コード」セクションの「新規」アイコンをクリックします。

7. 新しい行に、参照コードを入力します。次に、「内容」列にキーワードを入力します。

8. ステップ6と7を繰り返して、すべてのキーワードを追加します。

9. すべてのキーワードを追加したら、「保存してクローズ」をクリックします。

監査選択ルールの作成

監査選択ルールを作成するステップは、次のとおりです:

1. 経費マネージャとしてサインインします。

2. 「設定および保守」作業領域で、「経費精算書監査選択ルールの管理」タスクを選択します:

   • オファリング: 財務

   • 機能領域: 経費

   • タスク: 経費精算書監査選択ルールの管理

3. 「経費精算書監査選択ルールの管理」ページで、「作成」アイコンをクリックします。

4. 「経費精算書監査選択ルールの作成」ページで、ルールの名前を入力します。

5. 「追加選択ルール」セクションで、「キーワードのある経費精算書の監査」オプションを選択します。

6. 「参照タイプ」リストから、先ほど作成したキーワード参照を選択します。

7. キーワードと類似した単語を検索に含めるためのスコア・パーセントを入力します。スコア・パーセントを100%に設定すると、キーワードと完全に一致する経費精算書が選択されます。スコア・パーセントを下げると、キーワードと類似した追加の単語が一致とみなされます。たとえば、キーワードとしてVision Web Servicesがあり、スコア・パーセントを95%として設定した場合、テキストVision web srvを含む経費精算書は一致とみなされません。ただし、スコア・パーセントを80%に下げると、同じ経費精算書が一致とみなされます。同様に、Organizationがキーワードである場合、スコア・パーセントが95%のときには、テキストOrgを含む経費精算書は一致しないとみなされます。ただし、パーセントを90%に設定すると、同じ経費精算書が一致とみなされます。

8. 必要に応じて、追加の選択ルールを選択できます。

9. 「保存してクローズ」をクリックします。

監査選択ルールの割当

特定のビジネス・ユニットに監査選択ルールを割り当てるステップは、次のとおりです:

1. 経費マネージャとしてサインインします。

2. 「設定および保守」作業領域で、「経費精算書監査および領収書ルール割当の管理」タスクを選択します:

   • オファリング: 財務

   • 機能領域: 経費

   • タスク: 経費精算書監査および領収書ルール割当の管理

3. 「経費精算書監査および領収書ルール割当の管理」ページで、監査選択ルールを割り当てるビジネス・ユニットをクリックします。

4. 「経費精算書監査および領収書ルール割当の編集」ページで、「経費精算書監査選択ルール」セクションの「行の追加」アイコンをクリックします。

5. 新しい行で、作成した監査選択ルールを選択し、開始日を入力します。

6. 「保存して閉じる」をクリックします。

監査選択ルールがアクティブ化されると、アプリケーションによって経費精算書内でキーワードが検索されます。経費精算書にキーワードが見つかった場合、「キーワード違反」監査事由が経費精算書に追加されます。その精算書では、監査者の追加レビューが必要になります。