サードパーティからの累積旅費のアップロード方法
年度半ばの切替えのために、現在までの累積旅費をレガシー・システムからOracle Expenses Cloudにアップロードできます。累積旅費のアップロードには、次の処理が含まれます:
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前提条件の実行
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累積旅費データ・ファイルの作成
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累積旅費データ・ファイルのアップロード
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アップロードされた累積旅費の表示
次の両方の記述に当てはまる場合、従業員の累積旅費をExpensesにアップロードします:
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旅費レートが期間中の合計出張距離によって異なる
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現在の課税年度中にアプリケーションの稼働を開始する予定である。
前提条件の実行
累積旅費をアップロードする前に、次のことを行う必要があります:
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「設定および保守」で累積旅費決定要因を定義します。
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オプションで、「設定および保守」で車両タイプ、車両カテゴリおよび燃料タイプの参照コードを作成します。
累積旅費データ・ファイルの作成
「累積旅費のアップロード」プロセスでは、次の表に示されているテキスト・ファイル形式の累積旅費が受け入れられます。
データの破損を回避するために、従業員が追加旅費経費を発行する前に既存の入力を編集する場合を除き、「累積旅費のアップロード」プロセスはビジネス・ユニットごとに1回のみ実行できます。
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フィールド |
タイプ |
説明 |
|---|---|---|
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個人番号。 |
文字(30) |
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累積旅費 |
数値(12) |
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累積基準日 |
MMDDYYYY |
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車両カテゴリ参照コード |
文字(30) |
累積旅費決定要因が車両カテゴリ別である場合は必須です。 |
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車両タイプ参照コード |
文字(30) |
累積旅費決定要因が車両タイプ別である場合は必須です。 |
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燃料タイプ参照コード |
文字(30) |
累積旅費決定要因が燃料タイプ別である場合は必須です。 |
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払戻金額 |
数値(12) |
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|
払戻通貨 |
文字(3) |
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次の表は、サードパーティから累積旅費をアップロードするためにテキスト・エディタで入力できるサンプル・ファイル・エントリを示しています。このサンプル・ファイル・エントリには、個人番号フィールドとそれに関連付けられた特定の日付時点の累積旅費とともに車両タイプが含まれています。
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個人番号 |
旅費番号 |
車両 |
|---|---|---|
|
10026335772 |
513800000008012014 |
車 |
|
10026335790 |
00100210020008022014 |
車 |
|
10026335778 |
513800000008012014 |
車 |
|
10026335796 |
00100210020008022014 |
車 |
累積旅費データ・ファイルのアップロード
「累積旅費決定要因の管理」ページで、累積旅費決定要因を選択します。「処理」メニューから「アップロード」を選択します。次のようにナビゲートします: 「設定および保守」→検索: 「累積旅費決定要因の管理」。
アップロードされた累積旅費の表示
累積旅費がアップロードされた後、従業員がアプリケーションで自分の旅費を表示するには、「旅費および経費」作業領域の「経費項目」情報タイルをアクティブ化します。次に、「処理」メニューから「累積旅費の表示」オプションを選択します。これによって開いた「累積旅費」ダイアログ・ボックスでは、旅費レートが距離しきい値に基づいている場合、従業員は期間別の累積旅費を表示できます。たとえば、英国では、車またはライトバンで移動した最初の10,000マイルについては45ポンド、10,000マイルを超える距離については25ポンドが従業員に払い戻されます。