コーポレート・カードの作成オプション

コーポレート・カードは2つの方法で作成できます。次のいずれかのアクションを異なる時点で選択することも、両方を同時に実行することもできます:

• コーポレート・カードの自動作成

• コーポレート・カードの手動作成

コーポレート・カードの自動作成

コーポレート・カードの自動作成は、従業員に発行され、主に出張経費に使用されるコーポレート・カードにのみ適用されます。通常、新規従業員には新規コーポレート・カードが付与されますが、その時点ではカードの情報はアプリケーションに手動で入力されていません。

コーポレート・カードを自動的に作成するには、「コーポレート・カード・プログラムの作成」ページの「アップロード・ルール」タブで、新規カードの従業員照合ルールを選択します。その後、新規カードのトランザクションを含むコーポレート・カード・トランザクション・ファイルが初めてExpensesにアップロードされると、コーポレート・カード・トランザクションのアップロードおよび検証プロセスでは、照合ルールを使用して、新規コーポレート・カードを新規従業員と照合します。

指定した従業員照合ルールを使用して、新規コーポレート・カードのトランザクション・データが自動的に入力され、該当する従業員に関連付けられます。従業員照合ルールで一致の識別に失敗した場合、コーポレート・カードは未割当のままになります。

ヒント:

手動作業を削減または排除するには、コーポレート・カードの自動作成をお薦めします。

従業員照合ルール

コーポレート・カード・プログラムに使用できる従業員照合ルールは2つあります:

• 従業員番号: これは、最もよく使用される照合ルールです。この照合ルールでは、新規コーポレート・カードに関連付けられている従業員番号を従業員レコードと照合して、該当する従業員を識別します。

• 名前および従業員番号: 新規コーポレート・カードに関連付けられている従業員の名、ミドル・ネーム、姓および従業員番号を従業員レコードと照合して、該当する従業員を識別します。

従業員照合シナリオ

新規カードの最初のトランザクションが入力されると、コーポレート・カード・ブランドに対して、次のいずれかの従業員照合シナリオが発生する可能性があります:

• トランザクションの会社アカウント情報が、アプリケーションの会社アカウント情報と一致します。

  会社アカウントのビジネス・ユニットの従業員が検索および識別されます。

• トランザクションの会社アカウント情報が、アプリケーションの会社アカウント情報と一致します。

  会社アカウントのビジネス・ユニットの従業員が検索されますが、識別されません。

  「すべてのビジネス・ユニットに従業員照合を実行」チェック・ボックスが選択されている場合、他のすべてのビジネス・ユニットが検索され、従業員の一致が識別されます。

• アプリケーションの会社アカウントには、会社アカウント番号、請求管理アカウント、カード会社番号などの情報はありません。

  設定データが存在しない場合は、ビジネス・ユニット間で照合され、従業員と従業員のビジネス・ユニットが識別され、同じビジネス・ユニットの会社アカウントにコーポレート・カードが関連付けられます。

コーポレート・カードの手動作成

従業員のコーポレート・カードを手動で作成するには、「コーポレート・カードの作成」ダイアログ・ボックスに次のデータを入力します:

• コーポレート・カード・プログラム

• 会社アカウント名

• トークンまたはマスク済カード番号

• 従業員名および従業員番号

• 有効期限

• トランザクションごとの最大金額: 調達カードにのみ適用可能

• 請求期間ごとの最大金額: 調達カードにのみ適用可能

ノート:

コーポレート・カードの手動作成は、ルールではなく例外です。

コーポレート・カードは会社アカウント固有です。たとえば、従業員が社内の別の組織に異動し、その組織が別の会社アカウントに属している場合は、該当する会社アカウント名のコーポレート・カードを再度作成する必要があります。