1. 経費の実装
  2. Expense Assistantの設定

Expense Assistantの設定

組織の要件に従って動作するようにExpense Assistantを設定できます。そのためには、コーポレート・カード・アカウント管理ロールが割り当てられている必要があります。「自動発行および照合オプションの管理」ページを使用して、Expense Assistantを設定します。

このページにアクセスするには、「設定および保守」作業領域で、次の場所に移動します。

  • オファリング: 財務

  • 機能領域: 経費

  • タスク: 自動発行および照合オプションの管理

「自動発行および照合オプションの管理」ページには、Expense Assistantを構成するための様々なオプションがあります。このページを使用して構成できる様々な設定を次に示します:

  • 経費の自動発行の設定

  • 経費とコーポレート・カード経費との照合の構成

  • 経費タイプのシノニムの管理

  • 経費ダイジェストの構成

  • 電子領収書処理の有効化

  • 通知Eメールの構成

デフォルトでは、これらの設定はすべてのビジネス・ユニットに適用されます。ただし、個々のビジネス・ユニットでこれらの設定を変更することもできます。これを行うには、「自動発行および照合オプションの管理」ページの「特定のビジネス・ユニット」セクションでビジネス・ユニットを選択します。「自動発行および照合オプションの編集」ダイアログ・ボックスには、特定のビジネス・ユニットの設定を構成できる次のタブがあります:

  • 自動発行および照合オプションの編集

  • Eメール・ダイジェスト・オプション

  • 電子領収書設定

ノート:

経費をコーポレート・カード請求金額と照合するための設定はすべてのビジネス・ユニットに適用され、ビジネス・ユニットに対して個別に構成することはできません。

経費の自動発行の設定

従業員は、Expense Assistantを使用して経費項目を作成した後、承認および追加処理のためにそれを発行する必要があります。会社は、発行準備が完了した経費項目を経費精算書の一部として自動的に発行できます。これにより、準備が整っている経費は、エンド・ユーザーが経費を手動で発行するのを待たずに発行されます。この自動発行を有効にするには、「経費精算書の自動発行」プロセスを週に1、2回スケジュールします。この機能を構成するには、「経費デジタル・アシスタントの自動発行」セクションのオプションを使用します。セクションで使用できるオプションは次のとおりです:

オプション

説明

スケジュール

このオプションを使用して、経費項目の自動発行を有効にします。デフォルトでは、このオプションは「いいえ」に設定されています。

頻度

自動発行プロセスが実行される曜日を指定します。このオプションは、「スケジュール」オプションが「はい」に設定されている場合に有効になります。デフォルトでは、どの曜日も選択されていません。1つ以上の曜日を選択する必要があります。選択しない場合、「スケジュール」オプションが「はい」に設定されている場合でも自動発行プロセスは実行されません。

自動発行の対象となる経費

ユーザーがコーポレート・カードを持っていない場合、次の経費項目が自動発行の対象となります:

  • 経費項目がデジタル・アシスタントを使用して作成されています。

  • 不足している情報はありません。

  • 領収書が添付されています(必要な場合)。

  • ポリシー違反に正当性があります。

ユーザーがコーポレート・カードを持っている場合、次の経費項目が自動発行の対象となります:

  • 経費項目がデジタル・アシスタントを使用して作成されており、コーポレート・カードは使用されていません。

  • 経費項目がデジタル・アシスタントを使用して作成されており、コーポレート・カード請求金額と完全に一致しています。

  • 領収書が基本料金で送信された場合に、UberやLyftなどの業者からコーポレート・カードに課金されたチップ。

自動発行の対象とならない経費

デジタル・アシスタントで作成された経費項目のうち、自動発行の対象にならないものを次に示します:

  • 欠落した情報がある経費項目。

  • 複数のコーポレート・カード請求と一致する経費項目。

  • 複数の経費と一致するコーポレート・カード請求。

  • 会社のポリシーに違反する経費。

経費とコーポレート・カード経費との照合の構成

コーポレート・カード・ユーザーがExpense Assistantを使用して経費を作成する場合、支払方法としてコーポレート・カードまたは個人資金を指定できます。ユーザーが支払方法としてコーポレート・カードを指定すると、一致するコーポレート・カード請求金額が検索されます。一致が見つかった場合、経費がマージされ、経費タイプが割り当てられて、経費を発行する準備が整います。一致するコーポレート・カード請求が見つからない場合、アプリケーションは無期限に照合を待機します。場合によっては、1つのコーポレート・カード請求が複数の経費と一致する場合もあれば、その逆の場合もあります。その場合、ユーザーは、経費Webアプリケーションを使用して照合を解決する必要があります。

会社の要件に基づいて、Expense Assistantによって作成された経費と対応するコーポレート・カード経費との照合方法を構成できます。経費項目の照合のために構成する設定は次のとおりです:

  • カテゴリ照合許容範囲

  • 業者照合許容範囲

カテゴリ照合許容範囲

様々なカテゴリの経費に対して照合許容範囲を指定できます。これは、デジタル・アシスタント経費と対応するクレジット・カード料金の照合に役立ちます。照合済経費とクレジット・カード料金がマージされ、ユーザーの介入なしで自動的に発行できます。次に、各種カテゴリの経費に対して構成できる様々な照合パラメータを示します:

パラメータ

説明

金額差異率

デジタル・アシスタント経費とクレジット・カード料金が一致するかどうかの決定に使用される金額の差異率。

0%から50%の間の任意の値を指定できます。このフィールドを使用して、ホテル、レストラン、タクシー、その他の同様のベンダーがクレジット・カードに請求する追加料金に対応します。

食事経費および交際費のデフォルト値は20%で、その他の経費の場合は0%です。

金額差異方向

金額差異が適用される方向。次の値を指定できます:

  • デジタル・アシスタント超過: クレジット・カード料金がExpense Assistantの金額より大きい場合に使用します(チップを支払う食事の場合など)。

  • デジタル・アシスタント未満: クレジット・カード料金がExpense Assistantの金額より少ない場合に使用します(UberやLyftのチップを支払うタクシー乗車の場合など)。

  • 両方

食事経費および交際費のデフォルトは「デジタル・アシスタント超過」で、その他の経費の場合は「両方」です。

日数差異

デジタル・アシスタント経費とクレジット・カード料金が一致するかどうかの決定に使用される経費の日付の差異。

宿泊費、食事経費および交際費のデフォルト値は2日で、その他の経費の場合は0日です。

業者照合許容範囲

一部の業者の経費は、そのカテゴリの一般的な差異から外れている場合があります。たとえば、チップを別個のコーポレート・カード経費として記録していることがあります。このようなケースを管理するために、照合許容値を指定できます。業者に対して特定の照合許容範囲を構成するために指定できるパラメータを次に示します。

  • 金額差異率: デジタル・アシスタント経費とクレジット・カード料金が一致するかどうかの決定に使用される金額の差異率。デフォルト値は20%です。

  • 金額差異方向: 金額差異が適用される方向。デフォルト値は「デジタル・アシスタント未満」です。

  • 日数差異: デジタル・アシスタント経費とクレジット・カード料金が一致するかどうかの決定に使用される経費の日付の差異。デフォルト値は1日です。

  • チップ料金の待機日数: タクシー移動料金が、対応するタクシー・チップ料金が自動発行用に選択されるまで待機する日数。デフォルト値は5日です。

業者を追加または削除する方法を次に示します:

  1. 「設定と保守」作業領域で、次の項目に移動します。

    • オファリング: 財務

    • 機能領域: 経費

    • タスク: 経費精算書監査参照タイプの管理

  2. 「経費精算書監査参照タイプの管理」ページで、「参照タイプ」フィールドに「ORA_EXM_MATCH_MERCHANT_NAME」と入力し、「検索」をクリックします。

  3. UberとLyftについては、すでに「会計一般参照タイプ」セクションに示されています。組織の要件に従って、さらに業者を追加できます

経費タイプのシノニムの管理

従業員が会話を使用して経費を作成すると、Expense Assistantは会話で提供された情報から経費タイプを予測します。Expense Assistantでは、設定で定義された経費タイプと事前構成されたシノニムを使用して、経費の経費タイプを決定します。すべてのビジネス・ユニットの経費タイプの完全なリストが、Expense Assistantに格納されます。ただし、ユーザーのビジネス・ユニットに適用可能な経費タイプのみが使用可能になります。すべての経費タイプとそのシノニムのリストは、「経費タイプのシノニム」セクションで参照できます。

リストには、経費タイプごとに既存のシノニムのセットが含まれています。従業員の会話エクスペリエンスを改善し、Expense Assistantからの追加の質問を減らすために、様々な経費タイプに対して一般的に使用される用語、つまりシノニムを追加できます。たとえば、このコンテキストでは、昼食、夕食などはすべて食事のシノニムです。同様に、新しい経費タイプを追加するときは、その経費タイプのシノニムを定義できます。

経費タイプのシノニムを追加する方法を次に示します:

  1. 「経費タイプのシノニム」セクションで、シノニムを追加する経費タイプをクリックします。

  2. 経費タイプのダイアログ・ボックスで、「編集」をクリックします。

  3. 「シノニム」テキスト領域で、新しいシノニムをカンマで区切って入力します。

  4. 「保存」をクリックします。

シノニムを追加した後、経費タイプおよびそのシノニムに対する更新をExpense Assistantで使用できるように、情報を同期する必要があります。「自動同期のオフ」オプションを使用すると、経費項目とシノニムの同期を構成できます。デフォルトでは、このオプションは「いいえ」に設定され、「経費精算書の自動発行」プロセスを次回実行するときに自動同期できます。

ノート:

「経費精算書の自動発行」プロセスをスケジュールしていない場合は、このプロセスを実行して、経費タイプとそのシノニムの情報をExpense Assistantと同期します。

経費ダイジェストの構成

経費ダイジェストは、ユーザーのEメールに配信される通知Eメールです。これにはすべての経費の概要が含まれ、情報が欠落している項目、コーポレート・カード請求金額に対する一致候補、未処理コーポレート・カード請求金額など、ユーザーの注意が必要な経費が強調表示されます。詳細は、「経費構成」の章の「経費ダイジェストの構成」のトピックを参照してください。

電子領収書処理の有効化

会社は、従業員が電子経費領収書をメール送信して経費を作成できるように選択できます。たとえば、従業員は、UberやLyftからの領収書などの電子領収書を、自分のEメールから指定されたEメールに転送できます。アプリケーションでは、その電子領収書の詳細を使用し、Expense Assistant用に構成された設定を使用して、経費項目を作成します。

「電子領収書設定」セクションのオプションを使用して、電子領収書の処理を構成します。セクションで使用できるオプションは次のとおりです:

オプション

説明

電子領収書処理の有効化

このオプションを使用して、電子領収書の処理を有効にします。デフォルトでは、このオプションは「いいえ」に設定されています。

転送Eメール

従業員が経費作成のために電子領収書を転送できる、アプリケーション生成のEメールが表示されます。このEメールを生成するには、「電子領収書処理使用可能」オプションを「はい」に設定し、「Eメール領収書から経費を作成」プロセスを実行します。

カスタム別名

従業員が経費作成のために電子領収書を転送できる宛先のカスタムEメールを指定します。カスタム別名の設定はオプションです。

カスタム別名を設定するステップの概要を次に示します:

  1. IT管理者と協力して、ユーザーが電子領収書を転送できる宛先のEメール・アドレスを作成します。expenses@vision.comなどのEメールを組織のドメインに作成できます。メール・システムに既存するアカウントは使用しないことをお薦めします。

  2. IT管理者と協力して、アウトバウンドEメールを処理するメッセージ転送エージェント(MTA)にサーバー側リダイレクトを設定します。新しく作成したEメール宛のEメール・メッセージはすべて、転送Eメールにルーティングされる必要があります。元のEメール・メッセージに記載されている従業員のEメール・アドレスは、送信者の識別に使用されるため、メッセージのルーティング時に保持される必要があります。

  3. 「自動発行および照合オプションの管理」ページの「電子領収書設定」セクションで、新しく作成したEメールを「カスタム別名」フィールドに入力します。

  4. 設定を確認するには、テスト電子領収書をカスタム別名に送信し、領収書が処理されるかどうかを確認します。

ノート:

カスタム別名Eメールを指定すると、従業員は経費を作成するためにカスタムEメールと転送Eメールの両方に電子領収書を送信できます。

通知Eメールの構成

Expense Assistantは、次の通知Eメールを従業員に送信します:

  • 電子領収書処理通知

  • 経費ダイジェストEメール

「電子領収書および経費ダイジェストに関する通知Eメール」セクションのオプションを使用して、通知Eメールを従業員に送信するEメール・アドレスを構成します。セクションで使用できるオプションは、次のとおりです:

オプション

説明

デフォルトEメール

通知Eメールを従業員に送信するデフォルトのEメールが表示されます。これは読取り専用フィールドで、デフォルト値はOracle Expenses <no-reply@oracle.com>です。

カスタム別名

通知EメールをデフォルトEメールから送信しない場合は、従業員が受信する通知Eメールの送信元のカスタムEメールを指定します。
ノート:

カスタム別名Eメールを指定すると、従業員はカスタムEメールからのみ通知Eメールを受信します。