トランザクション完了の管理の設定
トランザクション完了の管理を設定する前に、完了前のレビューを必須にするトランザクションと、使用するレビュー・プロセスのタイプを決定します。
次の3つのタイプのレビュー・プロセスを使用できます:
- 外部管理: 承認者は、指定されたすべてのトランザクションまたはマイナスの明細金額があるトランザクションをレビューします。
- ロールベース管理: トランザクションを入力するユーザーとトランザクションを承認するユーザーに対して、別々のロールを割り当てます。
- ユーザーベース管理: 簡易ルール構成スプレッドシートを使用して、レビュー対象のトランザクションを指定された承認者に割り当てます。
トランザクション完了の管理を設定するには、次のタスクを実行します:
- ロールおよび権限の割当て
- トランザクション・ソースの作成
- トランザクション・タイプの作成
- ユーザー定義ルールの作成
ロールおよび権限の割当て
実装ロール: トランザクション・ソース、トランザクション・タイプおよび簡易承認ルールを設定するには、次の権限を必要な実装者ジョブ・ロールに割り当てます:
- Set Up Receivables Batch Source AR_SET_UP_RECEIVABLES_BATCH_SOURCE_PRIV
承認ロール:
- ロールベースおよびユーザーベース管理: 売掛/未収金トランザクションの承認および強制承認を担当する承認者用のカスタム・ジョブ・ロールを作成します。 これらのカスタム・ジョブ・ロールに次の権限を割り当てます:
-
- Approve Receivables Transaction AR_APPROVE_RECEIVABLES_TRANSACTION_PRIV
- Force Approve Receivables Transaction AR_FORCE_APPROVE_RECEIVABLES_TRANSACTION_PRIV
- 外部管理: 指定された外部管理の承認者がAllowCompletionフラグをYに設定してトランザクションを完了するには、承認者にAR_MANAGE_TRANSACTION_CONTROL_REST権限が割り当てられている必要があります。
作成ロール: 売掛/未収金トランザクションの作成には、カスタム・ロールまたは事前定義済の「売掛管理マネージャ」ジョブ・ロール(ORA_AR_ACCOUNTS_RECEIVABLE_MANAGER_JOB)を引き続き使用できます。
トランザクション・ソースの作成
「トランザクション完了」フィールドを有効にして1つ以上のトランザクション・ソースを作成し、該当するトランザクションにこれらのトランザクション・ソースを割り当てます。
トランザクション完了を管理するためのトランザクション・ソースを設定するには:
- 「トランザクション・ソースの管理」ページにナビゲートします。
- プラス(+)アイコンをクリックして、「トランザクション・ソースの作成」ページを開きます。
- 「トランザクション・ソース・セット」フィールドで、参照データ・セットを選択します。
- 該当する場合は、「法的エンティティ」フィールドで法的エンティティを選択します。
- 「名前」および「摘要」フィールドに、トランザクションの完了を管理するためにこのトランザクション・ソースを識別する名前と摘要を入力します。
- 「タイプ」フィールドで、次を選択します:
- 手動: 手動で作成された請求書およびクレジット・メモ。
- インポート済: 「自動インボイスのインポート」プロセスを使用して作成した請求書およびクレジット・メモ。
- 「日付: 自」フィールドに、このトランザクション・ソースがアクティブになる日付を入力します。
- 「トランザクション完了」フィールドで、このトランザクション・ソースに割り当てられたトランザクションに対する管理のタイプを選択します:
- 外部管理
- ロールベース管理
- ユーザーベース管理
- 要件に従って、このトランザクション・ソースの残りの設定を完了します。
- 作業内容を保存します。
トランザクション・タイプの作成
「トランザクション完了の管理のレベル」フィールドが有効なトランザクション・タイプを1つ以上作成し、それらのトランザクション・タイプを、「トランザクション完了」が有効なトランザクション・ソースに割り当てられたトランザクションに割り当てます。
トランザクション完了の管理が有効なトランザクション・ソースをトランザクションに割り当てると、トランザクションの「トランザクション・タイプ」フィールドに、トランザクション完了の管理が有効なトランザクション・タイプおよび「無効」トランザクション・タイプのみが表示されます。
トランザクション完了を管理するためのトランザクション・タイプを設定するには:
- 「トランザクション・タイプの管理」ページにナビゲートします。
- プラス(+)アイコンをクリックして、「トランザクション・タイプの作成」ページを開きます。
- 「トランザクション・タイプ・セット」フィールドで、参照データ・セットを選択します。
- 該当する場合は、「法的エンティティ」フィールドで法的エンティティを選択します。
- 「名前」および「摘要」フィールドに、トランザクションの完了を管理するためにこのトランザクション・タイプを識別する名前と摘要を入力します。
- 「トランザクション区分」フィールドで、「請求書」または「クレジット・メモ」を選択します。
- 「トランザクション・ステータス」フィールドで、トランザクション・ステータスを選択します。
- 「日付: 自」フィールドに、このトランザクション・タイプがアクティブになる日付を入力します。
- このトランザクション・タイプを使用して、トランザクションのすべての請求書明細がプラス符号になっていることを確認する場合は、「作成符号」フィールドで、「プラス符号」を選択する必要があります。
- 「請求の生成」フィールドで、「はい」または「いいえ」を選択します。
- 「トランザクション完了の管理のレベル」フィールドで、トランザクション完了の管理に使用するオプションを選択します:
- すべて: このトランザクション・タイプが割り当てられたすべてのトランザクションを「未完了」として作成します。 このトランザクションには、指定された承認者によるレビューおよび完了が必要です。
- マイナス金額のある明細: トランザクションにマイナスの明細金額が含まれているのに、トランザクションにプラスの作成符号がある場合にのみ、このトランザクション・タイプが割り当てられたトランザクションを「未完了」として作成します。 このトランザクションには、明細金額の訂正および指定された承認者による完了が必要です。
- なし: トランザクション完了の管理がトランザクション・ソースで有効な場合でも、このトランザクション・タイプが割り当てられたすべてのトランザクションをレビューなしで「完了」として作成します。
- 手動トランザクションのみ: 年代順文書連番を使用し、「年代順文書連番で先日付なし」オプションを有効にする場合:
- トランザクションは「未完了」として作成され、承認者がレビューした後にのみ「完了」に設定されます。
- 文書連番日付に変更がある場合、更新済のトランザクション日および会計日に従って文書連番が生成されるように、承認者はトランザクションを完了する際にトランザクション日と会計日の両方を更新する必要があります。
- 要件に従って、このトランザクション・タイプの残りの設定を完了します。
- 作業内容を保存します。
この表は、トランザクションに割り当てられたトランザクション・ソースおよびトランザクション・タイプの設定に従って有効になるトランザクション完了の管理レベルを示しています。
| トランザクション・ソース: トランザクション完了 | トランザクション・タイプ: トランザクション完了の管理のレベル | トランザクション完了の管理 |
|---|---|---|
| 管理不要 | 任意の設定 | トランザクション完了レビューは必要ありません。 トランザクション・タイプの設定は無視されます。 |
|
すべて | すべてのトランザクションでレビューと承認が必要です。 |
|
マイナス金額のある明細 | マイナスの明細金額があるトランザクションのみ、レビューおよび承認が必要です。 |
| 任意の設定 | なし | トランザクション完了レビューは必要ありません。 トランザクション・ソースの設定は無視されます。 |
ユーザー定義ルールの作成
「売掛管理のユーザー定義ルールの管理」ページを使用して、「売掛/未収金トランザクション承認ルール」スプレッドシート・テンプレートをダウンロードします。 このテンプレートは、ユーザーベース管理およびロールベース管理が有効なトランザクション・ソースに使用します。
次のユーザー定義ルールを作成できます:
- ユーザーベース管理およびロールベース管理: 自動承認ルールを作成して、特定の金額以下のトランザクションをレビューなしで自動的に承認します。
- ユーザーベース管理のみ: ユーザー承認ルールを作成して、レビュー対象として指定されたトランザクションを指定された承認者に割り当てます。
トランザクション完了ルールとユーザー定義ルール:
- ロールベース管理: トランザクション・ソースを「トランザクション完了: ロールベース管理」として設定し、自動承認ルールを作成しなかった場合、このトランザクション・ソースに割り当てられているすべてのトランザクションが「承認待ち」に設定され、承認プロセスの実行が必要になります。
- ユーザーベース管理: トランザクション・ソースを「トランザクション完了: ユーザーベース管理」として設定する場合は、このトランザクション・ソースが割り当てられているすべてのトランザクションに対してユーザー承認ルールを設定する必要があります。 オプションで自動承認ルールを設定できます。
ユーザー定義ルールを作成するには:
- 「売掛管理のユーザー定義ルールの管理」ページにナビゲートします。
- 「ルール・テンプレート」セクションで、売掛/未収金トランザクション承認ルール・テンプレートの「ダウンロード」アイコンをクリックします。
- テンプレートをフォルダにダウンロードします。 テンプレートには、次の3つのタブ付きシートが含まれています:
- インストラクション・シート: インストラクション、サンプル・ルールおよびルール・ファイルの生成ボタンが含まれています。
- ロールベース承認ルール・シート: ロールベース管理を使用するトランザクション用の自動承認ルールを設定します。
- ユーザーベース承認ルール・シート: ユーザーベース管理を使用するトランザクション用の自動承認ルールおよびユーザー承認ルールを設定します。
- 自動承認ルールを作成するには:
- ユーザーベース承認ルール・シートまたはロールベース承認ルール・シートにナビゲートします。
- 「ルール摘要」フィールドに、「Transaction Auto Approval Rule」と入力します。
- 「承認ルーティング」フィールドで、「自動承認」を選択します。
- 「トランザクション金額」フィールドに、レビューから除外されるトランザクション金額の算式を入力します。
- 「トランザクション区分」フィールドで、「請求書」または「クレジット・メモ」を入力します。
たとえば、トランザクション区分が「請求書」のルール<=1000は、最大金額$1000までのすべての請求書がレビューなしで完了が承認されることを意味します。
自動承認ルールのパラメータ外のすべてのトランザクションは「承認待ち」に設定され、完了前にレビューおよび承認が必要です。
- ユーザー承認ルールを作成するには:
- ユーザーベース承認ルール・シートにナビゲートします。
- 「ルール摘要」フィールドに、「Transaction User Approval Rule」と入力します。
- 「承認ルーティング」フィールドで、「ユーザー」を選択します。
- 「ユーザー」フィールドに、指定する承認者の識別子を入力します。 たとえば、「User1」と入力します。
- 「トランザクション金額」フィールドに、指定された承認者によるレビューが必要となるトランザクション金額の算式を入力します。
- マイナスの明細金額を含めるインジケータ・フィールドで、「はい」または「いいえ」を選択します。
「はい」を選択した場合、承認者はマイナスの明細金額のあるトランザクションもレビューする必要があります。
- 「トランザクション区分」フィールドで、「請求書」または「クレジット・メモ」を入力します。
たとえば、トランザクション区分「請求書」のルール>1000は、金額が$1000を超えるすべての請求書は、完了の前にUser1によるレビューが必要であることを意味します。
- ルールの入力と保存が終了したら、「インストラクション」シートにナビゲートします。
- ルール・ファイルの生成ボタンをクリックします。
これによりルールが検証され、ルール・ファイルが.zip形式で生成されます。 .zipファイルは、ルール・テンプレートと同じフォルダに保存されます。
- 「売掛管理のユーザー定義ルールの管理」ページの「ルール・テンプレート」セクションで、売掛/未収金トランザクション承認ルール・テンプレートの「アップロード」アイコンをクリックします。
- 「ファイルのアップロード」ウィンドウで、「参照」ボタンをクリックして、生成した.zipルール・ファイルを検索して選択します。
- 「発行」ボタンをクリックして、ルール・ファイルをアップロードします。