ロールベースおよびユーザーベースのトランザクション完了の管理
ロールベースおよびユーザーベースのトランザクション完了管理を使用して、ユーザー定義ルールおよび承認者のロールおよび権限に従って、請求書およびクレジット・メモをレビューおよび承認の対象に指定します。
トランザクションの作成後、ロールベースおよびユーザーベース管理下のレビューが必要なトランザクションは次のように処理されます:
- ロールベースまたはユーザーベースの自動承認ルールがトランザクションに適用されると、トランザクションは自動承認されて「完了」に設定されるため、レビューは必要ありません。
- ロールベースまたはユーザーベースの自動承認ルールがトランザクションに適用されない場合、トランザクションは「未完了」に設定され、「承認待ち」ステータスが割り当てられます。
次のルールが承認待ちのトランザクションに適用されます:
- トランザクションの作成者は、レビュー待ちの承認待ちトランザクションを更新できません。
- トランザクションの作成者は、承認待ちの顧客に対して請求書を生成および送信できません。
- 未完了トランザクションとは異なり、承認待ちトランザクションには検証と会計配分があります。
- 承認後、トランザクションは完了し、会計処理の準備が整います。
- レビューおよび承認プロセスを通過したすべてのトランザクションについて監査履歴が取得されます。
承認待ちトランザクションのレビュー
「請求」作業領域の「トランザクション承認」情報タイルを使用して、承認待ちトランザクションをレビューします。 「トランザクション承認」情報タイルでは、承認待ちトランザクションのみが指定された承認者に公開されます:
- ロールベース承認者: AR_APPROVE_RECEIVABLES_TRANSACTION_PRIV権限を持つユーザーがアクセスできるすべてのビジネス・ユニットの承認待ちトランザクションがすべて公開されます。
- ユーザーベース承認者: ユーザー承認ルールで指定されたユーザーに割り当てられている承認待ちトランザクションがすべて公開されます。ノート: トランザクションがどのユーザー承認ルールとも一致しない場合、AR_FORCE_APPROVE_RECEIVABLES_TRANSACTION_PRIV権限を持つ指定された承認者がトランザクションをレビューおよび承認できます。
承認待ちトランザクションをレビューするには:
- 「請求」作業領域の「トランザクション承認」情報タイルにナビゲートします。
- 目的のトランザクション番号をクリックして、「トランザクションのレビュー」ページを開きます。
- 「トランザクションのレビュー」ページの表示は、承認者の権限によって異なります:
- 「承認」および「再処理」ボタン: AR_APPROVE_RECEIVABLES_TRANSACTION_PRIV権限を持つロールベースの承認者と、トランザクションを割り当てられたユーザーベースの承認者。
- 「強制承認」および「再処理」ボタン: 承認者にトランザクションが自動的に割り当てられていない場合、AR_FORCE_APPROVE_RECEIVABLES_TRANSACTION_PRIV権限を持つユーザーベースの承認者。
- 読取り専用: 承認権限のないユーザー。
- 売掛管理の標準要件および独自のビジネス要件に従って、トランザクションの完全性をレビューします。
- オプションで、トランザクション賦払をレビューします。
「処理」メニューから「賦払のレビュー」を選択し、「賦払のレビュー」ウィンドウを開きます。 このウィンドウには、各賦払の期日と当初金額、およびすべての賦払の合計が表示されます。
- レビュー後:
- 「承認」または「強制承認」をクリックしてトランザクションを承認し、「完了」に設定します。
- 「再処理」をクリックしてトランザクションを作成者に送信し、トランザクションを「未完了」に設定します。
- レビューに関するコメントを入力します。
レビュー・コメントはトランザクション監査証跡に保存されます。 トランザクション承認履歴は、「トランザクションのレビュー」ページの「監査証跡」タブで確認できます。
- 「完了」をクリックして、「トランザクションのレビュー」ページを閉じます。
承認待ちトランザクションの再処理
トランザクションの作成者は再処理のために戻された請求書またはクレジット・メモを「トランザクションのレビュー」ページでレビューします。
「トランザクションのレビュー」ページの「取下げ」ボタンを使用して、トランザクションを承認待ちステータスから取り下げます。 必要な訂正を加えた後、トランザクションを保存して再発行できます。
「取下げ」ボタンは、請求書またはクレジット・メモを手動で作成したユーザー、または「自動インボイスのインポート」プロセスを実行して請求書およびクレジット・メモを作成したユーザーに表示されます。
承認待ちトランザクションを別の期間にスイープ
期間クローズ中、「クローズ待ち」会計期間に「承認待ち」ステータスのトランザクションや無効なトランザクションがある場合、それらのトランザクションにより期間のクローズがブロックされます。 期間クローズ前にすべての承認待ちトランザクションをクローズできない場合は、残りのトランザクションを別の期間にスイープできます。
「補助元帳トランザクションを別の期間にスイープ」プロセスを使用して、承認待ちトランザクションのスイープを先日付の会計期間に含めます。 承認待ちトランザクションをスイープに含めるには、「承認待ちトランザクションのスイープ」パラメータを「はい」に設定します。