パフォーマンス文書アラート通知の送信

タスク期限の通知を送信するには、「パフォーマンス文書アラート通知の送信」スケジュール済プロセスを実行する必要があります。

このプロセスは、「ツール」→「スケジュール済プロセス」→「新規プロセスのスケジュール」から実行できます。

通知を毎日送信するようにプロセスを設定することをお薦めします。標準アラートとクリティカル・アラートの両方を送信するオプションを選択すると、次のスケジュールに従って就業者およびマネージャに通知が届きます。

標準アラートは、タスクの期日までの指定された標準アラート日数から、日次、週次などのプロセス・ジョブ・スケジュールに従って送信されます。
クリティカル・アラートは、指定されたクリティカル・アラート日数に従って開始され、タスクが完了するまでプロセス・ジョブ・スケジュールに従って送信されます。

たとえば、タスクの期日の14日前に標準アラートが送信されるように設定し、タスクの期日の7日前にクリティカル・アラートが送信されるように設定したとします。さらに、通知が毎日送信されるようにプロセス・スケジュールを設定します。標準アラートとクリティカル・アラートの両方に対して繰返しアラームを有効にすると、タスクの期日の14日前から7日前まで標準アラートが毎日送信されます。次に、タスクの期日前の7日間はクリティカル・アラートが毎日送信されて、タスクが完了するまで送信が続きます。標準アラートかクリティカル・アラートのどちらかのみに繰返しを設定すると、タスクの期日の指定日数前からタスクが完了するまで、プロセス・ジョブ・スケジュールに従って通知が送信されます。

通知は、各ロールのタスクが完了するか、パフォーマンス文書が完了すると停止します。たとえば、就業者が完了したタスクを送信すると、その就業者には通知が届かなくなります。しかし、完了していないタスクに関しては、タスクの期限後でも、通知をオフにしないと通知が継続します。通知をオフに切り替えるには、次のいずれかを実行する必要があります。

パフォーマンス・テンプレートのオプションの選択を解除し、テンプレートを保存します。
スケジュール済プロセスをオフにします。