20 Indexování dokumentů

Všechny stránky dokumentu sdílejí stejné hodnoty metadat, takže při indexování jedné stránky dokumentu se indexují všechny jeho stránky. V podokně dokumentů jsou dokumenty v dávce vizuálně rozděleny pruhem světlé barvy. V podokně dávek jsou dokumenty uvedeny pod svými dávkami. Pokud je vybraný klientský profil konfigurován pro indexování, pak se po výběru dokumentu v podokně dávek zobrazí v levém dolním podokně pole metadat. Úpravou velikosti písma polí metadat v dialogu Předvolby můžete zlepšit jejich čitelnost.

Pro zajištění standardního vstupu mohou pole metadat používat vstupní masky nebo vstupní formátování, seznamy voleb nebo vyhledávání materiálů.

Pokud je pro pole metadat použita vstupní maska nebo filtr, určuje, co lze do tohoto pole metadat zadat. Maska může například umožnit zadání čísel, ale nikoli abecedních znaků, nebo může zadání omezit na čtyři znaky. Pokud zadáte znak, který masce nevyhovuje, systém pípne a aplikace znak nepřijme. Pole metadat s názvem Číslo faktury může například používat vstupní masku, která zadání omezuje na 7místná čísla.

Pole metadat může využívat formát a zobrazovat položky jednotným způsobem. Při přechodu na jiné pole metadat se v případě potřeby změní zobrazení dat tak, aby odpovídalo formátu zobrazení. Zobrazení položky v poli s kalendářním datem se může například změnit na standardní formát kalendářního data. Uvědomte si, že hodnota metadat se nezmění.

Pole se seznamem voleb nabízí seznam hodnot, ze kterých můžete vybírat. Pokud to dovoluje nastavení klientského profilu, umožní seznam voleb hodnotu zadat namísto jejího výběru. Pole se seznamem voleb mohou být závislá, kdy výběr v jednom poli se seznamem voleb (nadřízeném) určuje volby zobrazené v závislém poli se seznamem voleb (podřízeném).

Co vše zde můžete provádět?

Indexovat dokumenty podle metadat

Postup indexování dokumentů podle metadat:

Vyberte dokument buď v podoknuDávky, nebo v libovolné stránce miniatury v podoknu Dokument.
Vlevo dole se zobrazí podokno metadat. Některá pole metadat již mohou obsahovat automaticky vyplněné údaje.
V poli Profil dokumentu vyberte profil dokumentu, jenž odpovídá typu dokumentu, který chcete indexovat.

Pokud například indexujete dokument zákaznické objednávky, vyberte profil dokumentu obsahující pole Číslo zákazníka, Jméno zákazníka a Metadata objednávky.
Vyplňte požadovaná pole metadat.
Opakováním kroků 1 až 3 proveďte indexování jednotlivých dokumentů v dávce.

Indexovat dokumenty podle hodnot vyhledávání materiálů

V podokně metadat umístěte kurzor do pole metadat, pro které je konfigurováno vyhledávání materiálů.

Tlačítko Vyhledání materiálu je aktivní, když provádíte hledání materiálů ve vybraném poli metadat.
Zadejte hodnotu, která se má shodovat. (Číselná pole často vyžadují přesné hodnoty.)

V určitých případech, pokud je to podporováno klientským profilem, bude možná stačit zadat pouze několik prvních znaků hodnoty, která se má shodovat. Můžete například zadat znaky Nov do pole metadat s názvem Společnost, budete-li chtít vyhledat záznamy, jejichž název v poli Společnost začíná znaky Nov. Při zadání částečných hodnot, pro které je k dispozici mnoho odpovídajících záznamů, však může zobrazení výsledků vyhledávání trvat dlouhou dobu.
Klikněte na tlačítko Vyhledávání materiálů.

Když je nalezeno více záznamů, zobrazí se dialogové okno Výsledky vyhledávání materiálů. V opačném případě (nalezen jediný záznam) se automaticky doplní hodnoty do jednoho nebo více polí bez zobrazení seznamu výsledků.
Vyberte odpovídající záznam ve výsledcích vyhledávání a kliknutím na tlačítko Vybrat vyplňte hodnoty z úložiště do polí metadat. (Záznam můžete rovněž vybrat tak, že na něj dvakrát kliknete.)