18 Import elektronických dokumentů

Pokud to dovoluje klientský profil, můžete importovat obrazové dokumenty, jako vícestránkové soubory TIFF, nebo neobrazové dokumenty, jako soubory aplikace Microsoft Word.

Při importu neobrazových dokumentů používá aplikace Content Capture nastavení profilu klientu a provede jeden z následujících kroků:
  • Převede soubor na vícestránkový obrazový dokument, jako by byl naskenován. V podokně dokumentu se pro každý obraz zobrazí miniatura. Můžete vybrat a upravit jednotlivé stránky (například je přesouvat nebo otáčet).
  • Importuje soubor a ponechá ho v nativním formátu. V podokně dokumentů se zobrazí miniatura pro každou stránku neobsahující obraz, a to až do maximálního počtu nastaveného v klientském profilu. Můžete indexovat dokument, ale nemůžete upravovat jeho stránky.
  • Zabrání importu souboru a zobrazí chybovou zprávu. Pokud vyberete k importu více neobrazových souborů a určíte, že má být vytvořen jeden dokument pro všechny importované soubory, aplikace Content Capture Client zobrazí chybovou zprávu informující, že výběr je neplatný.

Při každém importu určete způsob, jakým budou vytvořeny dokumenty v dávce, pokud je vybráno více souborů. To znamená vytvořit jeden dokument pro všechny importované soubory nebo pro každý importovaný soubor. Do jednoho dokumentu nelze importovat více neobrazových souborů.

Poznámka:

Můžete také nastavit automatické zachytávání elektronických dokumentů ze sledovaných složek souborů nebo e-mailového účtu. Informace naleznete v tématu Příprava agentu importu souborů.

Zde jsou uvedeny hlavní úkoly, které provedete při importu dokumentů do aplikace Content Capture Client:

  1. Příprava zdroje importu a nastavení importu

  2. Import dokumentů

Příprava zdroje importu a nastavení importu

Výběr importu jako zdroje digitalizace:

  1. V podokně dávek klikněte na pravou stranu tlačítka Nastavení/zdroj digitalizace, vyberte příkaz Zdroj importu a poté kliknutím na tlačítko Zachytit spusťte import souborů.
  2. V poli Import adresáře určete umístění, ve kterém budou soubory vybrány k importu.
  3. Chcete-li importovat soubory určitého typu, vyberte typ v poli Typ souboru.
  4. V poli Nastavení otočení vyberte úhel otočení (0, 90, 180 nebo 270). Klient Capture otočí obrazy při importu stanoveným způsobem.
  5. Zaškrtněte políčko Odstranit zdrojové soubory po importu, pokud chcete po úspěšném importu odstranit obrazy z adresáře pro import.
  6. Kliknutím na tlačítko OK uložte nastavení.

Import dokumentů

Můžete importovat obrazové soubory (jako jsou vícestránkové soubory TIFF) nebo neobrazové soubory (jako jsou soubory aplikace Microsoft Word nebo soubory ve formátu PDF) do aplikace Content Capture. Při importu neobrazových souborů vybraný profil klientu určuje, zda mají být soubory převedeny do obrazového formátu, zda mají být importovány ve svém nativním formátu nebo zda má být jejich importu zabráněno.

Zkontrolujte, zda je v aplikaci Content Capture Client vybrán požadovaný profil klientu.
Postup importu dokumentů:
  1. Podle potřeby proveďte jeden z následujících kroků:
    1. V případě nutnosti klikněte v aplikaci Content Capture Client na pravou stranu Nastavení digitalizace / Zachytit zdroj, výběrem volby Zdroj importu vyberte import místo skenování a poté klikněte na ikonu Zachytávání.
    2. V obchodní aplikaci klikněte na položku Importovat na stránce obchodního záznamu.
  2. V dialogovém okně Import určete způsob vytváření dokumentů (jeden dokument z více souborů nebo jeden dokument na soubor) a klikněte na tlačítko OK.
  3. V dialogovém okně Vybrat soubory k importu vyberte jeden nebo více souborů k importu a klikněte na tlačítko OK.

    V podokně dávek bude vybrána nová dávka obsahující importované soubory.

  4. Podle potřeby dokumenty zkontrolujte, upravte a indexujte. Pole metadat mohou již obsahovat hodnoty.
  5. Chcete-li zachytit více dávek, klikněte na ikonu Zachytávání v podokně dávek.
  6. Uvolněte dávky výběrem jedné nebo více dávek v podokně dávek a kliknutím na ikonu Uvolnit dávku.