Skupiny vám pomohou komunikovat a sladit práci s několika lidmi najednou.
Rychlé seznámení se skupinami (jen v angličtině).
Skupinu lze přidat do konverzace, takže můžete rychle začít spolupracovat s několika lidmi najednou. Nebo můžete skupinu přidat jako člena ke složce a rychle tak sdílet její obsah s ostatními. Typy obsahu lze také sdílet v rámci skupin, stejným způsobem jako jsou sdíleny s jednotlivci. Jediné, co nelze se skupinou sdílet, jsou kolekce a veřejné nebo členské odkazy.
Můžete vytvářet vlastní skupiny nebo za vás skupiny pro vaši organizaci vytvoří správce služby.
Zde uvádíme některé tipy, které mějte na paměti při vytváření a používání skupin:
- Neduplikujte skupiny. Použijte volbu Najít veřejné skupiny v nabídce Skupina a ověřte si, zda již neexistuje nějaká skupina, která by se pro váš zamýšlený účel hodila.
- Používejte smysluplný název. Akronymy nebo zkratky nepoužívejte jako názvy skupin. Názvy musí mít smysl, aby lidé chápali jejich účel.
- Zvolte správné řízení úrovně soukromí v rámci skupiny. Můžete určit, kdo může skupinu nalézt a používat, a také to, zda uživatelé mohou přidat sami sebe do skupiny. Vytvořit lze následující typy skupin:
- Veřejná skupina – veřejnou skupinu vidí všichni a uživatelé mohou do skupiny přidat sami sebe. Tento typ skupiny je třeba používat jen zřídka. Dejme tomu, že spouštíte ostrý provoz nějakého projektu a chcete shromáždit ohlasy od všech lidí, kteří jej použili. Skupinu pro daný projekt můžete otevřít všem lidem a umožnit jim tak, aby se do ní přidali sami a mohli zanechat svou zpětnou vazbu k danému projektu.
- Soukromá skupina – soukromou skupinu vidí všichni, ale uživatelé do ní nemohou přidat sami sebe. To se může hodit, když chcete skupinu omezit na určitou podmnožinu uživatelů. Lidé mohou zjistit, že skupina existuje a používat ji k sdílení informací s jejími členy. Můžete například vytvořit skupinu pro oddělení techniků. Pokud někdo chcete s tímto oddělením spolupracovat nebo s ním sdílet informace, může tuto skupinu přidat mezi členy konverzace nebo složky.
- Uzavřená skupina – tento typ skupiny vám dává nejvyšší možnou kontrolu členství v ní. Nikdo skupinu neuvidí, pokud není již členem, a nikdo nemůže sám sebe do skupiny přidat. Dejme tomu, že potřebujete, aby se malá skupina lidí zúčastnila diskuze o blížící se akvizici nebo novém projektu. Nikdo jiný v organizaci o těchto aktivitách vědět nepotřebuje, takže když vytvoříte skupinu omezenou na určité uživatele, můžete ovládat, kdo její informace uvidí.
- Skupinu jako prvek můžete přidat k libovolné položce. Jestliže někoho přidáte do skupiny nebo z ní uživatele odeberete, budou tito uživatelé přidáni nebo odebráni do/z položky. Pokud byl jednotlivec přidán jako jednotlivec, nikoli jako součást skupiny, zůstane členem, dokud ho jako jednotlivce neodeberete.
- Když přidáte skupinu jako člena položky, která vyžaduje přítomnost určité uživatelské role, budou mít k položce přístup jen uživatelé s touto rolí. Když například přidáte do skupiny uživatele s rolí Standardní uživatel a poté tuto skupinu přidáte jako člena úložiště, nebude mít standardní uživatel přístup do úložiště, protože přístup do úložiště vyžaduje roli Podnikový uživatel.
- Když odstraníte skupinu, bude uživatelům z této skupiny odebrán přístup k libovolné sdílené složce, typu obsahu nebo konverzace zařazené do skupiny.
- Skupiny můžete používat na mobilním zařízení i v aplikaci na počítači, pro správu skupin však vždy budete používat rozhraní ve webovém prohlížeči.
Chcete-li skupinu použít, vyberte ji stejným způsobem jako osobu, se kterou chcete něco sdílet. Například při sdílení složky nebo konverzace zapište název skupiny v dialogu Členové. Zvolte oprávnění (Zobrazit, Přispěvatel atd.) pro všechny jednotlivce ve skupině a poté přidejte skupinu jako člena ke složce nebo konverzaci.