Přehled sdílení

Možná bude potřebné spolupracovat s dalšími osobami a sdílet informace, ale chcete mít jistotu, že přístup k daným informacím budou mít pouze správné osoby. Typ používaného sdílení závisí na tom, co chcete sdílet:

  • Soubory: Můžete vytvořit odkaz a někomu ho odeslat nebo ho použít v okamžité zprávě, dokumentu nebo jiné aplikaci. Odeslání odkazu se hodí, když potřebujete dát lidem přístup ke specifickým souborům dle aktuálních potřeb. Odkaz představuje jediný způsob, jakým se příjemce může dostat k souboru. K dispozici jsou veřejné a členské odkazy, jak je popsáno níže.
  • Složky: můžete odeslat odkaz na složku, nebo můžete přidat jednotlivce či skupiny jako členy ke složce. Když přidáte členy ke složce, mají tyto osoby a skupiny přístup k veškerému obsahu složky. To může být užitečné, pokud třeba pracujete na rozsáhlém projektu a uživatelé musejí mít neustálý přístup k informacím.

Pokud sdílíte složky s ostatními a udělíte jim oprávnění přidávat obsah do složky, tento obsah se započítá do kvóty. Pokud například vaše složka obsahuje 500 MB souborů a po nasdílení přidají ostatní uživatelé soubory o velikosti 300 MB, do kvóty se započte celkem 800 MB.

Máte-li přístup k více než 100 složkám (ať již vámi vlastněných, nebo s vámi sdílených), nebudou výsledky vyhledávání kompletní, protože vyhledávání je omezeno na 100 složek.

Správce služby je pověřen spravováním služby Oracle Content Management pro vaši organizaci. Je to on, kdo nastavuje velikost úložného prostoru, který můžete využít. Pokud potřebujete více úložného prostoru, než aktuálně máte, kontaktujte správce služby.

Můžete rozhodnout, co budou moci jiné osoby provádět s vaším sdíleným obsahem tím, že jim přiřadíte role. Při přidávání členů do složek určíte jejich roli v příslušné složce. Můžete povolit pouze zobrazení dokumentů nebo rozhodnout, že jiné osoby budou moci dokumenty upravovat a odesílat jejich nové verze. K dispozici jsou tyto role:
  • Divák: Diváci mohou zobrazovat soubory a složky, ale nemohou nic měnit.
  • Stahující: Stahující mohou navíc stahovat soubory a ukládat je do počítače.
  • Přispěvatel: Přispěvatel může měnit, aktualizovat, odesílat a odstraňovat soubory.
  • Manažer: Manažeři mají veškerá oprávnění ostatních rolí a mohou přidávat nebo odebírat ostatní ze skupiny členů.

Poznámka:

Pokud váš správce systému aktivoval integraci Microsoft Office Online, uživatelé s oprávněním k prohlížení mohou pouze zobrazit náhled souboru ve webovém klientu, uživatelé s oprávněním ke stahování mohou soubor rovněž zobrazit ve službě Microsoft Office Online a přispěvatelé a správci mohou soubor ve službě Microsoft Office Online i upravovat.

Existuje také role vlastníka se všemi oprávněními pro provádění správy složky včetně jejího odstranění.

Přispěvatelé a Manažeři mohou odstraňovat obsah a podsložky. Pokud byla odstraněna sdílená složka, objeví se ve složce Koš osoby, která položku vlastní, a osoby, která položku odstranila.

Při spolupráci s partnery a externími dodavateli můžete poskytovat zabezpečené veřejné odkazy na soubory, aby k nim mohli přistupovat všichni se správnou úrovní přístupu. Ke zvýšení bezpečnosti můžete pro odkazy nastavit také přístupové kódy a data vypršení platnosti. Můžete rovněž zachovat dohled monitorováním, kdo a kdy přistupoval k jednotlivým sdíleným souborům.

Rychlé seznámení se sdílením (jen v angličtině).

Veřejné odkazy

Veřejný odkaz zajišťuje přístup k danému konkrétnímu souboru nebo složce a k žádným jiným.

Správce služby může zakázat používání veřejných odkazů a určovat, kdo bude mít k těmto odkazům přístup (všichni, nebo jen registrovaní uživatelé).

Při vytváření veřejného odkazu mu přiřazujete název, takže poté můžete sledovat, zda odkaz někdo použil. Můžete také přidat zprávu s odkazem a nastavit oprávnění odkazu. Tím stanovíte akce, které příjemce odkazu bude moci provádět. V předvolbách přístupných ve webovém prohlížeči můžete upravit maximální roli, která se použije pro veřejné odkazy. Správce služby mohl také omezit role povolené pro veřejné odkazy. Role se shodují s rolemi pro přidávání členů do složek (čtenář, stahující nebo přispěvatel).

Při vytvoření veřejného odkazu můžete zvolit, pokud to správce povolil, odeslání odkazu pro Kdokoli, což znamená, že ho pošlete i uživatelům, kteří účet ve službě Oracle Content Management nemají. Nebo můžete počet příjemců omezit na možnost Všichni registrovaní uživatelé, tedy osoby mající účet.

Dále můžete nastavit nepovinné datum konce platnosti, po jehož uplynutí přestane odkaz fungovat, a přístupový kód. Přístupové kódy pro veřejný odkaz se podobají heslům. Když nastavíte přístupový kód, musí ho osoba, která odkaz dostane, zadat předtím, než odkaz může otevřít. To vám pomůže přidat další vrstvu ochrany k libovolnému odeslanému veřejnému odkazu. Přístupový kód musíte zaslat osobě, která odkaz dostane, aby ho mohla otevřít. Jinak příjemci nezískají přístup k obsahu asociovanému s odkazem.

Členské odkazy

Tento typ odkazu vyžaduje, aby osoba byla členem složky, a vyžaduje přihlášení k účtu služby Oracle Content Management, jinak není možné odkaz použít. Když použijete členský odkaz, můžete zapnout volbu Online přístup, která příjemci povolí zobrazit soubor nebo složku. Při sdílení souboru můžete také použít odkaz typu Přímé stažení. Příjemce si tak může soubor stáhnout, aniž by ho zobrazil.