Grupper kan hjælpe dig med at kommunikere og koordinere med flere personer ad gangen.
Få en rundvisning i grupper (kun på engelsk).
En gruppe kan føjes til en samtale, så du hurtigt kan starte et samarbejde med flere personer. Eller du kan tilføje en gruppe som medlem af en mappe, så du hurtigt kan dele indholdet af denne mappe med andre. Indholdstyper kan også deles med grupper på samme måde, som de kan deles med enkeltpersoner. De eneste ting, som du ikke kan dele med en gruppe, er samlinger, offentlige links og medlemslinks.
Du kan oprette dine egne grupper, eller din tjenesteadministrator kan allerede have oprettet grupper for din organisation.
Her er nogle tip, som du bør tænke over, når du opretter og bruger grupper:
- Undlad at dublere grupper. Brug valget Find offentlige grupper i menuen Gruppe til at se, om der allerede findes en gruppe, som er velegnet til dit formål.
- Brug et sigende navn. Brug ikke akronymer eller forkortelser i dit gruppenavn. Gør det sigende, så folk kan se formålet med gruppen.
- Vælg den rigtige kontrol af personlige oplysninger for din gruppe. Du kan styre, hvem der kan finde eller bruge gruppen, og om andre må føje sig selv til gruppen. Du kan oprette følgende gruppetyper:
- Offentlig gruppe - En offentlig gruppe er synlig for alle, og alle kan føje sig selv til gruppen. Du bør bruge denne gruppe med omtanke. Du kan for eksempel have en udrulning af et projekt, og du ønsker at indsamle feedback fra alle, der har brugt projektet. Du kan åbne en gruppe op for alle og lade brugerne tilføje sig selv, så de kan tilføje feedback om det konkrete projekt.
- Privat gruppe - En privat gruppe er synlig for alle, men ingen kan føje sig selv til gruppen. Det kan være nyttigt, hvis du vil begrænse en gruppe til et undersæt af personer. Brugerne kan se, at gruppen findes, og bruge gruppen til at dele oplysninger med disse brugere. Du kan for eksempel oprette en gruppe til den tekniske afdeling. Alle, der skal samarbejde eller dele noget med denne afdeling, kan tilføje denne gruppe som medlem af en samtale eller mappe.
- Lukket gruppe - Denne gruppetype giver dig den størst mulige kontrol over medlemskab. Ingen kan se gruppen, medmindre de allerede er medlem, og ingen kan føje sig selv til gruppen. Det kan for eksempel være, at en mindre gruppe af personer skal diskutere en forestående nyanskaffelse eller et projekt. Ingen andre i organisationen behøver at vide noget om dette, så du kan bestemme, hvem der må se oplysningerne, ved at oprette en eksklusiv gruppe af medlemmer.
- Du kan føje en gruppe til et hvilket som helst element som et medlem. Hvis du føjer nogen til en gruppe eller fjerner nogen fra en gruppe, bliver de føjet til eller fjernet fra elementet. Hvis en person er tilføjet som enkeltperson, men ikke som en del af en gruppe, forbliver personen medlem, indtil vedkommende fjernes som enkeltperson.
- Hvis du føjer en gruppe til et element som medlem, og elementet kræver en bestemt rolle, kan kun brugere med den pågældende rolle få adgang til elementet. Hvis du for eksempel føjer en bruger med rollen Standardbruger til en gruppe og derefter føjer den pågældende gruppe til en informationsbase som medlem, har standardbrugeren ikke adgang til informationsbasen, fordi det kræver rollen Virksomhedsbruger at få adgang til informationsbaser.
- Hvis en gruppe slettes, fjernes adgangen til enhver delt mappe, indholdstype eller samtale fra personerne i gruppen.
- Du kan bruge grupper på din mobilenhed og sammen med desktop-appen, mens du kan håndtere grupper i webbrowserens grænseflade.
Hvis du vil bruge en gruppe, skal du blot vælge den på samme måde, som du vælger en person at dele med. Når du for eksempel deler en mappe eller samtale, skal du skrive navnet på en gruppe i dialogboksen Medlemmer. Vælg tilladelserne (Vis, Bidragyder med mere) for enkeltpersonerne i gruppen, og tilføj derefter gruppen som medlem af mappen eller samtalen.