Bruge metadata

Metadata bruges til hurtigt at kategorisere dine filer og mapper med yderligere beskrivelser.

Din tjenesteadministrator kan have oprettet metadata, der er specifikke for din organisation. Det kan for eksempel være, at du har brug for at holde styr på, når et element er godkendt af andre personer, og hvem der har godkendt det. Der kan oprettes metadata med navnet "Dokumentgodkendelse", der indeholder felter som for eksempel filtype, hvem der har oprettet filen, hvem der har godkendt den, og hvornår den blev godkendt.

Du kan derefter flytte alle filer, der er godkendt, til en mappe og anvende metadataene på mappen. Alle filerne i mappen bliver identificeret som godkendt. Du kan redigere metadata for de forskellige filer for at vise deres godkendelsesdato, hvem der godkendte dem og andre relevante detaljer.

Personer med ressourcerollen Ejer, Manager eller Bidragyder kan anvende metadata på filer og mapper. Personer med ressourcerollen Læser eller Downloader kan få vist alle metadata, der er indstillet.

Der oprettes automatisk metadata for elementer, der er gemt som digitale aktiver. Kun serviceadministratorer kan oprette yderligere metadata. Samarbejd med administratoren om at udvikle de metadata, som du har brug for.

Sådan kommer du i gang med at bruge metadata:

Vælg den fil eller mappe, som du vil føje metadata til, og klik på for at åbne sidepanelet.
Vælg Tags og metadata i rudens rullemenu.
Klik på for at åbne en liste over tilgængelige metadata.
Vælg navnet på de metadata, som du vil bruge, og klik derefter på Gem.
De felter, der blev oprettet til metadataene, vises i sidepanelet. Indtast oplysningerne efter behov. Husk på, at hvis dette er metadata til en mappe, bliver alle de indtastede oplysninger anvendt på alle filerne i mappen.
Følgende begrænsninger gælder for de feltværdier, som brugerne kan indtaste:
- Tekst: Maksimalt 1.000 tegn. Må ikke indeholde # * & | ? < > ^ ; { } ( ) ' = + \
- Tal: Maksimalt 15 tegn. Skal være et helt tal uden decimaler.
Klik på Gem, når du er færdig.