Anhänge hinzufügen

Anhänge enthalten Dateien, die an die Gesamtabstimmung, Kommentare oder Transaktionen für die Abstimmung angehängt sind.

Das Menü "Anhänge" ist für die Rolle "Ersteller" reserviert. Nur der Ersteller kann das Menü "Anhänge" verwenden. Der aktuelle Ersteller, der an der Abstimmung mit dem Status Offen (bei Ersteller) arbeitet, hat vollständigen Zugriff zum Hinzufügen oder Löschen von Anhängen im Menü "Anhänge", unabhängig davon, ob er sie hinzugefügt hat oder nicht.

Ersteller können unter "Zusammenfassung" im Abschnitt "Anhänge" der Gesamtabstimmung, den Abstimmungskommentaren oder Transaktionen Anhänge hinzufügen. Prüfer und Kommentatoren können Anhänge nur ihren eigenen Kommentaren hinzufügen.

Sie können:

Anzeigen, wer die Anlagen hinzugefügt hat und an welchem Datum und zu welcher Uhrzeit sie hinzugefügt wurden.
Eine Anlage zu einer Abstimmung in die nächste Periode übertragen, in der die Abstimmung erstellt wird.
Die Beschreibung einer Anlage bis zum Abschluss des Workflows zur Abstimmung bearbeiten.
Die Liste der Transaktionsanhänge einblenden und als erweiterte Standardansicht festlegen.
Mehreren Abstimmungen gleichzeitig einen Anhang hinzufügen.
Mehrere Anhänge per Drag-and-Drop im Dialogfeld Anhänge hinzufügen hinzufügen. Sie können außerdem mehr als einen Anhang per Drag-and-Drop hinzufügen und diese Anhänge dann gleichzeitig hochladen.

Berechtigungen basieren auf Rollen und Status

Nachfolgend finden Sie eine Tabelle mit Aufgaben, die Sie basierend auf dem Abstimmungsstatus und Ihrer Rolle ausführen können:

Tabelle 6-3 Anhänge

Rolle	Status: Offen (bei Ersteller)	Status: Offen (bei Prüfer)	Status: Geschlossen
Ersteller	Der Ersteller kann Anhänge hinzufügen oder löschen, unabhängig davon, ob er den Anhang hinzugefügt hat oder nicht.	Kann Anhänge anzeigen	Kann Anhänge anzeigen
Prüfer	Kann Anhänge anzeigen	Kann Anhänge anzeigen	Kann Anhänge anzeigen
Kommentator	Kann Anhänge anzeigen	Kann Anhänge anzeigen	Kann Anhänge anzeigen
Administrator	Kann Anhänge anzeigen	Kann Anhänge anzeigen	Kann Anhänge anzeigen
Poweruser	Kann Anhänge anzeigen	Kann Anhänge anzeigen	Kann Anhänge anzeigen

Externe Dokumente oder Webseitenlinks hinzufügen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um dem Abschnitt "Anhänge" ein externes Dokument oder einen Link zu einer Webseite hinzuzufügen:

Klicken Sie unter Home auf Abstimmungen, wählen Sie die zu bearbeitende Abstimmung aus, und öffnen Sie sie.
Klicken Sie im Dialogfeld Abstimmungsübersicht rechts auf die Registerkarte Anhänge (Büroklammernsymbol). Die Liste "Anhänge" wird angezeigt.
Klicken Sie auf das Symbol Anhang oder Dateilink.
- Wählen Sie für Anhänge Datei auswählen aus, um die Datei auszuwählen und anzuhängen, und klicken Sie auf OK.
  - Geben Sie anschließend einen beschreibenden Namen ein.
  - Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Übertrag, wenn Sie möchten, dass dieser Anhang für die nächste Periode in diese Abstimmung eingeschlossen wird.
- Geben Sie für Links die URL ein (z.B. Oracle, http://www.oracle.com). Geben Sie anschließend den URL-Namen ein, und klicken Sie auf OK.
  - Geben Sie anschließend einen beschreibenden Namen ein.
  - Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Übertrag, wenn Sie möchten, dass dieser Anhang für die nächste Periode in diese Abstimmung eingeschlossen wird.
Wenn Sie Übertrag ausgewählt haben, wird Ihnen neben dem Dateianhang oder dem Weblink ein Übertragssymbol angezeigt.

Hinweis:
Die Option zum Hochladen einer Datei als Anhang wird nur dann angezeigt, wenn die Option Dateiupload verhindern nicht für das Format ausgewählt wurde, das mit dieser Abstimmung verknüpft ist.

Hinweis:

Sobald ein Ersteller einen Link hinzugefügt hat, öffnet ein Benutzer, der auf den Link klickt, diesen basierend auf den Browsereinstellungen des Benutzers.

Anhänge bearbeiten oder löschen

Sie können Anhänge bearbeiten oder löschen, indem Sie die Aktion "Bearbeiten" oder "Löschen" auf der rechten Seite aufrufen.

Im Dialogfeld "Anhang bearbeiten" können Sie den Namen bearbeiten und auch das Kontrollkästchen "Übertrag" ändern.

Hinweis:

Sie können die Namensbeschreibung bis zum Abschluss des Workflows für die Abstimmung bearbeiten.

Anhänge übertragen

Es kann vorkommen, dass Sie möchten, dass eine Anlage zu einer Abstimmung in eine zukünftige Periode für diese Abstimmung übertragen wird. Sie können das Kontrollkästchen "Übertrag" im Dialogfeld "Anhänge hinzufügen" oder im Dialogfeld "Anhänge bearbeiten" verwenden, um anzugeben, dass dieselbe Anlage bei der Erstellung für die nächste Periode in die Abstimmung eingeschlossen wird.

Alle Transaktionsanhänge einblenden

Sie können auf das Symbol "Alle einblenden" neben Transaktionsanhängen klicken, um eine vollständige Liste der Transaktionsanhänge anzuzeigen. Bei dem Symbol handelt es sich entweder um "Alle einblenden" oder "Alle ausblenden". Die Einstellung ist standardmäßig auf die zuletzt in einer Session verwendete Einstellung festgelegt.

Hierbei handelt es sich um ein Beispiel der eingeblendeten Liste.
Zum Anzeigen der vollständigen Liste eingeblendete Transaktionsanhänge

Mehreren Abstimmungen oder Transaktionen gleichzeitig eine Datei oder URL hinzufügen

So fügen Sie mehreren Abstimmungen oder Transaktionen gleichzeitig eine Referenzdatei oder URL hinzu:

Klicken Sie unter "Home" auf Abstimmungen oder Transaktionen.
Sie können eine Mehrfachauswahl der Abstimmungen oder Transaktionen treffen (heben Sie entweder mehrere Zeilen hervor, oder wählen Sie mit der Taste UMSCHALT mehrere Zeilen aus) und dann auf Aktionen, Referenz hinzufügen und Datei oder URL klicken.

Mehrere Anhänge per Drag-and-Drop hinzufügen

Sie können auch mehrere Anhänge mit der im Dialogfeld Anhänge hinzufügen verfügbaren Drag-and-Drop-Funktion hinzufügen. Sie können den Anhang bei Bedarf im Feld Name umbenennen. Wenn Sie mehrere Anhänge per Drag-and-Drop einfügen, können Sie sie gleichzeitig hochladen.

Hinweis:

Sie müssen auf das Dialogfeld Anhänge hinzufügen zugreifen, um Anhänge ordnungsgemäß per Drag-and-Drop verschieben zu können. Beim Verschieben per Drag-and-Drop aus der Übersicht kann es zu Problemen kommen.

Hinweis:

Die Option zum Hochladen einer Datei als Anhang wird nur dann angezeigt, wenn die Option Dateiupload verhindern nicht für das Format ausgewählt wurde, das mit dieser Abstimmung verknüpft ist.

Größenüberlegungen für den Abgleich und Kommentaranhänge

Beachten Sie, dass der größte Teil des Kundenspeichers durch Abstimmungs- und Kommentaranhänge belegt wird. Hier sind einige hilfreiche Tipps zur Verwaltung der Anlagengröße.

Kunden können Oracle Cloud Object Storage abonnieren und können nach dem Erstellen einer Speichergruppe Account Reconciliation so konfigurieren, dass Anhänge in Object Storage gespeichert werden. Dadurch wird die Größe der Account Reconciliation-Datenbank erheblich verringert. Informationen hierzu finden Sie unter Oracle Cloud Object Storage zum Speichern von Anhängen verwenden in der Dokumentation Account Reconciliation einrichten und konfigurieren.
Kunden können ihre Anhänge in einem eigenen Dokument-Repository speichern und über die Abstimmung darauf verlinken. Das Hinzufügen eines Links ist einfacher als das Hochladen eines Dateianhangs und reduziert den Speicherplatz drastisch.
Kunden können auch alte Perioden archivieren, indem Sie entweder den Speicher entlasten oder einen Archivservice verwenden.
Kunden müssen den Inhalt ihrer größeren Anhänge prüfen, um sicherzustellen, dass Benutzer die Daten effizient hochladen. Beispiel: Word-Dokumente, die hochwertige Screenshots enthalten, sind sehr speicherintensiv.