Transaktionen manuell hinzufügen

Abstimmungen verfügen über Registerkarten, damit Ersteller Transaktionen eingeben können.

Beispiel: Ersteller könnten Anpassungen am Quellsystem zur Abstimmung mit dem Untersystem eingeben.

Alle Transaktionen weisen "Transaktionscode" und "Eröffnungsdatum" als erforderliche Felder auf. Das Feld "Eröffnungsdatum" gibt das Datum an, an dem die Transaktion im Quellsystem eröffnet wurde oder eröffnet hätte werden sollen. Je nach Abstimmungsformat können auch weitere Felder erforderlich sein.

Hinweis:

Die Option zum Hochladen einer Datei als Anhang oder Kommentar wird nur dann angezeigt, wenn die Option Dateiupload verhindern nicht für das Format ausgewählt wurde, das mit der Abstimmung verknüpft ist. Doch selbst wenn diese Option für das Format ausgewählt wurde, können Sie eine Datei als Link anhängen.

So fügen Sie Transaktionen manuell hinzu:

  1. Wählen Sie eine Abstimmung mit dem Status Offen (bei Ersteller) aus, für die Sie der Ersteller sind.
  2. Wählen Sie Aktionen, Öffnen aus.
  3. Wählen Sie eine Transaktionsregisterkarte aus.
  4. Klicken Sie auf ( + (Neu)), und fügen Sie Folgendes hinzu:

    Attribute, wie z.B. Transaktionscode, Eröffnungsdatum, Abschlussdatum, werden entsprechend der Formatkonfiguration angezeigt. Ein obligatorisches Attribut ist mit einem Sternchen gekennzeichnet.

    Die Abschnitte "Transaktionsdetails" und "Aktionsplan" verfügen über Rollen und Zugriffsrechte. Alle Rollen verfügen über Berechtigungen zum Anzeigen, sofern nichts anderes angegeben ist.

    Zugriffsrechte:

    • Textfeld:

      • Rollen, bei deren Konfiguration die Option Nicht anzeigen angegeben wurde, wird dieses Attribut im Dialogfeld Abstimmung bzw. Aufgabenaktionen oder in Dashboards, Listenansichten bzw. Berichten nicht angezeigt.

      • Rollen, bei deren Konfiguration die Option Bearbeitung zulässig angegeben wurde, können Werte für das Attribut hinzufügen, ändern und entfernen, unterliegen jedoch den Bearbeitungsregeln.

      • Bei Rollen, bei deren Konfiguration die Option Erforderlich angegeben wurde, muss ein Wert für das Attribut angegeben werden. Die Option "Erforderlich" ist für Ersteller und Prüfer verfügbar. Bevor ein Wert eingegeben wird, können Ersteller keine Weiterleitungen und Genehmiger keine Genehmigungen vornehmen.

    • Registerkarten für Felder mit mehrzeiligem Text:

      • Registerkarte "Textfeld":

        • Rollen, bei deren Konfiguration die Option Nicht anzeigen angegeben wurde, wird dieses Attribut im Dialogfeld Abstimmung bzw. Aufgabenaktionen oder in Dashboards, Listenansichten bzw. Berichten nicht angezeigt.

        • Rollen, bei deren Konfiguration die Option Bearbeitung zulässig angegeben wurde, können Werte für das Attribut hinzufügen, ändern und entfernen, unterliegen jedoch den Bearbeitungsregeln.

        • Bei Rollen, bei deren Konfiguration die Option Erforderlich angegeben wurde, muss ein Wert für das Attribut angegeben werden. Die Option "Erforderlich" ist für Ersteller und Prüfer verfügbar. Bevor ein Wert eingegeben wird, können Ersteller keine Weiterleitungen und Genehmiger keine Genehmigungen vornehmen.

      • Registerkarte "Anhänge":

        • Rollen, bei deren Konfiguration die Option Nicht anzeigen angegeben wurde, wird dieses Attribut im Dialogfeld Abstimmung bzw. Aufgabenaktionen oder in Dashboards, Listenansichten bzw. Berichten nicht angezeigt.

        • Rollen, bei deren Konfiguration die Option Hinzufügen und entfernen angegeben wurde, können Dateien hinzufügen und selbst hinzugefügte Dateien entfernen, unterliegen jedoch den Bearbeitungsregeln.

        • Für Rollen, bei deren Konfiguration die Option Erforderlich angegeben wurde, muss ein Dateianhang vorhanden sein. Die Option "Erforderlich" ist nur für Ersteller und Prüfer verfügbar. Bevor eine Datei angehängt wird, können Ersteller keine Weiterleitungen und Genehmiger keine Genehmigungen vornehmen.

        • Rollen, bei deren Konfiguration die Option Alles hinzufügen und entfernen angegeben wurde, können eigene Dateien hinzufügen und entfernen sowie Dateien, die von anderen Benutzern hinzugefügt wurden, entfernen.

  5. Transaktionsdetails - In diesem Abschnitt sind die benutzerdefinierten Attribute für die Transaktion aufgeführt.

    • Optional: Um die Währung für die Transaktion zu ändern, wählen Sie in der Währungsgruppe, die für die Dateneingabe aktiviert ist, aus der Währungsliste eine Währung aus.

      Geben Sie einen Wert in die Währungsgruppe ein, die für die Dateneingabe aktiviert ist. Wenn die Währungsumrechnung aktiviert ist, zeigen die verbleibenden Währungsgruppen die umgerechneten Werte an. Wenn die Währungsumrechnung nicht aktiviert ist, geben Sie einen Wert in allen verbleibenden aktivierten Währungsgruppen an.

    • Optional: Um festzulegen, ob eine Transaktion amortisierend oder zunehmend ist, wählen Sie Amortisierend/Zunehmend aus.

    • Optional: Um die Währung für eine umgerechnete Währungsgruppe zu ändern, wählen Sie in der Währungsliste eine Währung aus.

    • Optional: Um einen umgerechneten Währungswert zu überschreiben, klicken Sie bei der Währungsgruppe auf "Überschreiben", und geben Sie den neuen Wert ein.

      Hinweis:

      Klicken Sie zum Entfernen der Überschreibung auf die Option zum Zurücksetzen des Wertes.

  6. Aktionsplan - Erfasst Informationen zu Transaktionsfolgeaktivitäten. Der Hauptunterschied zwischen Attributen für reguläre Transaktionen und Attributen für Aktionspläne liegt in den Regeln, mit denen bestimmt wird, wann das Attribut bearbeitet werden darf:

    • Transaktionsattribute können von Workflowbenutzern (Ersteller und Prüfer) nur bearbeitet werden, wenn die Abstimmung für diesen Benutzer offen ist.

    • Mit Aktionsplanattributen können autorisierte Benutzer das Attribut zu einem beliebigen Zeitpunkt bis zur Sperrung der Periode bearbeiten.

    Sie können die Aktionspläne, die Abstimmungstransaktionen zugeordnet sind, verfolgen. Das Bearbeitungsverhalten der Attribute in diesem Abschnitt ist unterschiedlich und hängt von den Zugriffsberechtigungen ab.

    Mit Kommentarfunktionen können Ersteller, Prüfer, Kommentatoren, Administratoren und autorisierte Poweruser Kommentare (eventuell mit Anhängen) hinzufügen. Kommentare können hinzugefügt werden, wenn die Periode nicht gesperrt ist.

    1. Aktionsplananhänge – Dieser Abschnitt enthält Dateien, die dem Aktionsplan bei der Abstimmung angehängt werden. Der Anhangsabschnitt kann wie in der folgenden Tabelle dargestellt bearbeitet werden:

      Tabelle 6-1 Bearbeitung von Anhängen

      Rolle Bearbeitung von Anhängen
      Ersteller Kann eigene Anhänge hinzufügen und entfernen, wenn die Abstimmung offen oder geschlossen und die Periode nicht gesperrt ist.
      Prüfer Kann eigene Anhänge hinzufügen und entfernen, wenn die Abstimmung offen oder geschlossen und die Periode nicht gesperrt ist.
      Serviceadministrator Kann Anhänge nicht hinzufügen oder entfernen.
      Poweruser Kann Anhänge nicht hinzufügen oder entfernen.
      Leseberechtigter Kann Anhänge nicht hinzufügen oder entfernen.
      Kommentator Kann Anhänge nicht hinzufügen oder entfernen.

      So fügen Sie der Transaktion Anhänge hinzu:

      1. Blenden Sie unter Transaktionsdetails die Option Anhänge ein.

      2. Wählen Sie Aktionen, Neu aus.

      3. Wählen Sie unter Anhang hinzufügen unter Typ die Option Lokale Datei aus, um eine Datei anzuhängen, die sich auf Ihrem Computer befindet, oder wählen Sie URL aus.

      4. Geben Sie im Feld Name einen Namen ein, um den Anhang zu beschreiben.

      5. Geben Sie eine URL ein, oder klicken Sie auf "Durchsuchen", um eine Datei auszuwählen.

      6. Klicken Sie auf OK.

    2. Aktionsplankommentare – Dieser Abschnitt enthält Kommentare zum Aktionsplan. Der Kommentarabschnitt kann wie in der folgenden Tabelle dargestellt bearbeitet werden:

      Tabelle 6-2 Bearbeitung von Anhängen

      Rolle Bearbeitung von Anhängen
      Ersteller Kann eigene Kommentare hinzufügen und entfernen, wenn die Abstimmung offen oder geschlossen und die Periode nicht gesperrt ist.
      Prüfer Kann eigene Kommentare hinzufügen und entfernen, wenn die Abstimmung offen oder geschlossen und die Periode nicht gesperrt ist.
      Serviceadministrator Kann Kommentare eines beliebigen Benutzers hinzufügen und entfernen, wenn die Abstimmung offen oder geschlossen und die Periode nicht gesperrt ist.
      Poweruser Kann Kommentare eines beliebigen Benutzers hinzufügen und entfernen, wenn die Abstimmung offen oder geschlossen und die Periode nicht gesperrt ist.
      Leseberechtigter Kann Kommentare nicht hinzufügen oder entfernen.
      Kommentator Kann eigene Kommentare hinzufügen und entfernen, wenn die Abstimmung offen oder geschlossen und die Periode nicht gesperrt ist.

      So fügen Sie der Transaktion Kommentare hinzu:

      1. Blenden Sie unter Transaktionsdetails die Option Kommentare ein.

      2. Wählen Sie Aktionen, Neu aus.

      3. Geben Sie unter Neuer Kommentar einen Kommentar ein.

      4. Optional: Um ein externes Dokument zu referenzieren, wählen Sie im Abschnitt "Referenz" die Optionen Aktionen, Hinzufügen aus. Wählen Sie ein Dokument aus, oder geben Sie eine URL ein, und klicken Sie auf OK.

      5. Klicken Sie zum Schließen des Dialogfeldes "Kommentar erstellen" auf OK.

  7. Anhänge – Enthält Anhänge für die Transaktionsdetails.
  8. Kommentare – Enthält Kommentare zu den Transaktionsdetails.
  9. Klicken Sie auf Speichern, um die Transaktion zu speichern, oder klicken Sie auf Speichern und weitere erstellen, um die aktuelle Transaktion zu speichern und eine neue zu erstellen.
  10. Klicken Sie auf Schließen.