Erläuterungen zum Design von Übersichtsabstimmungen und untergeordneten Abstimmungen
Übersichtsabstimmungen sind so konzipiert, dass sie abgeschlossen werden, wenn alle untergeordneten Abstimmungen abgeschlossen sind und alle endgültigen untergeordneten Salden und Transaktionen für die Periode geladen wurden. Daher können Übersichtsabstimmungen erst dann vom Ersteller weitergeleitet werden, wenn alle untergeordneten Abstimmungen abgeschlossen sind.
Wenn Sie eine Übersichtsabstimmung erstellen, werden nur die aktivierten untergeordneten Profile im Übersichtsprofil in die Übersichtsabstimmung eingeschlossen. Wenn ein inaktives untergeordnetes Profil zu einem späteren Zeitpunkt, nachdem die Übersichtsabstimmung erstellt wurde, aktiviert wird, muss der Serviceadministrator die Abstimmung für dieses untergeordnete Profil erstellen. Um das neue aktive untergeordnete Profil in die Übersichtsabstimmung für diese Periode einzuschließen, muss der Serviceadministrator die Übersichtsabstimmung löschen und erneut erstellen.
Übersichtstransaktionen haben ihren eigenen Workflow, und Transaktionen können direkt zu den Übersichtstransaktionen hinzugefügt werden. Übersichtsabstimmungen, die ursprünglich aus ihren untergeordneten Abstimmungen stammen, können bearbeitet, gelöscht usw. werden. Daher empfehlen wir dringend, keine Änderungen an den untergeordneten Abstimmungen vorzunehmen, nachdem die Übersichtsabstimmung gestartet wurde. Nach Abschluss der Übersichtsabstimmung dürfen keinesfalls Änderungen vorgenommen werden.
Unterschiede: Übersichtsabstimmungen in den Modulen "Abstimmungscompliance" und "Transaktionsabgleich"
Für die Abstimmungscompliance müssen Sie im Falle eines versehentlichen Ladens von Transaktionen in das untergeordnete Konto nach Abschluss der Übersichtsabstimmung die untergeordneten Abstimmungen aktualisieren und erneut abschließen. Falls gewünscht, können Sie das erneute Öffnen der Übersichtsabstimmung anfordern, wenn Sie sie ebenfalls erneut abschließen möchten. Da die Übersichtsabstimmung eine eigene Abstimmung ist und das System nicht davon ausgeht, dass vorhandene Transaktionen durch die untergeordneten Abstimmungstransaktionen ersetzt werden müssen, werden die Daten nicht erneut geöffnet und automatisch ersetzt.
Bei Übersichtsabstimmungen, die auf untergeordneten Transaktionsabgleichabstimmungen basieren, werden "Minus nicht abgeglichene Transaktionen", "Minus nicht abgeglichene bestätigte Transaktionen" und "Minus abgeglichene Transaktionen im Übergang" automatisch aktualisiert, wenn die entsprechenden Werte in mindestens einer untergeordneten Abstimmung geändert werden. Wenn Sie eine Aktion ausführen, bei der eine untergeordnete Abstimmung erneut geöffnet wird, dann wird die Übersichtsabstimmung, die diese untergeordnete Abstimmung enthält, ebenfalls erneut geöffnet.
Salden werden anders behandelt, da Salden nicht manuell vom Benutzer zur untergeordneten Abstimmung oder Übersichtsabstimmung hinzugefügt werden. Daher öffnen wir die Übersichtsabstimmung in diesem Fall erneut, da wir keine vom Benutzer geladenen Elemente ersetzen.
Hauptunterschiede zwischen Übersichtsabstimmungen und Einzelabstimmungen
Der Prozess zum Vorbereiten einer Übersichtsabstimmung ähnelt abgesehen von den folgenden Hauptunterschieden dem Prozess zum Vorbereiten einer Einzelabstimmung:
Optionen "Alle erstellen" und "Aktualisierte erstellen"
Übersichtsabstimmungen dienen dazu, den Inhalt von mindestens einer untergeordneten Abstimmung zusammenzufassen. Der Ersteller der Übersichtsabstimmung muss jedoch den Zeitpunkt dieser Aktualisierung steuern, um zu verhindern, dass der Inhalt der Abstimmung unerwartet geändert wird, z.B. nachdem die Abstimmung geprüft oder zur Prüfung weitergeleitet wurde. Damit dem Ersteller von Übersichtsabstimmungen diese Aktualisierungssteuerung zur Verfügung steht, sind die folgenden Optionen im Abschnitt "Saldoübersicht" der Abstimmung enthalten:
Alle generieren: Mit dieser Option werden die Details und Salden der untergeordneten Transaktion in die Übersichtstransaktion importiert.
Aktualisierte generieren: Mit dieser Option werden nur die Details und Salden aus der untergeordneten Abstimmung importiert, die seit der letzten Aktualisierung der Übersichtsabstimmung aktualisiert wurden.
Hinweis:
Es werden keine Kommentare oder Anhänge aus der Abstimmung kopiert. Kommentare oder Anhänge in den Transaktionen werden kopiert.
Salden werden während des Ladens von Salden ebenfalls automatisch importiert. In der Regel sind somit die neuesten Salden bereits in die Übersichtsabstimmung importiert, sofern das manuelle Hinzufügen/Bearbeiten von Salden in den untergeordneten Abstimmungen nicht zulässig ist.
Konfiguration der Saldoübersicht
In einer Einzelabstimmung werden die Spalten in der Tabelle "Saldoübersicht" verwendet, um die Salden in verschiedenen Währungen und Währungsgruppen anzuzeigen.
Übersichtsabstimmungen:
Werden immer in einer einzelnen Währung und einer einzelnen Währungsgruppe erstellt. Die Spalten werden daher stattdessen dazu verwendet, die Salden aus den einzelnen untergeordneten Abstimmungen anzuzeigen, die in der Übersichtsabstimmung enthalten sind.
Eine Summenspalte wird bereitgestellt, in der die Werte aus allen untergeordneten Abstimmungen summiert werden.
Die Konto-ID der untergeordneten Abstimmung wird als Hyperlink in der Spaltenüberschrift angezeigt. Wenn Sie auf diesen Hyperlink klicken, wird ein Dialogfeld mit der untergeordneten Abstimmung angezeigt. Da die Übersichtsabstimmung aus Inhalt erstellt wird, der aus der untergeordneten Abstimmung stammt, wird dem Ersteller einer Übersichtsabstimmung eine implizite Prüferrolle gewährt. Der Benutzer kann damit die untergeordnete Abstimmung ablehnen (damit sie korrigiert werden kann). Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn die untergeordnete Abstimmung geschlossen wurde.
Anders ausgedrückt: Der übliche Prüfprozess muss für die untergeordnete Abstimmung abgeschlossen sein, bevor der Ersteller einer Übersichtsabstimmung eine Ablehnung einleiten kann.
Wenn die untergeordneten Konten in einer Übersichtsabstimmung geändert werden, müssen Sie den Dataload für die Quellsystem- und Untersystemsalden erneut ausführen, damit diese in den Saldenspalten der Ansichten richtig aktualisiert werden.
Hinweis:
Die alten Quellsystem- und Untersystemsalden werden so lange in den Saldenspalten angezeigt, bis der Dataload erneut ausgeführt wird.
Die Tabelle "Saldoübersicht" enthält die folgenden zusätzlichen Zeilen für Übersichtsabstimmungen:
Konto-ID untergeordnete Abstimmung – Die Konto-ID der untergeordneten Abstimmung wird als Hyperlink in der Spaltenüberschrift angezeigt.
Status – Gibt den Status der untergeordneten Abstimmung an ("Anstehend", "Offen", "Geschlossen" oder "Fehlt").
Hinweis:
Ersteller von Übersichtsabstimmungen können die Abstimmung erst dann zur Prüfung weiterleiten, wenn alle untergeordneten Abstimmungen geschlossen sind. Die Summenspalte enthält keinen Statuswert.
Aktualisiert – Wenn der Ersteller einer untergeordneten Abstimmungen Änderungen an der untergeordneten Abstimmung vorgenommen hat, seit er die Übersichtsabstimmung zuletzt erstellt hat, wird das Wort Aktualisiert angezeigt. In der Summenspalte wird das Wort Aktualisiert auch dann angezeigt, wenn mindestens eine untergeordnete Abstimmung aktualisiert wurde.
Attribut "Aktualisiert" für Transaktionen
Ersteller von Übersichtsabstimmungen können Transaktionen, die aus untergeordneten Abstimmungen stammen, in der Übersichtsabstimmung bearbeiten. Bei einer Bearbeitung wird die Transaktion in der Übersichtsabstimmung jedoch als Geändert markiert. Das Kennzeichen Geändert wird im Bereich "Transaktionsdetails" sowie in einer Spalte in der Ansicht "Transaktionsliste" angezeigt.
Beachten Sie, dass sich dies vom Kennzeichen Geändert auf der Registerkarte "Übersicht" unterscheidet, das angibt, dass sich seit der letzten Generierung der Übersichtsabstimmung eine oder mehrere Transaktionen der untergeordneten Abstimmung geändert haben.
Attribut "Übersichtsprofil"
Um Übersichtsprofile und -abstimmungen von Einzelprofilen und -abstimmungen zu unterscheiden, ist ein Filter- und Spaltenattribut namens Übersichtsprofil vorhanden. Lautet der Wert Ja, handelt es sich bei dem Profil oder der Abstimmung um ein Übersichtsprofil oder eine Übersichtsabstimmung.
Transaktionen aus Vormonat kopieren
In einer Übersichtsabstimmung können Sie die Formatregel Transaktionen kopieren nicht verwenden, um Transaktionen aus einer vorherigen Abstimmung in die aktuelle zu kopieren.