Verschiedene Benutzer sind am Abstimmungsprozess beteiligt: Serviceadministrator, Poweruser, Benutzer (einschließlich der Workflowbenutzer "Ersteller", "Prüfer" und "Kommentator") und Leseberechtigter.
Serviceadministratoren steuern, welche Aktionen in einer Abstimmung zulässig sind. Hierzu verwenden sie Regeln, die so konfiguriert werden können, dass die Speicherung von Transaktionen oder die Weiterleitung von Abstimmungen verhindert wird, wenn Policys nicht eingehalten wurden. So wird sichergestellt, dass Ersteller ihre Arbeit richtig ausführen, noch bevor die Abstimmung zur Genehmigung vorgelegt wird.
Benutzer enthält die folgenden Workflow-Benutzer:
Ersteller geben die erforderliche Begründung für den Saldo an. Begründungen können in Form eines Saldenvergleichs oder einer Kontoanalyse vorgenommen werden. Der Ersteller gibt dabei eine Begründung für die im Saldo enthaltenen Elemente oder einen Typ für die Abweichungsanalyse an. Der Stil der Abstimmung hängt vom Format ab, das der Administrator zuweist. Der Administrator kann ein Format aus der Bibliothek mit Standardformaten auswählen oder angepasste Formate neu erstellen. Bei ihrer Arbeit mit Abstimmungen geben Ersteller je nach Bedarf Abstimmungselemente, Saldoklärungen, Anhänge und Kommentare ein, um die Saldobegründung zu untermauern.
Prüfer sind für den Genehmigungsprozess verantwortlich. Abstimmungen kann eine beliebige Anzahl an Prüfern zugewiesen sein. Die Prüfer führen Genehmigungen monatlich, vierteljährlich oder auch dynamisch aus, wenn Risikobedingungen im Konto festgestellt wurden. Risikobedingungen können basierend auf Abstimmungssalden oder dem Inhalt (in der aktuellen Periode oder einer beliebigen vorherigen Periode) oder auch basierend auf statistischen Trends über mehrere vorherige Perioden hinweg definiert werden.
Kommentatoren sind Benutzer, die zusätzliche Kommentare zu Abstimmungen angeben können.
Leseberechtigte haben nur Lesezugriff auf Abstimmungen.