Nicht abgeglichene Transaktionen aufteilen

Durch die Aufteilung von Transaktionen lassen sich Zeitdifferenzen für 1:n-, n:1- oder n:n-Abgleiche handhaben, indem der Abgleich nur für einen Teil einer Transaktion ermöglicht wird. So wird nur der Abgleich des aufgeteilten Restbetrags ausgesetzt. Dies hilft dabei, die Anzahl an nicht abgeglichenen Transaktionen pro Tag möglichst gering zu halten und einem Prüfer eine Abstimmung mit weniger nicht abgeglichenen Transaktionen vorzulegen. Ein Administrator muss diese Funktion aktivieren, damit Benutzer Transaktionen aufteilen können.

Wenn Transaktionen eine 1:n-, n:1- oder n:n-Übereinstimmung aufweisen, werden Abstimmungen erschwert, da mehr Transaktionen benötigt werden, um ein Abgleichsset auszugleichen. Die Zeitdifferenzen bei 1:n-, n:1- oder n:n-Abgleichen sind schwer zu handhaben, da der Abgleich vieler Transaktionen so lange aussteht, bis die restlichen Transaktionen geladen werden, mit denen das Abgleichsset ausgeglichen werden kann.

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für einen Standardabgleich zwischen Quelle (Hauptbuch) und Nebenbuch (Bank), wobei es sich um einen Abgleich von 1 Hauptbuchbetrag zu 5 Bankbeträgen (1:n) handelt:

Tag 1: 10.000,00 USD HB
Tag 2: 2.000,00 USD Bank
Tag 2: 2.000,00 USD Bank
Tag 2: 2.000,00 USD Bank
Tag 2: 2.000,00 USD Bank
Tag 2: 1.990,00 USD Bank
Tag 15: 10,00 USD Bank

An Tag 2 bemerkt der Benutzer, dass der gesamte Bankbetrag 9.990,00 USD anstatt 10.000,00 USD beträgt, was bedeutet, dass der Bank ein Fehler in Höhe von 10,00 USD unterlaufen ist. Die Bank benötigt mindestens zwei Wochen, um den Betrag von 10,00 USD zu korrigieren. Bis zur Korrektur muss der Benutzer daher mit dem Abgleich von sechs Transaktionen warten. Um den Abgleich einer Einzahlung in Höhe von 10.000,00 USD nicht so lange aufschieben zu müssen, kann der Benutzer den Hauptbuchbetrag von 10.000,00 USD in zwei Transaktionen aufteilen. Nach der Aufteilung kann der Benutzer den Hauptbuchbetrag von 9.990,00 USD mit dem Bankgesamtbetrag von 9.990,00 USD abgleichen und den Abgleich des Hauptbuchbetrags von 10,00 USD bis Tag 15 aufschieben, wenn die Bank den ausstehenden Betrag von 10,00 USD sendet. Diese Aufteilung ermöglicht dem Benutzer eine saubere Abstimmung, vor allem wenn eine hohe Anzahl solcher Abgleiche erforderlich ist.

Der Abgleich sieht wie folgt aus:

Abgleich 1 (voraussichtlich an Tag 3)
- Tag 1: 9.990,00 USD Hauptbuch (1 Hauptbuchtransaktion wird in zwei Transaktionen aufgeteilt)
- Tag 2: 2.000,00 USD Bank
- Tag 2: 2.000,00 USD Bank
- Tag 2: 2.000,00 USD Bank
- Tag 2: 2.000,00 USD Bank
- Tag 2: 1.990,00 USD Bank
Abgleich 2 (voraussichtlich an Tag 16)
- Tag 1: 10,00 USD Hauptbuch (1 Hauptbuchtransaktion wird in zwei Transaktionen aufgeteilt)
- Tag 15: 10,00 USD Bank
Nach der Korrektur der 10,00 USD durch die Bank erfolgt der Abgleich der Transaktion anhand eines automatischen Abgleichs oder eines manuellen Abgleichs.

Aufteilung von Transaktionen zulassen

Um die Aufteilung im Fenster Nicht abgeglichene Transaktionen aktivieren zu können, muss der Administrator die Aufteilung von Transaktionen in der Registerkarte "Datenquellen" zulassen. So aktivieren Sie die Option "Aufteilen":

Klicken Sie unter Anwendungen auf Abgleichstypen, und wählen Sie den gewünschten Abgleichstyp aus (z.B. Clearing).
Wählen Sie unter Abgleichstyp bearbeiten die Registerkarte Datenquellen aus.
Aktivieren Sie im Fenster "Datenquellen" das entsprechende Kontrollkästchen, um die Aufteilung von Transaktionen zuzulassen.
Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis:
- Wenn bereits ein Schlüsselattribut definiert ist, können Sie die Aufteilung von Transaktionen nicht aktivieren. Das System zeigt beim Speichern die folgende Meldung an: Für die Datenquelle ist mindestens ein Schlüsselattribut definiert. Transaktionsaufteilung ist nicht zulässig.
- Nachdem Sie die Transaktionsaufteilung aktiviert haben, können Sie kein Schlüsselattribut mehr hinzufügen. Das System zeigt die folgende Meldung an: Schlüsselattribut kann nicht hinzugefügt werden, wenn Transaktionsaufteilung aktiviert ist.

Transaktionen aufteilen

So teilen Sie Transaktionen auf:

Wählen Sie unter Abgleich den Abgleichstyp aus, für den Sie die Aufteilung erstellt haben.
Wählen Sie die Registerkarte Nicht abgeglichene Transaktionen aus.

Das Symbol Transaktionen aufteilen wird angezeigt.
Hinweis:
- Es kann nur jeweils eine Transaktion aufgeteilt werden.
- Die Transaktion kann nur in jeweils zwei Transaktionen aufgeteilt werden.
- Nur der Ausgleichsbetrag kann aufgeteilt werden. Wenn sonstige Attributbeträge vorhanden sind, bleiben diese erhalten.
Wählen Sie die aufzuteilende Transaktion aus (z.B. Transaktions-ID 22864), und klicken Sie auf Aufteilen.
Geben Sie im Feld Aufgeteilter Betrag den aufgeteilten Betrag ein (z.B. 2,50 USD).

Das Feld Restbetrag wird automatisch ausgefüllt, wenn der aufgeteilte Betrag eingegeben wird.

Hinweis:
Sie können auch einen negativen Betrag in das Feld Aufgeteilter Betrag eingeben.
Klicken Sie auf Speichern.

Die Warnmeldung Betrag für diese Transaktion wird aufgeteilt. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Möchten Sie fortfahren? wird angezeigt. Die Details zum ursprünglichen Betrag, zum aufgeteilten Betrag und zum Restbetrag werden ebenfalls unten angezeigt.
Klicken Sie auf Ja.

In einer Bestätigungsmeldung wird angezeigt, dass die Transaktion erfolgreich aufgeteilt wurde.
Klicken Sie auf Schließen.

Die neue aufgeteilte Transaktion (Transaktions-ID 23781) wird zusammen mit der ursprünglichen Transaktion (Transaktions-ID 22864) angezeigt. Für die aufgeteilte Transaktion werden alle Details außer dem Ausgleichsbetrag und der Transaktions-ID aus der ursprünglichen Transaktion kopiert.

Audittrail

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für den Audittrail einer Transaktion (Transaktions-ID 1047), deren Ausgleichsattributbetrag in Höhe von 98,00 USD in die Beträge 68,00 USD und 30,00 USD aufgeteilt wurde. Unter Transaktions-ID wird Aufteilen und unter Neuer Wert die neue Transaktions-ID 4028 angezeigt.

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für den Audittrail der neu erstellten aufgeteilten Transaktion (Transaktions-ID 4028). Unter Transaktions-ID wird Erstellt und unter Alter Wert die übergeordnete ID 1047 angezeigt.