Profilworkflows zuweisen

Die Registerkarte Workflow enthält die Zuweisungen für den Ersteller und den Prüfer. Nur Benutzern, die für die Rollen "Ersteller" und "Prüfer" autorisiert sind, können diese Funktionen in einem Profil zugewiesen werden. Das System verhindert, dass demselben Benutzer sowohl die Rolle "Ersteller" als auch die Rolle "Prüfer" für dasselbe Profil zugewiesen wird oder dass demselben Benutzer mehrere Prüferrollen zugewiesen werden.

Manchmal sind für eine Abstimmung Vorbereitungs- oder Prüfungsebenen erforderlich. Beispiel: Alle Mitglieder eines Genehmigungsteams müssen eine Abstimmung genehmigen, aber die Reihenfolge, in der sie genehmigen, spielt keine Rolle. Nun können Sie den Profilworkflow allen Mitgliedern eines Teams zuweisen, indem Sie für das Feld Aktion erforderlich von die Option Alle Ersteller oder Alle Prüfer verwenden.

Informationen über das Zuweisen von Kommentatoren oder Leseberechtigten für dieses Profil finden Sie unter Profilzugriff angeben.

Geben Sie diese Informationen für den Ersteller ein:

• Benutzername - Die Benutzernamen, die für die Auswahl als Ersteller verfügbar sind, sind nur Benutzer, die für die Erstellerrolle autorisiert sind.

• Backupbenutzer – Wenn Sie einen Benutzer für den primären Ersteller zugewiesen haben, können Sie einen als Ersteller autorisierten Backupbenutzer zuweisen:

  Hinweis:

  Bei der Abstimmungscompliance kann ein Backupersteller die Abstimmung nur erstellen, wenn der primäre Ersteller den Status "Nicht verfügbar" aufweist. Beim Transaktionsabgleich kann der Backupersteller wie der primäre Ersteller agieren. In diesem Fall hat er denselben Zugriff auf die Transaktionsabgleichsaufgaben wie ein primärer Ersteller.

  So weisen Sie Profilworkflows zu:

  1. Wählen Sie unter "Home" die Optionen Anwendung, Profile aus.
  2. Klicken Sie auf Neu (+), um ein Neues Profil zu erstellen, und klicken Sie auf die Registerkarte Workflow.

  3. Wählen Sie unter Ersteller die Benutzer, die als Ersteller zugewiesen werden sollen, sowie den Backupbenutzer aus.

     1. Klicken Sie auf Suchen, um den Benutzer für die Rolle auszuwählen. Die Felder Vorname und Nachname werden aufgefüllt.

     2. Klicken Sie auf Details, um den Status des Benutzers auf "Verfügbar" zu setzen. Klicken Sie anschließend auf Schließen.
     3. Optional: Klicken Sie auf Erweitert, um eine Benutzer-ID, E-Mail-Adresse oder Beschreibung für den Benutzer einzugeben.
     4. Klicken Sie auf OK, um den zugewiesenen Ersteller oder Backupbenutzer zu speichern.
  4. Wenn Sie ein Team als Ersteller zugewiesen haben, wird Ihnen das Feld Aktion erforderlich von angezeigt. Der Standardwert ist Beliebiger Ersteller. Sie können diesen Wert in Alle Ersteller ändern, wenn Sie möchten, dass alle Mitglieder eines Teams in die Vorbereitung einbezogen werden.
  5. Wählen Sie eine Häufigkeit aus, wenn ein Profil eine Häufigkeit enthält, die einer mit einer Periode verknüpften Häufigkeit entspricht. Die Abstimmung wird dann in die Periode kopiert, wenn der Administrator die Funktion "In Periode kopieren" verwendet. Beispiele für Häufigkeiten: Jährlich, Vierteljährlich, Vierteljährlich (US), Vierteljährlich (Europa) und Monatlich.
  6. Wählen Sie einen Startversatz aus, um das Startdatum der Abstimmung festzulegen. Diese negative oder positive Zahl bestimmt, wie viele Tage vor (falls negativ) oder nach (falls positiv) dem Abschlussdatum der Periode die Abstimmung beginnen darf.
  7. Wählen Sie Zeit ab aus, um festzulegen, auf welchen Tag sich der Startversatz bezieht (z.B. Abschlussdatum oder Enddatum).

  8. Wählen Sie die Dauer aus. Die Dauer wird dem Startdatum hinzugefügt, um das Fälligkeitsdatum für den Ersteller zu berechnen.

  9. Klicken Sie unter Prüfer auf Neu (+), um Prüfer zuzuweisen. Beim Erstellen der einzelnen Prüfer wird die Ebene hinzugefügt. Es wird eine unbegrenzte Anzahl an Prüfebenen unterstützt.
     1. Beginnen Sie unter Benutzername mit dem Prüfer mit dem größten Häufigkeitswert, und klicken Sie auf das Symbol Prüfer auswählen, um den Prüfer zuzuweisen. Die Benutzernamen, die für die Auswahl als Prüfer verfügbar sind, sind nur die Namen von Benutzern, die für die Prüferrolle autorisiert sind.
     2. Klicken Sie unter Backupbenutzer zum Zuweisen eines Prüfers oder Teams auf die Option Prüfer auswählen. Wenn Sie einen Benutzer als primären Prüfer ausgewählt haben, können Sie einen Backupprüfer auswählen. Wählen Sie in der Spalte Backupbenutzer einen Backupbenutzer aus, indem Sie auf die entsprechende Option klicken.
  10. Wenn Sie ein Team als Prüfer zugewiesen haben, wird Ihnen das Feld Aktion erforderlich von angezeigt. Der Standardwert ist Beliebiger Prüfer. Sie können diesen Wert in Alle Prüfer ändern, wenn Sie möchten, dass alle Mitglieder eines Teams prüfen und abzeichnen.
  11. Wählen Sie unter Häufigkeit die Häufigkeit der Abstimmungsprüfung aus. Abstimmungen können monatlich erstellt und vierteljährlich geprüft werden.
  12. Legen Sie unter Dauer das Fälligkeitsdatum für den Prüfer fest. Das Fälligkeitsdatum wird wie folgt berechnet: Startdatum des Erstellers plus Dauer des Erstellers plus Dauer des Prüfers. Für Prüfer gibt es keinen Startversatz, da das Startdatum des Prüfers anhand des Zeitpunkts bestimmt wird, an dem der Ersteller die Abstimmung zur Prüfung freigibt. Sobald dies der Fall ist, kann der Prüfer mit der Prüfung beginnen.
  13. Klicken Sie auf Speichern.