Visualisierungen mit Arbeitsmappen-E-Mail-Plänen teilen

Verwenden Sie geplante E-Mails, um Datenvisualisierungen aus einer Arbeitsmappe freizugeben und Empfänger mit aktuellen Daten auf dem neuesten Stand zu halten.

Themen:

Arbeitsmappen-E-Mail-Zeitpläne erstellen

Sie können eine Visualisierung aus einer Arbeitsmappe teilen, indem Sie einen Zeitplan zum Senden einer PDF- oder PNG-Version der Visualisierung per E-Mail erstellen. Verwenden Sie den Arbeitsmappe-E-Mail-Zeitplan, um die Übermittlung an ausgewählte Empfänger einzurichten.

Um die Übermittlung von Visualisierungen zu planen, muss Ihre Organisation E-Mail-Einstellungen in Oracle Analytics konfigurieren. Siehe E-Mail-Server für die Übermittlung von Berichten einrichten und E-Mail-Übermittlungslimits.

  • Sie können Zeitpläne für eine Arbeitsmappe erstellen, wenn Sie Mitglied der Anwendungsrolle "BI Service Administrator" (oder einer anderen Rolle mit der Berechtigung "Arbeitsmappen planen") sind und Schreibzugriff für diese Arbeitsmappe besitzen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie über die erforderlichen Anwendungsrollen verfügen, fragen Sie den Administrator.

  • Übermittlungszeitpläne für Arbeitsmappen verwenden den Dateinamen und den Arbeitsmappenpfad. Wenn eine Arbeitsmappe verschoben oder umbenannt wird, löschen Sie den vorhandenen Zeitplan, und erstellen Sie einen neuen. Siehe Arbeitsmappen-E-Mail-Zeitpläne und Jobs verwalten.

  • Sie können Zeitpläne für Arbeitsmappen in geteilten Ordnern erstellen. Arbeitsmappen in "Meine Ordner" sind für andere nicht zugänglich.

  • Sie können einen Zeitplan festlegen, der sich täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholen soll.

  • Sie können die Systemvariablen CURRENT_TIMESTAMP und USER im Betreff und in der Nachricht der E-Mail verwenden, um beim E-Mail-Versand aktuelle Werte anzuzeigen.

  • Benutzerdefinierte Plug-in-Erweiterungen, Filterleistenobjekte und Trendlinien werden für Arbeitsmappen-E-Mail-Zeitpläne nicht unterstützt.

  • Der E-Mail-Zeitplan der Arbeitsmappe verwendet den ursprünglichen Arbeitsmappenstatus, der vom Arbeitsmappenautor gespeichert wurde. Hinweis: Wenn die E-Mails an Nutzer gesendet werden, werden deren Filterpersonalisierungen und gespeicherten benutzerdefinierten Arbeitsmappenstatus ignoriert.

  • Nur Englisch-US wird für die Ausgabe unterstützt.

Bursting-Zeitpläne

Erstellen Sie einen Bursting-Zeitplan, um Empfängern Visualisierungen von Arbeitsmappendaten zu übermitteln, wenn die Datenvisualisierungen vertrauliche Daten enthalten, auf die nur bestimmte in Oracle Analytics konfigurierte Anwendungsrollen und Benutzergruppen Zugriff haben. Jeder Empfänger erhält eine Datenvisualisierung, die speziell an seine Datenzugriffskonfiguration und nicht auf die des Administratorbenutzers, der den Zeitplan erstellt hat, angepasst ist. Siehe Bursting-Arbeitsmappen-E-Mail-Zeitplan erstellen.

  • Bursting ist für Zeitpläne verfügbar, die aus in geteilten Ordnern gespeicherten Arbeitsmappen erstellt wurden.
  • Standardmäßig ist Bursting deaktiviert, wenn Sie mit dem Erstellen eines neuen Zeitplans beginnen.
  • Mit Bursting können Sie keine Visualisierungen an externe Empfänger senden, die nicht bereits in Oracle Analytics konfiguriert sind.
  • Wenn Sie Bursting verwenden, können Sie bis zu 100 Empfänger hinzufügen, bei denen es sich um einzelne Benutzer oder in Oracle Analytics konfigurierte Anwendungsrollen handeln kann. Beispiel: Wenn Sie die Anwendungsrolle BI Consumer als Empfänger hinzufügen, die mehr als 100 Benutzern zugewiesen ist, wird der Plan die Visualisierungen nur an 100 Empfänger senden.

Zeitpläne verwalten

Sie können vorhandene Arbeitsmappen-E-Mail-Zeitpläne verwalten und den Status geplanter Jobs prüfen und Zeitpläne anzeigen, bearbeiten oder löschen. Siehe Arbeitsmappen-E-Mail-Zeitpläne und Jobs verwalten.

  • Ein Arbeitsmappen-E-Mail-Zeitplan wird vom Autor des Zeitplans oder von einem beliebigen Benutzer mit denselben Zugriffs- und Bearbeitungsberechtigungen für die Arbeitsmappe bearbeitet. Die mit Empfängern geteilten Datenvisualisierungen basieren auf der Datenzugriffskonfiguration des Administratorbenutzers, der den Zeitplan bearbeitet und Änderungen speichert.
  • Wenn die Datenvisualisierungen in einer Arbeitsmappe bearbeitet werden, nachdem ein Arbeitsmappen-E-Mail-Zeitplan aus der Arbeitsmappe erstellt wurde, werden die in den Datenvisualisierungen der Arbeitsmappe gespeicherten Änderungen abhängig von der Datenzugriffskonfiguration des Administratorbenutzers, der den Zeitplan gespeichert hat, in den geplanten E-Mails widergespiegelt.
  • Bursting-Arbeitsmappen-E-Mail-Zeitpläne mit mehr als einem Empfänger lösen für jeden Empfänger im Zeitplan Jobs aus, unabhängig davon, ob sie einzelne Empfänger oder Teil einer Anwendungsrolle sind. Jeder Empfänger erhält eine Version der Datenvisualisierung, die speziell an seine Datenzugriffskonfiguration in Oracle Analytics angepasst ist.

Systemvariablen referenzieren

Beim Erstellen eines E-Mail-Zeitplans für eine Arbeitsmappe können Sie Systemvariablen im Betreff und in der Nachricht verwenden.

Verwenden Sie die folgenden Systemvariablen:
  • CURRENT_TIMESTAMP: Zeigt je nach Format Datum und Uhrzeit der E-Mail-Übermittlung an.
  • USER: Zeigt bei Nicht-Bursting-Plänen den Benutzernamen des Benutzers an, der den Zeitplan ausführt. Zeigt bei Bursting-Plänen den Benutzernamen des E-Mail-Empfängers an.

Für die Variable USER unterstützt Oracle Analytics das Format {{USER}}. Für die Variable CURRENT_TIMESTAMP unterstützt Oracle Analytics die Datums- und Uhrzeitformate von Oracle Java.

Unterstütztes Format Ausgabe
{{CURRENT_TIMESTAMP}} 2025-03-19
{{CURRENT_TIMESTAMP:yyyy-MM-dd HH:mm}} 2025-03-19 14:30
{{CURRENT_TIMESTAMP:EEEE, MMM dd, yyyy HH:mm:ss}} Monday, May 5, 2025 14:30:15

Beispiel: Ihr Benutzername ist "Tom B" und Sie erstellen einen E-Mail-Zeitplan ohne Bursting:

Geben Sie im Feld "Betreff" "Vertriebs-Dashboard für {{CURRENT_TIMESTAMP:yyyy-MM-dd HH:mm:ss}} von {{USER}}" ein.

Der Empfänger sieht Folgendes:

Vertriebs-Dashboard für 2025-03-19 13:35:09 von Tom B

Geben Sie im Feld "Nachricht" den Text "Das ist die wöchentliche Information für das Vertriebs-Dashboard am {{CURRENT_TIMESTAMP: EEEE, MMM dd, yyyy}} von {{USER}}" ein.

Der Empfänger sieht Folgendes:

Das ist die wöchentliche Information für das Vertriebs-Dashboard am Mittwoch, 19. März 2025 von Tom B.

Arbeitsmappen-E-Mail-Zeitplan erstellen

Sie können einen Zeitplan einrichten, um Datenvisualisierungen aus ausgewählten Leinwänden in der Arbeitsmappe mit den gewünschten Empfängern zu teilen. Sie können Datenvisualisierungen als PDF-Dateien, XLSX-Dateien oder PNG-Bilddateien senden, die an geplante E-Mails angehängt werden.

Sie können Zeitpläne für eine Arbeitsmappe erstellen, wenn Sie Mitglied der Anwendungsrolle "BI Service Administrator" oder einer anderen Rolle mit der Berechtigung "Arbeitsmappen planen" sind und Schreibzugriff für diese Arbeitsmappe besitzen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie über die erforderlichen Anwendungsrollen verfügen, fragen Sie den Administrator.
Hinweis: Beim Teilen im Excel-Format können Sie eine Visualisierung aus allen Leinwänden einschließen, die Tabellen- oder Pivot-Tabellenvisualisierungen enthalten. Beim Teilen im PDF- oder Bildformat können Sie maximal fünf Leinwände einschließen.
  1. Zeigen Sie auf der Homepage mit der Maus auf eine Arbeitsmappe, klicken Sie auf Aktionen, und wählen Sie Planen aus.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte "Zeitplan" auf Neu.
  3. Ändern Sie auf der Registerkarte "Format" im Feld Name gegebenenfalls den Standardnamen des Zeitplans.
  4. Wählen Sie im Feld Format das Format aus, in dem Sie den Inhalt teilen möchten:
    • Acrobat (pdf): Verwenden Sie für Acrobat-Dateien (PDF) das Feld Leinwand, um bis zu fünf Leinwände zum Teilen auszuwählen, und das Feld Größe, um die Standardseitengröße zu ändern.
    • Bild (png): Verwenden Sie für Bilddateien (PNG) das Feld Leinwand, um bis zu fünf Leinwände zum Teilen auszuwählen.
    • Excel (XLSX): Verwenden Sie für Excel-Dateien (XLSX) das Feld Leinwand, um eine Leinwand mit Tabellen- oder Pivot-Tabellenvisualisierungen auszuwählen, und das Feld Visualisierung, um die zu teilende Visualisierung auszuwählen.
  5. Wählen Sie auf der Registerkarte Zeitplan Startdatum und -uhrzeit aus.
  6. Optional: Wählen Sie Wiederholen aus, um einen wiederkehrenden Zeitplan zu erstellen.
  7. Geben Sie auf der Registerkarte "E-Mail" die Empfänger ein.
    Sie können Oracle Analytics-Benutzer, Anwendungsrollen und E-Mail-Adressen für externe Empfänger hinzufügen. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen per Komma. Beispiel: jane.white@abc.com,steve.brown@abc.com. Alle Empfänger erhalten die Visualisierungen basierend auf der Datenzugriffskonfiguration des Administratorbenutzers, der den Zeitplan erstellt.
  8. Optional: Aktivieren Sie Bursting, wenn Ihre Datenvisualisierungen für Bursting konfiguriert sind und die Visualisierungen vertrauliche Daten enthalten, auf die bestimmte Anwendungsrollen und Benutzergruppen Zugriff haben.
  9. Geben Sie einen Betreff und eine Nachricht ein. Klicken Sie in der E-Mail-Nachricht auf Link, und wählen Sie Folgendes aus:
    • URL-Link zur Arbeitsmappe hinzufügen
    • URL-Link zur Downloadausgabe hinzufügen

    Hinweis:

    Wenn Ihr Unternehmen eine Vanity-URL für Oracle Analytics Cloud einrichtet, kann Ihr Administrator über eine Systemeinstellung die Vanity-URL in den Links für Ihre Visualisierungen verwenden (anstelle der Standard-URL). Informationen hierzu finden Sie unter Systemeinstellungen - Inhalt per E-Mail mit einer Vanity-URL teilen.

    Sie können auch ein PNG-Bild Ihrer Datenvisualisierungen im Hauptteil der E-Mail-Nachricht hinzufügen, indem Sie auf Ausgabebild klicken.

    Sie können das hinzugefügte Bild für die optimale Anzeige skalieren, indem Sie mit dem Cursor auf das Bild zeigen und dann bei gedrückter Maustaste an der rechten Ecke ziehen, um die Größe zu verändern.

  10. Optional: Verwenden Sie Systemvariablen, um das aktuelle Datum, die aktuelle Uhrzeit und den Absender im Betreff oder in der Nachricht anzuzeigen. Zeigen Sie mit der Maus auf das Label "Betreff" oder "Nachricht", um eine Vorschau des Textes anzuzeigen, der in der E-Mail angezeigt wird.
  11. Klicken Sie auf Speichern.

Bursting-Arbeitsmappen-E-Mail-Zeitplan erstellen

Erstellen Sie einen Bursting-Arbeitsmappen-E-Mail-Zeitplan, um Empfängern Datenvisualisierungen zu übermitteln, wenn diese vertrauliche Daten enthalten, auf die nur bestimmte in Oracle Analytics konfigurierte Anwendungsrollen und Benutzergruppen Zugriff haben. Jeder Empfänger erhält eine Datenvisualisierung, die speziell an seine Datenzugriffskonfiguration und nicht auf die des Administratorbenutzers, der den Zeitplan erstellt hat, angepasst ist.

Sie können Zeitpläne mit Bursting für eine Arbeitsmappe erstellen, wenn Sie Mitglied der Anwendungsrolle "BI Service Administrator" (oder einer anderen Rolle mit der Berechtigung "Arbeitsmappen mit Bursting planen") sind und Schreibzugriff für diese Arbeitsmappe besitzen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie über die erforderlichen Anwendungsrollen verfügen, fragen Sie den Administrator.
  1. Zeigen Sie auf der Homepage mit der Maus auf eine Arbeitsmappe, deren Leinwand und Visualisierungen Sie teilen möchten, klicken Sie auf Aktionen, und wählen Sie Planen aus.
  2. Erstellen Sie einen Zeitplan, oder bearbeiten Sie einen vorhandenen Zeitplan.
  3. Aktivieren Sie auf der Registerkarte "E-Mail" die Option Bursting, und geben Sie die Empfänger ein.
  4. Optional: Geben Sie einen Betreff und eine Nachricht ein.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Arbeitsmappen-E-Mail-Zeitpläne und Jobs verwalten

Sie können den Status geplanter Jobs prüfen und Zeitpläne von Arbeitsmappen-E-Mails anzeigen, bearbeiten oder löschen.

Sie können Zeitpläne für eine Arbeitsmappe verwalten, wenn Sie Mitglied der Anwendungsrolle "BI Service Administrator" (oder einer anderen Rolle mit der Berechtigung "Arbeitsmappen planen") sind und Schreibzugriff für diese Arbeitsmappe besitzen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie über die erforderlichen Anwendungsrollen verfügen, fragen Sie den Administrator.
  1. Zeigen Sie auf der Homepage mit der Maus auf eine Arbeitsmappe, deren Leinwand und Visualisierungen Sie teilen möchten, klicken Sie auf Aktionen, und wählen Sie Planen aus.
  2. Klicken Sie auf den Namen, um einen Zeitplan zu bearbeiten.
  3. Optional: Klicken Sie auf Aktionen, und wählen Sie Ausführen aus, um einen Zeitplan zum aktuellen Zeitpunkt manuell auszuführen.
  4. Um einen Zeitplan zu löschen, wählen Sie ihn aus, und klicken Sie auf Aktionen, Löschen.
  5. Optional: Klicken Sie auf die Registerkarte Historie, um den Status zuvor geplanter Jobs zu prüfen.
  6. Klicken Sie auf Speichern.
  7. Optional: Um den Fortschritt Ihrer geplanten Jobs zu prüfen, klicken Sie auf der Homepage auf Navigator, Jobs, Filter, und wählen Sie Arbeitsmappe aus. Wählen Sie einen geplanten Job aus, und klicken Sie auf Prüfen.