Alle Seiten eines Dokuments haben dieselben Metadatenwerte, sodass durch die Indexierung einer Seite eines Dokuments alle anderen Seiten ebenfalls indexiert werden. Im Dokumentbereich werden die Dokumente in einem Batch visuell durch einen hellen Balken getrennt. Im Batchbereich werden Dokumente unter ihrem Batch aufgelistet. Wenn das gewählte Clientprofil zur Indizierung konfiguriert ist, werden Metadatenfelder im unteren linken Bereich angezeigt, wenn Sie ein Dokument im Batchbereich auswählen. Zur Verbesserung der Lesbarkeit können Sie den Schriftgrad der Metadatenfelder im Dialogfeld "Voreinstellungen" anpassen.
Wenn ein Metadatenfeld eine Eingabemaske bzw. einen Filter verwendet, wird dadurch gesteuert, was in das Metadatenfeld eingegeben werden kann. Beispiel: Eine Maske könnte zulassen, dass Sie Zahlen, aber keine Buchstaben in ein Feld eingeben, oder die Eingabe könnte auf vier Zeichen begrenzt werden. Wenn Sie ein Zeichen eingeben, das nicht der Maske entspricht, gibt das System einen Piepton aus, und das Zeichen wird nicht akzeptiert. Beispiel: Ein Metadatenfeld mit der Bezeichnung Rechnungsnummer kann eine Eingabemaske verwenden, die die Einträge auf eine 7-stellige Zahl begrenzt.
Ein Metadatenfeld kann ein Format verwenden, um die Einträge einheitlich anzuzeigen. Wenn Sie zu einem anderen Metadatenfeld navigieren, wird die Datenanzeige gegebenenfalls geändert, um sie an das Anzeigeformat anzupassen. Beispiel: Ein Eintrag in einem Datumsfeld kann geändert werden, damit ein Standarddatumsformat angezeigt wird. Beachten Sie, dass der Metadatenwert nicht geändert wird.
Ein Auswahllistenfeld bietet eine Reihe von Werten an, aus denen Sie eine Auswahl treffen. Je nach Einstellungen des Clientprofils können Sie mit einer Auswahlliste einen Wert eingeben, anstatt ihn auszuwählen. Auswahllisten können auch verknüpft werden. Dabei bestimmt eine Auswahl in einem Auswahllistenfeld (das übergeordnete Feld) die Optionen, die in einem abhängigen Auswahllistenfeld (dem untergeordneten Feld) angezeigt werden.