21 Batches verwalten

Ein Batch umfasst gescannte Bilder, Seiten und elektronische Dokumente, die Sie logisch organisieren und in einem Repository speichern können. Wenn Sie Dokumente gescannt oder importiert haben, können Sie diese indexieren, bearbeiten und freigeben.

Wenn Sie Batches erstellen, werden diese automatisch mit dem Präfix des Clientprofils benannt (Beispiel: SCAN oder IMPORT), gefolgt von einer internen Folgenummer.

  • Batches werden automatisch für Sie gesperrt, wenn Sie sie durch Scannen oder Importieren erstellen, oder wenn Sie sie öffnen (einblenden).

    Hinweis:

    Wenn Batches für Benutzer gesperrt sind, die nicht mehr zum Entsperren verfügbar sind, können Content Capture-Administratoren diese Batches für die weitere Verarbeitung entsperren.

  • Wenn keine Freigabeprozesse definiert sind und Sie Batches entsperren, werden die Dokumente und Metadaten an das Oracle Content Management-Repository gesendet und entsperrt.

  • Wenn Sie einen verfügbaren Freigabeprozess auswählen und Batches freigeben, hängt die nächste Aktion, die an einem Batch ausgeführt wird, vom gewählten Freigabeprozess ab. Während der Batchfreigabe läuft eine Statusanzeige auf dem Batchnamen nach rechts durch, um den Fortschritt der Freigabe anzuzeigen. Sie haben die Möglichkeit, andere Batches auszuwählen und zu verarbeiten, während die Batchfreigabe im Hintergrund stattfindet.

  • Nach der Freigabe hängt die nächste mit einem Batch ausgeführte Aktion von den Einstellungen des Clientprofils ab. Batches können an einen Nachverarbeitungsschritt weitergeleitet werden, wie Barcodeerkennung, Dokumentkonvertierung (PDF/TIFF) oder Commit im Oracle Content Management-Repository. Sie können auch entsperrt werden, sodass andere Benutzer sie sperren und bearbeiten können. Beispiel: Scanbediener können nach dem Erstellen, Überprüfen und Bearbeiten von Batches diese an Indexbediener freigeben, die wiederum die Batches auswählen, indexieren und dann zur Nachverarbeitung freigeben.

Sie können folgende Aktionen mit den von Ihnen verwalteten Batches ausführen:

Batchinformationen ändern

Einem Batch wurden möglicherweise vom Clientprofil eine Standardpriorität und ein Standardstatus zugewiesen. Sie können einem Batch eine Prioritätsnummer von 0 bis 10 zuweisen, wobei 10 die höchste Priorität ist. Sie können einem Batch auch einen Status aus den verfügbaren Statusoptionen zuordnen. Gleichermaßen können Sie eine Anmerkung an einen Batch anhängen, um andere Benutzer, die den Batch bearbeiten, an etwas zu erinnern oder auf etwas aufmerksam zu machen. Beispiel: Sie können eine Anmerkung eingeben, die besagt, dass eine Seite in einem bestimmten Dokument im Batch fehlt.

So ändern Sie die Batchinformationen:
  1. Wählen Sie im Bereich Batch einen Batch.

    Batchinformationen werden im rechten Bereich angezeigt. Die Felder Priorität, Status und Batchanmerkungen können bearbeitet werden, wenn Sie die Sperre für den Batch halten.

  2. Führen Sie, falls erforderlich, eine der folgenden Aktionen aus:
    1. Wählen Sie im Feld Priorität eine neue Prioritätszahl von 0 bis 10.
    2. Wählen Sie im Feld Status einen neuen Status.
    3. Im Feld Batchanmerkungen können Sie Text eingeben, ändern oder löschen.
  3. Klicken Sie auf Anwenden.
    Die Änderungen werden in der Liste des Batchbereichs angezeigt.

Batches freigeben

Ein Clientprofil kann mehrere Freigabeprozesse umfassen. Um einen Batch freizugeben, wählen Sie den erforderlichen Freigabeprozess in der Liste aus.

So geben Sie Batches frei:
  1. Wählen Sie im Bereich Batch mindestens einen Batch.
  2. Wenn das Clientprofil mehrere Prozesse umfasst, wählen Sie in der Dropdown-Liste rechts neben Batch freigeben einen Freigabeprozess aus, und klicken Sie auf Batch freigeben. Alternativ dazu können Sie mit der rechten Maustaste auf einen Batch im Bereich Batch klicken, die Option Batch freigeben auswählen und dann eine der für Sie konfigurierten Freigabeprozessoptionen auswählen. Diese Optionen sind auch verfügbar, wenn Sie Dokumente in einem Batch im Batchbereich auswählen.

    Mit einem Fortschrittsbalken auf dem Batchnamen wird der Freigabefortschritt angegeben. Während der Freigabe können Sie andere Batches und Dokumente auswählen, um sie zu bearbeiten.

    Hinweis:

    Freigegebene Batches werden regelmäßig aktualisiert, wenn Sie die Clientvoreinstellung Batches automatisch aktualisieren aktivieren.

  3. Klicken Sie optional auf Batchliste aktualisieren, um den neuen Status des Batches anzuzeigen. Nach Abschluss der Freigabe kann Folgendes geschehen:

    • Der Batch wird wie nach einem erfolgreichen Commit-Vorgang aus dem Batchbereich entfernt.

    • Im Batchsymbol wird ein Verarbeitungsindikator angezeigt, der angibt, dass der Batch weiter verarbeitet wird.

    • Das Batchsymbol zeigt einen Fehlerindikator an, der angibt, dass in mindestens einem Dokument des Batches ein Fehler aufgetreten ist.

Nach Batches suchen oder die Liste filtern

Sie können Batches nach Name, Datum, Status, Priorität und Status suchen. Beachten Sie, dass die gefilterte Liste immer die für Sie gesperrten Batches zusätzlich zu den Suchergebnissen enthält.

So suchen Sie nach Batches:

  1. Klicken Sie im Bereich Batch auf Batch suchen.

  2. Geben Sie im Dialogfeld Batchsuchkriterien an, wie Batches anhand der in der Tabelle aufgelisteten Kriterien durchsucht werden sollen.

    Sie können mehrere Suchoptionen angeben. Denken Sie daran, dass alle angegebenen Suchfelder bei der Suche nach einem Batch übereinstimmen müssen, auch wenn nur ein Wert in einem Suchfeld übereinstimmen muss. Beispiel: Wenn Sie Dringend im Feld Status und 8, 9 und 10 im Feld Priorität wählen, werden Batches mit dem Status "Dringend" UND einer Priorität von 8, 9 ODER 10 gefunden. Andererseits werden Batches mit einem Status "Dringend", jedoch mit einer Priorität 0 oder Batches ohne Status mit einer Priorität von 8, 9 oder 10 nicht gefunden.

    Tabelle 21-1 Batchsuchkriterien

    Suchkriterien Beschreibung

    Batchname

    Geben Sie den zu suchenden Batchnamen ein. Sie können einen Teilnamen gefolgt von % angeben, um ein oder mehrere Zeichen abzugleichen. Beispiel: Wenn Sie Batch% eingeben, würden die Batchnamen Batch15 und Batches214 der Suche entsprechen.

    Von-Datum/Bis-Datum

    Suchen Sie nach Batches, die in einem bestimmten Datumsbereich erstellt wurden, indem Sie auf die Kalenderschaltfläche neben dem Datumsfeld klicken und ein Von-Datum und Bis-Datum auswählen.

    Status

    Suchen Sie Batches nach dem zugewiesenen Status, indem Sie eine oder mehrere Statusangaben auswählen. Alle Batches, die mit einer der gewählten Statusangaben übereinstimmen, werden zurückgegeben.

    Priorität

    Suchen Sie Batches nach der zugewiesenen Priorität, indem Sie eine oder mehrere Prioritäten auswählen. Alle Batches, die mit einer der gewählten Prioritäten übereinstimmen, werden zurückgegeben.

    Batchstatus

    Suchen Sie Batches nach dem vom System zugewiesenen Status, indem Sie einen oder mehrere Status auswählen. Alle Batches, die mit einem der gewählten Status übereinstimmen, werden zurückgegeben. Zu den verfügbaren Batchstatus gehören:

    • Bereit: Batches sind nicht gesperrt, und es sind keine Fehler aufgetreten

    • Gesperrt: Batches wurde von einem Benutzer gesperrt

    • Fehler: In mindestens einem Dokument im Batch ist ein Fehler aufgetreten

    • Wird verarbeitet: Batches werden derzeit von einem Prozessor oder Prozessorjob verarbeitet

  3. Klicken Sie auf OK.

    Die gefilterten Suchergebnisse werden im Batchbereich angezeigt. Denken Sie daran, dass für Sie gesperrte Batches immer im Batchbereich angezeigt werden, unabhängig von den Batchfiltereinstellungen, und dass die Batchfilterung aufrecht erhalten bleibt, wenn Sie die Batchliste aktualisieren.

So entfernen Sie einen Suchfilter:

  1. Klicken Sie im Bereich Batch auf Suchen.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld Batchsuchkriterien auf Kriterien löschen und anschließend auf OK.

    Im Bereich Batch wird die Liste nicht mehr nach Suchkriterien gefiltert.

Batchverarbeitungsfehler

Gelegentlich kann es bei der Arbeit mit Batches und deren Freigabe zu Fehlern kommen. Einige dieser allgemeinen Fehler können anhand der angegebenen Erläuterung des Fehlers gelöst werden. In anderen Fällen müssen Sie sich möglicherweise an den Prozedurmanager wenden. Dabei müssen Sie den Batchnamen und die angezeigte Fehlermeldung angeben.

Fehler beim Arbeiten mit Batches

Wenn Sie versuchen, ein Nicht-Bilddokument in einer zugehörigen Anwendung anzuzeigen, und beim Versuch, das Dokument in der zugehörigen Anwendung zu öffnen, ein Fehler auftritt, wird die folgende Fehlermeldung angezeigt: Dokument konnte nicht in zugehöriger Anwendung geöffnet werden. Möglicherweise ist mit diesem Dokumenttyp keine Anwendung verknüpft.

Fehler nach dem Freigeben von Batches

  • Wenn für einen Batch nach der Freigabe ein Fehler auftritt (beispielsweise in einem Nachverarbeitungsschritt), wird der Batch möglicherweise im Batchbereich als gesperrt angezeigt. (Bei der Nachverarbeitung wurde der Batch möglicherweise umbenannt.) Um die Fehlerdetails anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokumentfehlersymbol, und wählen Sie im Menü die Option Batchfehler anzeigen aus.

  • Wenn Sie einen Batch freigegeben haben, ohne alle erforderlichen Metadatenfelder in jedem Dokument auszufüllen, kommt es zu einem Fehler, wenn Content Capture den Batch im Rahmen eines Nachverarbeitungsschritts festschreiben soll. In der Regel werden alle Dokumente festgeschrieben und aus dem Batch entfernt. Dokumente, die Fehler enthalten, bleiben jedoch im Batch. Um den Fehler zu beheben, öffnen Sie den Batch, füllen Sie alle erforderlichen Metadatenfelder (mit einem Sternchen * links neben dem Namen) in allen Dokumenten aus, und geben Sie den Batch erneut frei.

Batchfehler suchen

So prüfen Sie Fehler mit Dokumenten in einem Batch:
  1. Klicken Sie im Bereich Batch mit der rechten Maustaste auf einen Batch mit dem Warnsignal, das auf Fehler im Batch hinweist.
  2. Wählen Sie im Kontextmenü die Option Batchfehler anzeigen aus.
    Das Dialogfeld "Batchverarbeitungsfehler" wird angezeigt.
  3. Wählen Sie im Dialogfeld Batchverarbeitungsfehler die einzelnen Zeilen aus, um die mit dem Dokument verbundenen Fehler anzuzeigen.
    Die Fehlermeldungen werden im Feld Nachricht angezeigt.
  4. Klicken Sie nach dem Prüfen der Fehler auf Schließen.