Ein Clientprofil enthält die Einstellungen, die Endbenutzer beim Scannen, Importieren und/oder Indexieren von Dokumenten im Content Capture-Client auswählen. Clientprofile steuern, wie Dokumente in Batches erstellt und getrennt werden, ob Metadatenfelder verfügbar sind und was geschieht, wenn Benutzer Batches freigeben. Sie erstellen Clientprofile mit Prozedurelementen.
In den folgenden Themen werden Clientprofile und deren Konfiguration beschrieben:
Einige Benutzer erfassen Dokumente lediglich, einige müssen Indizes für Dokumentbatches generieren, und einige führen beide Aufgaben aus. Sie konfigurieren Clientprofile entsprechend diesen Anforderungen. In Clientprofilen geben Sie Batchpräfixe, die Batchpriorität und Kriterien für die Batchfilterung (Priorität, Status, Präfix usw.) an. Um die Verwendung von Clientprofilen einzuschränken, können Sie ihnen Benutzer zuweisen. Dann können nur die Benutzer mit den erforderlichen Rechten in der Clientumgebung auf Clientprofile zugreifen. Außerdem verknüpfen Sie Dokumentprofile mit jedem Clientprofil.
Zum Konfigurieren eines Clientprofils geben Sie Einstellungen auf den Profilseiten an.
Tabelle 11-1 Clientprofilkonfiguration
Seite | Hauptkonfiguration |
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Allgemeine Einstellungen |
Wählen Sie wichtige Profileinstellungen aus, wie:
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Einstellungen des Batchfilters |
Sie können die Batchanzeige optional filtern. Geben Sie an, welche Batches in der Batchbereichsliste für Benutzer angezeigt werden, wenn dieses Clientprofil ausgewählt ist, und wie diese aufgelistet werden (siehe Für Benutzer angezeigte Batchliste filtern). |
Bildeinstellungen |
Geben Sie Einstellungen für die Bildfarbe und -qualität, die Erkennung leerer Seiten und das Handling importierter Nicht-Bilddateien an. Diese Registerkarte ist nur verfügbar, wenn das Feld Profiltyp auf der Seite Allgemeine Einstellungen auf 1 - Nur erfassen oder 2 - Erfassen und indexieren gesetzt ist. Beispiel: Geben Sie Folgendes an:
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Einstellungen der Dokumentindexierung |
Konfigurieren Sie die Dokumententrennung, abhängige Auswahllisten und Dokumentprofiloptionen nach Bedarf. Diese Registerkarte ist nur verfügbar, wenn das Feld Profiltyp auf der Seite Allgemeine Einstellungen auf 2 - Erfassen und indexieren oder 3 - Nur indexieren gesetzt ist. Beispiel: Geben Sie Folgendes an:
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Sicherheit |
Erteilen oder entziehen Sie Zugriff auf das Clientprofil für Clientbenutzer basierend auf der zuvor zugewiesenen Rolle (siehe Prozedursicherheit konfigurieren). |
Nachverarbeitung |
Definieren Sie die Freigabeprozesse, mit denen Benutzer Batches freigeben können (siehe Nachverarbeitung eines Clientprofils konfigurieren). |
Zusammenfassung |
Prüfen Sie die ausgewählten Einstellungen für das Clientprofil. |
Sie können auf der Registerkarte Erfassung ein neues Clientprofil hinzufügen oder ein vorhandenes Profil bearbeiten.
Es wird empfohlen, dass Sie ein Clientprofil nicht wesentlich verändern, wenn Benutzer bereits Batches mit dem Profil erfassen. Stattdessen können Sie das Clientprofil in ein Profil des Typs "Nur indexieren" ändern, sodass Benutzer vorhandene Batches indexieren und freigeben, aber keine weiteren Batches erfassen können.
Wenn umfassendere Änderungen am Clientprofil erforderlich sind, erstellen Sie eine Kopie des Produktionsprofils, in dem Sie Änderungen sicher vornehmen können, bis das neue Profil für den Einsatz in der Produktion bereit ist.
Speichern Sie das Clientprofil regelmäßig, wenn Sie Änderungen daran vornehmen. Führen Sie den Client aus, um die Profiländerungen anzuzeigen und zu testen. Nachdem Sie ein Clientprofil, dessen Metadatenfelder oder dessen Dokumentprofile bearbeitet haben, melden Sie sich vom Client ab und dann wieder an, um die übernommenen Prozeduränderungen im Client anzuzeigen.
So können Sie ein Clientprofil hinzufügen oder bearbeiten:
Sie können ein Clientprofil für Clientbenutzer zugänglich oder unzugänglich machen, indem Sie das Profil aktivieren bzw. deaktivieren. Clientprofile sind standardmäßig aktiv (online). Sie können ein Clientprofil zu Fehlerbehebungszwecken oder zum Deaktivieren eines Profils vor dem Löschen offline setzen. Bevor Sie ein Profil löschen, sollten Sie dieses eine Zeit lang deaktivieren.
Das Löschen eines Clientprofils hat keine Auswirkungen auf Batches, die zuvor mit dem Profil erfasst wurden. Da Benutzer ungeachtet der Batchfiltereinstellungen alle für sie gesperrten Batches sehen, können sie möglicherweise ein anderes Clientprofil auswählen und Batches, die sie mit dem gelöschten Clientprofil erstellt haben, weiterhin anzeigen, bearbeiten und freigeben.
Das ausgewählte Clientprofil bestimmt, wie Benutzer das Profil verwenden und ob sie Dokumente und vollständige Metadatenwerte erfassen. Der Profiltyp wirkt sich auch darauf aus, wie Dokumente in Batches erstellt werden.
Wählen Sie den Profiltyp 1 - Nur erfassen aus, wenn Benutzer Dokumente scannen oder importieren, aber nicht indexieren sollen. Dieser Typ wird normalerweise für Batches verwendet, die später bei der Nachverarbeitung vom Erkennungsprozessor indexiert werden. Wenn Benutzer ein Profil vom Typ "Nur erfassen" auswählen, wird der Metadatenbereich nicht im Clientfenster angezeigt.
Wenn Benutzer einen Batch scannen, scannt der Client alle Blätter im Scanner und erstellt ein einzelnes Dokument. Clientbenutzer können das Einzeldokument mit der Option Neues Dokument erstellen in mehrere Dokumente aufteilen. Das Dokument kann auch von einem Batchprozessor wie dem Erkennungsprozessor aufgeteilt werden.
Wenn Benutzer einen Batch importieren, bestimmt die ausgewählte Importoption, ob ein einzelnes Dokument oder mehrere Dokumente erstellt werden.
Clientbenutzer können Dokumente zwar nicht indexieren, sie aber mit der Option Neues Dokument erstellen in mehrere Dokumente aufteilen.
Bei einem Profil vom Typ "Nur erfassen" können die Optionen für Indexierung und Dokumenterstellung nicht angewendet werden. Einstellungen auf der Seite Einstellungen der Dokumentindexierung sind nicht verfügbar.
Wählen Sie den Profiltyp 2 - Erfassen und indexieren aus, wenn Benutzer Dokumente erfassen und indexieren sollen. Wenn Benutzer ein Profil vom Typ "Erfassen und indexieren" auswählen, wird der Metadatenbereich im Clientfenster angezeigt, wenn sie einen Batch öffnen.
Wenn Benutzer einen Batch mit einem Profil vom Typ "Erfassen und indexieren" scannen, bestimmt die ausgewählte Dokumenterstelloption auf der Seite Einstellungen der Dokumentindexierung, wie Dokumente erstellt werden (wie unter Dokumenterstellung konfigurieren beschrieben). Beispiel: Mit der Dokumenterstelloption Eine Seite (Simplex) wird ein neues Dokument nach jeder erfassten Seite erstellt. Benutzer können Dokumente mit der Option Neues Dokument erstellen trennen oder leere Trennblätter verwenden, um Dokumente in einem Batch automatisch zu trennen und zu definieren.
Wenn Benutzer einen Batch mit einem Profil vom Typ "Erfassen und indexieren" importieren, bestimmt die ausgewählte Importoption, ob ein einzelnes Dokument oder mehrere Dokumente erstellt werden. Benutzer können Dokumente im Batch mit der Option Neues Dokument erstellen trennen.
Wählen Sie den Profiltyp 3 - Nur indexieren aus, wenn Benutzer Dokumente aus zuvor erfassten Batches indexieren sollen. Beispiel: Batches, die mit einem Hochgeschwindigkeits-Produktionsscanner erstellt wurden, können von mehreren Indexierungsbenutzern über den Client verarbeitet werden. Wenn Benutzer ein Profil des Typs "Nur indexieren" auswählen, wird der Metadatenbereich im Clientfenster angezeigt. Die Erfassungsoptionen im Batchbereich werden aber ausgeblendet, sodass Benutzer keine Seiten per Scan oder Import zu Batches hinzufügen können.
Sie können ein Profil des Typs "Nur indexieren" in folgenden Fällen erstellen:
Einige Benutzergruppen scannen Batches, während andere sie indexieren.
Indexierungsbenutzer schließen die Indexierung ab oder verifizieren sie.
Batches müssen korrigiert werden, aber die Indexierungsbenutzer haben keinen Scannerzugriff.
In der Liste im Batchbereich des Clients stehen Ihnen zahlreiche Optionen zur Verfügung, mit denen Sie festlegen können, welche Batches Benutzer anzeigen und aufrufen können. Beispiel: Sie können das Clientprofil so konfigurieren, dass Benutzer jeden Batch in der Prozedur anzeigen können. Sie können die Batchliste aber auch auf Batches einschränken, die Benutzer auf ihren eigenen Workstations erfasst haben, die ein bestimmtes Präfix aufweisen und Fehler enthalten.
In den folgenden Richtlinien wird beschrieben, welche Batches im Batchbereich angezeigt werden:
Für einen Benutzer gesperrte Batches werden immer aufgelistet. Es werden aber möglicherweise nicht alle davon angezeigt, wenn der Benutzer die Anzahl der maximal angezeigten Elemente in den Clientvoreinstellungen begrenzt hat.
Ob Benutzer Batches sehen, die entsperrt oder für andere Benutzer gesperrt sind, hängt von den Batchfiltereinstellungen im Clientprofil ab. Beispiel: Sie können die Batchliste auf Batches mit einem bestimmten Präfix, in einem bestimmten Status (wie Fehler oder Verarbeitung) oder mit einem ausgewählten Status oder einer ausgewählten Priorität begrenzen.
Benutzer können die Batchliste im Client mit den Suchoptionen weiter filtern. Beispiel: Sie könnten die Batchliste so filtern, dass nur eine begrenzte Gruppe von Batches angezeigt wird, wie Batches mit hoher Priorität oder nur ältere Batches. Alternativ dazu können sie nach Batches suchen, die Dokumente enthalten, bei denen ein Fehler aufgetreten ist.
So zeigen Sie Batches im Clientfenster für Benutzer an:
Tabelle 11-2 Batchfilterung
Filter | Beispielverwendung |
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Zusätzliche Batchpräfixe |
Benutzer sehen (vorbehaltlich anderer Filter) immer Batches, die mit dem Batchpräfix des ausgewählten Profils erstellt wurden.
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Verarbeitungsstatus |
Sie können die Anzeige auf Batches mit ausgewählten Verarbeitungsstatus einschränken. Verarbeitungsstatus sind interne Systemstatus, die nicht geändert werden können.
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Batchstatus |
Sie können die Anzeige auf Batches mit ausgewählten Batchstatus einschränken, die auf der Registerkarte Klassifizierung erstellt wurden. Beispiel: Wählen Sie den Batchstatus Erneut scannen oder Prüfung erforderlich aus, um Batches anzuzeigen, die von qualifizierten Benutzern bearbeitet werden müssen. |
Prioritäten |
Sie können die Anzeige auf Batches mit ausgewählten Prioritäten einschränken. Beispiel: Wählen Sie die Priorität 10 aus, um Batches anzuzeigen, die sofort von Benutzern bearbeitet werden müssen. |
Batchsichtbarkeit |
Schränken Sie die Anzeige nach Benutzer und Standort ein.
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Tage alt |
Geben Sie Zahlen in die Felder Von und Bis ein, um Batches anzuzeigen, deren Alter im angegebenen Zeitraum in Tagen liegt. Beispiel: Sie können Batches anzeigen, die zwischen 7 und 45 Tage alt sind. |
Primärsortierung, Sekundärsortierung |
Geben Sie an, wie Batches sortiert werden sollen, und wählen Sie die aufsteigende oder absteigende Reihenfolge aus. Sie können ein primäres und ein sekundäres Sortierelement angeben:
Beispiel: Sortieren Sie Batches so, dass diejenigen mit der höchsten Priorität oben und bei denen mit derselben Priorität diejenigen mit dem ältesten Datum zuerst angezeigt werden. Hinweis: Diese Einstellung gibt die Standardsortierfolge für das Clientprofil an. Der Benutzer kann die Sortierfolge ändern, wenn die Batches angezeigt werden. |
Wenn Benutzer Dokumente im Content Capture-Client erfassen, stammen die Bildeinstellungen aus zwei Quellen:
Clientprofileinstellungen, die in diesem Thema beschrieben werden. Diese Einstellungen gelten für alle Batches, die mit dem Clientprofil erfasst werden. In einigen Fällen können Benutzer diese Einstellungen außer Kraft setzen.
Scannereinstellungen, die sich speziell auf den ausgewählten Scanner beziehen und von Benutzern ausgewählt werden. Benutzer wählen diese Einstellungen aus, nachdem sie im Batchbereich auf Erfassungseinstellungen geklickt haben. Anschließend werden diese Einstellungen mit dem Clientprofil gespeichert.
So konfigurieren Sie Erfassungseinstellungen für Bilder und andere Dokumente in einem Clientprofil:
Fügen Sie ein Clientprofil hinzu, oder bearbeiten Sie es, und wählen Sie die Seite Bildeinstellungen aus.
Konfigurieren Sie Bildeinstellungen.
Geben Sie im Feld Standardfarbe eine Standardfarbe an (Schwarzweiß, Graustufen oder Farbe). Berücksichtigen Sie dabei Aspekte bezüglich Bildqualität und Bildgröße.
Wenn Sie das Feld auf <Nicht angegeben> belassen, wird die ausgewählte Farbe des Scanners verwendet (vom Clientbenutzer ausgewählte Einstellung oder Standardeinstellung des Scanners).
Aktivieren Sie das Feld Standard-Override verhindern, um zu verhindern, dass Clientbenutzer die Farbeinstellungen des Scanners ändern. Diese Einstellung wird möglicherweise nicht von allen Scannern übernommen.
Geben Sie im Feld Standard-DPI eine Standardauflösung in DPI an (100, 150, 200, 240, 300, 400 oder 600). Berücksichtigen Sie dabei Aspekte bezüglich Bildqualität und Bildgröße.
Wenn Sie das Feld auf <Nicht angegeben> belassen, wird der ausgewählte DPI-Wert des Scanners verwendet (vom Clientbenutzer ausgewählte Einstellung oder Standardeinstellung des Scanners).
Aktivieren Sie das Feld Standard-Override verhindern, um zu verhindern, dass Clientbenutzer die Bildauflösung in den Scannereinstellungen ändern. Diese Einstellung wird möglicherweise nicht von allen Scannern übernommen.
Im Feld Byteschwellenwert für leere Seiten können Sie optional die Erkennung leerer Seiten konfigurieren.
Um Standardeinstellungen für Bildhelligkeit und Kontrast anzugeben, wählen Sie das Feld Standardhelligkeit und -kontrast anwenden aus, und passen Sie die Werte mit den Schiebereglern an. Clientbenutzer können diese Einstellungen im Fenster für die Scannereinstellungen außer Kraft setzen, sofern zulässig.
Hinweis:
Die Bildergebnisse können bei unterschiedlichen Scannermodellen variieren. Das Anwenden einer Standardeinstellung für Helligkeit und Kontrast funktioniert also am besten, wenn Sie dasselbe Scannermodell mit dem Clientprofil verwenden.
Klicken Sie auf Weiterleiten, um das Clientprofil zu speichern.
Von Benutzern erfasste Bilddokumente können leere Seiten enthalten. Sie können festlegen, dass Content Capture leere Seiten automatisch aus Batches löscht. Dazu müssen Sie angeben, wie eine leere Seite erkannt werden soll. Das heißt, Sie geben einen Schwellenwert für die Dateigröße an, sodass jedes Bild, dessen Größe kleiner oder gleich diesem Schwellenwert ist, als leere Seite betrachtet und daher gelöscht wird.
Informationen zu den Unterschieden zwischen dem Konfigurieren von Trennblättern und der Erkennung leerer Seiten finden Sie unter Verwendung von Trennblättern konfigurieren.
Gescannte Papierdokumente oder importierte Bilddateien werden in Content Capture in Bilddokumente konvertiert. Wenn Benutzer allerdings Nicht-Bilddateien wie Microsoft Word- oder PDF-Dokumente importieren, bestimmen die Einstellungen für Nicht-Bilddateien im Clientprofil, wie diese behandelt werden.
So konfigurieren Sie das Handling von Nicht-Bilddateien in einem Clientprofil:
Geben Sie beim Konfigurieren eines Clientprofils an, wie Dokumente in Batches erstellt werden. Beispiel: Werden Dokumente mit einer festen Anzahl an Seiten wie einseitige oder zweiseitige Dokumente erfasst? Sollen Trennblätter angeben, wo ein Dokument endet und das nächste beginnt? Oder müssen Benutzer angeben, wie Dokumente basierend auf dem Batchinhalt erstellt werden sollen?
So legen Sie eine Dokumenterstelloption in einem Clientprofil fest:
Sie können festlegen, dass ein Clientprofil anhand von Trennblättern bestimmt, wann Dokumente getrennt werden müssen. Bei Bildern mit einer Dateigröße kleiner oder gleich dem angegebenen Byteschwellenwert werden neue Dokumente erstellt, und das Trennblatt wird gelöscht.
So konfigurieren Sie ein Clientprofil so, dass es Trennblätter erkennt:
Eine abhängige Auswahlliste umfasst mindestens zwei untergeordnete Auswahllisten, die mit einem übergeordneten Feld verknüpft sind. Eine dieser Auswahllisten wird angezeigt, wenn ein Benutzer eine Auswahl im übergeordneten Feld trifft. Sie können mehrere Auswahllisten, aber nur eine abhängige Auswahllistendefinition über Metadatenfelddefinitionen auf ein Clientprofil anwenden.
Ein Dokumentprofil gibt die Metadatenfelder an, die Sie zum Indexieren eines spezifischen Dokumenttyps verwenden können, sowie die für ein Dokument verfügbaren Anhangstypen. Wenn Sie ein Clientprofil konfigurieren, wählen Sie Dokumentprofile für alle Dokumenttypen aus, die mit dem Profil indexiert bzw. erfasst und indexiert werden sollen.
Die folgenden Layer der Clientsicherheit sind in Content Capture verfügbar:
Der Systemadministrator muss die entsprechende Benutzerrolle (CECCaptureClient
) zuweisen, damit der Benutzer sich beim Content Capture-Client anmelden kann.
Damit Benutzer bestimmte Clientprofile anzeigen und aufrufen können, weisen die Prozedurmanager diesen Benutzern Sicherheitszugriff auf die Profile zu.
So erteilen Sie Content Capture-Benutzern Sicherheitszugriff auf ein Clientprofil:
Clientbenutzer entsperren ihre Batches oder geben diese über einen Freigabeprozess frei, wenn sie die Arbeit an den Batches beendet haben. Der nächste Schritt des Batches hängt von der mit einem Freigabeprozess angegebenen Nachverarbeitungskonfiguration ab. Der Batch kann die Commit-Verarbeitung basierend auf den für die Prozedur definierten aktiven Commit-Profilen durchlaufen. Er kann aber auch zur weiteren Verarbeitung wie Batchfluss zu TIFF-Konvertierungsjob, Batchfluss zu PDF-Konvertierungsjob, Batchfluss zu Erkennungsprozessorjob, Batchfluss zu Asset-Lookup-Job oder Batchfluss zu XML-Transformationsjob in eine Queue gestellt werden.
So konfigurieren Sie die Nachverarbeitung für ein Clientprofil: