Dokumentprofile konfigurieren

Ein Dokumentprofil enthält die Metadatenfelder, die zum Indexieren eines spezifischen Dokumenttyps verwendet werden. Beispiel: Wenn Sie eine Prozedur für die Erfassung von Korrespondenz-, Bestellungs- und Kundenvertragsdokumenten konfiguriert haben, erstellen Sie in der Regel ein Dokumentprofil für jeden dieser Dokumenttypen. Davon enthält dann jedes Profil ein anderes Set aus Metadatenfeldern. Damit Benutzer Batches mit mehreren Dokumenttypen scannen können, wählen Sie jedes Dokumentprofil im Clientprofil aus. Dann können Benutzer das für das Dokument passende Dokumentprofil auswählen und dieses entsprechend indexieren.

Ein Dokumentprofil gibt zudem die Anhangstypen an, die für die Dokumente verfügbar sind, die in diesem Dokumentprofil klassifiziert sind.

Beim Angeben der Dokumentprofile für ein Clientprofil können Sie einzelne Dokumentprofile, alle Profile oder den Wert Standard auswählen. Das Standarddokumentprofil enthält alle Metadatenfelder und Anhangstypen, die für die Prozedur definiert wurden, und eignet sich für die Fehlerbehebung.

Hauptaufgaben im Zusammenhang mit Dokumentprofilen:

Dokumentprofil hinzufügen oder bearbeiten

So können Sie ein Dokumentprofil hinzufügen oder bearbeiten:

Wählen Sie im Bereich "Prozeduren" links die Prozedur aus.
Die Konfigurationsseiten für die ausgewählte Prozedur werden rechts angezeigt.
Öffnen Sie die Registerkarte Klassifizierung.
Klicken Sie in der Tabelle Dokumentprofile auf , um ein Profil zu erstellen. Um ein Profil zu bearbeiten, wählen Sie es zunächst aus, und klicken Sie auf .
Führen Sie auf der Seite "Dokumentprofil" die folgenden Schritte aus, und speichern Sie die Änderungen:
1. Geben Sie im Abschnitt Dokumentprofilname (Typ) einen Namen und eine Beschreibung ein.
2. Wählen Sie im Abschnitt Anzuzeigende Felder im Capture-Client für Indexierung unter Metadatenfelder im Feld Verfügbare Metadatenfelder die Felder aus, die in das Profil aufgenommen werden sollen, und verschieben Sie diese in das Feld Gewählte Metadatenfelder. Ordnen Sie die Metadatenfelder in einer für das Indexieren geeigneten Reihenfolge an.
3. Wählen Sie im Abschnitt Mit Dokumentprofil verknüpfte Anhangstypen unter Anhangstypen im Feld Verfügbare Anhangstypen die Anhangstypen aus, die in das Profil aufgenommen werden sollen, und verschieben Sie diese in das Feld Gewählte Anhangstypen. Ordnen Sie die Anhangstypen in der Reihenfolge an, in der ein Benutzer Anhänge liest.

Dokumentprofile löschen

Sie können die Dokumentprofile löschen, die Clientbenutzer nicht benötigen. Wenn Sie ein Dokumentprofil löschen, wird dieses nicht im Metadatenbereich des Content Capture-Clients angezeigt.

So löschen Sie ein Dokumentprofil:

Wählen Sie im Bereich "Prozeduren" links die Prozedur aus.
Die Konfigurationsseiten für die ausgewählte Prozedur werden rechts angezeigt.
Öffnen Sie die Registerkarte Klassifizierung.

Die Tabelle "Dokumentprofile" enthält die für die Prozedur definierten Profile.
Wählen Sie das Profil aus, das Sie löschen möchten, klicken Sie auf , und bestätigen Sie den Löschvorgang.
Das gelöschte Dokumentprofil ist nicht mehr in der Tabelle "Dokumentprofile" verfügbar.

Verwendungen von Dokumentprofilen

Nachdem Sie ein Dokumentprofil für jeden zu indexierenden Dokumenttyp erstellt haben, können Sie diese beim Zuweisen von Metadatenfeldern auswählen.

Tabelle 10-1 Dokumentprofilverwendung in Content Capture-Komponenten

Content Capture-Komponente	Funktion
Clientprofil	Wählen Sie auf der Seite Einstellungen der Dokumentindexierung Dokumentprofile aus, damit Benutzer ein Dokumentprofil auswählen, dessen Metadatenfelder ausfüllen und einen Anhangstyp ändern können. Siehe Dokumentprofile in Clientprofilen konfigurieren.
Importprozessor	Wählen Sie das Dokumentprofil für die Indexierung importierter Dokumente aus. Siehe Metadatenzuweisung beim Import konfigurieren.
Erkennungsprozessor	Wählen Sie das Dokumentprofil für die Indexierung erkannter Dokumente aus. Sie können das Dokumentprofil auch dynamisch bestimmen. Siehe Statisches oder dynamisch bestimmtes Dokumentprofil angeben.
Commit-Profil	Schränken Sie die vom Commit-Profil verarbeiteten Dokumente ein, indem Sie ein oder mehrere Dokumentprofile auswählen. Bei der Ausführung des Commit-Profils werden nur Dokumente festgeschrieben, die den ausgewählten Dokumentprofilen zugewiesen sind. Siehe Commit-Profil basierend auf Dokumentprofil einschränken.