18 Elektronische Dokumente importieren

Sie können Bilddokumente, wie mehrseitige TIFF-Dateien, und Nicht-Bilddokumente, wie Microsoft Word-Dateien, importieren, wenn es das Clientprofil zulässt.

Wenn Sie Nicht-Bilddokumente importieren, verwendet Content Capture die Einstellung des Clientprofils und führt eine der folgenden Aktionen aus:

Konvertiert die Datei in ein Bilddokument mit mehreren Seiten, als wäre es gescannt worden. Im Dokumentbereich wird ein Thumbnail für jedes Bild angezeigt. Sie können einzelne Seiten auswählen und bearbeiten (z.B. Seiten verschieben und drehen).
Importiert die Datei und behält sie im nativen Format bei. Im Dokumentbereich wird für jede Nicht-Bildseite ein Thumbnail angezeigt, bis hin zu der im Clientprofil festgelegten Höchstanzahl. Sie können das Dokument indexieren, aber die zugehörigen Seiten nicht bearbeiten.
Verhindert den Import der Datei und zeigt eine Fehlermeldung an. Wenn Sie mehrere Nicht-Bilddateien für den Import auswählen und angeben, dass ein Dokument für alle Importdateien erstellt werden soll, zeigt der Content Capture-Client mit einer Fehlermeldung an, dass die Auswahl ungültig ist.

Geben Sie bei jedem Importvorgang an, wie Dokumente im Batch erstellt werden sollen, wenn mehrere Dateien ausgewählt werden. Sie können also ein Dokument für alle Importdateien oder ein Dokument pro Importdatei erstellen. Mehrere Nicht-Bilddateien können nicht in ein Dokument importiert werden.

Hinweis:

Außerdem können Sie die automatische Erfassung elektronischer Dokumente aus überwachten Dateiordnern und E-Mail-Accounts einrichten. Weitere Informationen finden Sie unter File Import Agent einrichten.

Hauptaufgaben beim Import von Dokumenten mit dem Content Capture-Client:

Importquelle und Importeinstellungen einrichten

So geben Sie den Import als Capture-Quelle an:

Klicken Sie im Batchbereich auf die rechte Seite der Schaltfläche Erfassungseinstellungen/Capture-Quelle, wählen Sie Importquelle aus, und klicken Sie auf Erfassen, um mit dem Import von Dateien zu beginnen.
Geben Sie im Feld Importverzeichnis einen Speicherort an, in dem Sie die zu importierenden Dateien auswählen möchten.
Um Dateien eines bestimmten Typs zu importieren, wählen Sie den Typ im Feld Dateityp.
Wählen Sie im Feld Rotationseinstellungen einen Rotationsgrad aus (0, 90, 180 oder 270). Capture dreht die Bilder beim Import gemäß der Angabe.
Wählen Sie das Feld Quelldateien nach Import löschen, um die Bilder nach dem erfolgreichen Import aus dem Importverzeichnis zu löschen.
Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern.

Dokumente importieren

Sie können Bilddateien (wie mehrseitige TIFF-Dateien) oder Nicht-Bilddateien (wie Microsoft Word- oder PDF-Dateien) in Content Capture importieren. Beim Importieren von Nicht-Bilddateien bestimmt das ausgewählte Clientprofil, ob die Dateien in das Bildformat konvertiert, in ihrem nativen Format importiert oder überhaupt nicht importiert werden sollen.

Stellen Sie sicher, dass das gewünschte Clientprofil im Content Capture-Client ausgewählt wurde.

So importieren Sie Dokumente:

Führen Sie die jeweils erforderliche Aktion aus:
1. Klicken Sie im Content Capture-Client bei Bedarf auf die rechte Seite von , und wählen Sie Importquelle aus, um den Import anstelle eines Scans anzugeben. Klicken Sie anschließend auf .
2. Klicken Sie in einer Geschäftsanwendung auf der Seite eines Geschäftsdatensatzes auf Importieren.
Geben Sie im Dialogfeld Importieren an, wie Dokumente erstellt werden sollen (ein Dokument aus mehreren Dateien oder ein Dokument pro Datei), und klicken Sie auf OK.
Wählen Sie im Dialogfeld Zu importierende Datei auswählen die zu importierenden Dateien aus, und klicken Sie auf OK.

Ein neuer Batch mit den importierten Dateien wird im Batchbereich ausgewählt.
Prüfen, bearbeiten und indexieren Sie die Dokumente nach Bedarf. Metadatenfelder können bereits Werte enthalten.
Um weitere Batches zu erfassen, klicken Sie im Batchbereich auf .
Geben Sie Batches frei, indem Sie diese im Batchbereich auswählen und auf klicken.