Contentmanagementstruktur

Jedes Unternehmen generiert täglich große Mengen an Assets, wobei Arbeitsabläufe häufig dupliziert werden. Für ein effektives Assetmanagement müssen sich Assets effizient speichern, gemeinsam bearbeiten, suchen und veröffentlichen lassen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Text, Bilder, Videos oder einzelne Bestandteile dieser Assets handelt. Im Folgenden werden einige der Funktionen von Oracle Content Management zur Verwaltung und Veröffentlichung von Assets beschrieben.

Der Contentmanagementstruktur von Oracle Content Management liegen Repositorys zugrunde. Ein Repository ist ein Speicherort für Assets, die Sie zum Erstellen von Webanwendungen, Apps und anderen Benutzererfahrungen in der Organisation benötigen. Ein Asset kann ein Inhaltselement sein, wie ein Blogpost, eine Fallstudie oder Produktinformationen, oder ein digitales Asset, wie ein Bild, ein Video oder ein anderer erforderlicher Medientyp.

Es gibt zwei Repository-Typen: Geschäfts-Repositorys und Asset-Repositorys. In Geschäfts-Repositorys werden Assets gespeichert. In Asset-Repositorys werden ebenfalls Assets gespeichert. Allerdings können Sie darin auch Assets veröffentlichen und lokalisieren. In Geschäfts-Repositorys gespeicherte Assets werden mit einem Hundertstel des Betrages von Assets abgerechnet, die in Asset-Repositorys gespeichert sind.

Als Repository-Administrator wählen Sie Assettypen für ein Repository aus, die im Repository gespeichert werden können. Sie weisen einem Repository Taxonomien zu, um die Assetkategorisierung zu ermöglichen. Für Asset-Repositorys richten Sie Veröffentlichungskanäle auch auf ein Repository aus, um Regeln für das Veröffentlichen von Assets zu definieren, z.B. ob sie von einer internen Site oder einer externen App konsumiert werden. Dann konfigurieren Sie andere Repository-Einstellungen für Ihre individuellen Anwendungsfälle.

Sie können mehrere Repositorys gemäß Ihren Geschäftsanforderungen erstellen. Beispiel:

• Sie könnten ein Repository einrichten, um Inhalt auf der Unternehmenswebsite zu veröffentlichen. Verknüpfen Sie eine Lokalisierungs-Policy mit einem der zugewiesenen Veröffentlichungskanäle des Repositorys, um die erforderlichen Sprachen für die globale Bereitstellung der Site zu definieren. Damit Inhalt von externen Sprachserviceprovidern übersetzt werden kann, weisen Sie dem Repository Übersetzungs-Connectors zu. Bevor Sie Assets in der Unternehmenssite veröffentlichen, müssen diese von Geschäftseigentümern geprüft und genehmigt werden. Diesen Vorgang können Sie erleichtern, indem Sie dem Repository die relevanten Workflows zuweisen.
• Richten Sie ein anderes Repository ein, um digitale Assets für das Marketingautomatisierungssystem zu verwalten. Weisen Sie digitale Assettypen mit benutzerdefinierten Attributen für personalisierte Kampagnen zu. Um die Assetkategorisierung für individuelle Produkte oder Kunden zuzulassen, weisen Sie Taxonomien zu, die Ihre Produkthierarchie oder Ihre Branchen darstellt, je nach Unternehmen. Damit Beitragende Assets kategorisieren oder relevante digitale Assets suchen können, aktivieren Sie das Smart-Content-Feature im Repository.
• Möglicherweise arbeitet Ihre Organisation mit externen Designagenturen zusammen, die Inhalt für Marketingkampagnen erstellen. In diesem Fall könnten Sie ein Repository für die Zusammenarbeit mit diesen Agenturen einrichten. Weisen Sie Inhalts-Connectors für Google Drive, OneDrive oder andere externe Inhaltsprovider zu, damit Designer digitale Assets von diesen externen Repositorys hochladen können.

Im Folgenden wird anhand von Oracle-Blogs vorgestellt, wie Sie ein Asset-Repository einrichten, um das Hinzufügen von Inhalt zu einer ähnlichen Site zu ermöglichen. Sie könnten den folgenden Prozess verwenden, um die erforderlichen Abhängigkeiten zu erstellen und das Repository einzurichten:

• Assettypen

  Die Kerninhaltselemente in Oracle-Blogs sind Blogartikel, Kurzbeschreibungen der Blogautoren, Bilder, Videos und PDF-Dateien, die Sie in manchen Artikeln herunterladen können. In Oracle Content Management wird dieser Inhalt als Assets mit einem von zwei Typen dargestellt:

  • Der Inhaltstyp definiert die Struktur der Daten, die ein Inhaltselement speichern kann. Um Informationen zu den Blogautoren zu speichern, definieren Sie den Inhaltstyp Autor mit dem Textfeld Name für den Namen des Autors, dem Textfeld Position für die Position, dem Medienfeld Foto für das Bild des Autors und dem Rich-Text-Feld Hintergrund des Autors für einen kurzen Lebenslauf. Definieren Sie für die Blogartikel den Inhaltstyp Artikel mit dem Textfeld Titel für den Titel des Artikels, dem Textfeld Zusammenfassung für die Zusammenfassung, die in einer Liste der Blogartikel oder auf einer Seite mit Suchergebnissen angezeigt wird, dem Rich-Text-Feld Inhalt für den Artikel selbst, dem Medienfeld Titelbild für das Bild, das im Artikelheader angezeigt wird, und dem Referenzfeld Blogautor zum Referenzieren des Inhaltselements für den Blogautor.
  • Der digitale Assettyp definiert die Dateimedientypen, die ein digitales Asset speichern kann, und die Struktur der Attribute (Metadaten) zum Beschreiben des Assets. Mit den Out-of-the-box-Typen für Bilder, Videos und Dateien können Sie Bilder, Videos und PDF-Dokumente für die Blogsite verwalten. Sie können auch benutzerdefinierte digitale Assettypen definieren. Beispiel: Definieren Sie den digitalen Assettyp Autorenfoto mit dem Textattribut Attribution, um den Namen des Bilderstellers zu speichern. Definieren Sie außerdem den digitalen Assettyp Blogdokument, bei dem der Medientyp auf PDF-Dateien eingeschränkt ist. So können Beitragende PDF-Dateien, aber keine anderen Dateien wie Microsoft Word-Dokumente auf der Blogsite veröffentlichen.

  Weisen Sie dann all diese Assettypen dem Repository für die Blogsite zu, und erteilen Sie Repository-Mitgliedern mit der Rolle "Manager" oder "Beitragender" die folgenden Berechtigungen:

  • Erstellen Sie Inhaltselemente mit den Inhaltstypen Autor und Artikel.
  • Laden Sie Fotos hoch, um digitale Assets des digitalen Assettyps Autorenfoto zu erstellen, die dann im Feld Foto in Inhaltselementen aus dem Inhaltstyp Autor referenziert werden können.
  • Laden Sie Bilder oder Videos hoch, um digitale Assets der digitalen Out-of-the-box-Assettypen Bild oder Video zu erstellen, die dann in Inhaltselementen aus dem Inhaltstyp Artikel oder an anderen Stellen der Site verwendet werden können.
  • Laden Sie Dateien im PDF-Format hoch, um digitale Assets des digitalen Assettyps Blogdokument zu erstellen, die dann mit Blogartikeln verknüpft werden können.

  Denken Sie daran, dass Beitragende nur die Dateitypen hochladen können, die in den mit dem Repository verknüpften digitalen Assettypen angegeben sind.

• Sprachen (Lokalisierungs-Policys) (nicht in Geschäfts-Repositorys verfügbar)

  Wenn Ihre Organisation global tätig ist, muss veröffentlichter Inhalt in der Regel in regionale Sprachen übersetzt werden. Um die Inhaltsübersetzung zu ermöglichen, müssen Sie dem Repository die erforderlichen Sprachen zuweisen. Sie können Sprachen direkt dem Repository zuweisen. Als Best Practice wird jedoch empfohlen, dass Sie erforderliche und optionale Sprachen für wichtige Länder oder Regionen über eine Lokalisierungs-Policy definieren. Sie weisen die Lokalisierungs-Policy dem Kanal zu, über den Inhalt auf der Site veröffentlicht wird. Dann weisen Sie diesen Veröffentlichungskanal dem Repository zu. Dadurch werden die in der zugehörigen Lokalisierungs-Policy definierten Sprachen automatisch dem Repository zugewiesen.

• Veröffentlichungskanäle (nicht in Geschäfts-Repositorys verfügbar)

  Über Veröffentlichungskanäle können Sie die in einem Repository verwalteten Assets für die Nutzung auf einer Website (oder in einer externen Anwendung, die REST-API dafür einsetzen kann) verfügbar machen. Der Kanal definiert Veröffentlichungsregeln (z.B. ob Assets vor der Veröffentlichung genehmigt werden müssen, ob der veröffentlichte Inhalt öffentlich oder sicher ist und ob gesicherte Inhalte auf eine Teilmenge der Personen mit bestimmten Benutzerrollen eingeschränkt werden können).

  Wenn Sie eine Blogsite mit Oracle Content Management erstellen, wird automatisch ein Veröffentlichungskanal erstellt und dem für die Site ausgewählten Repository zugewiesen. Wenn Sie die Blogsite mit einer anderen Technologie erstellen und verwalten oder Sie z.B. einige Blogartikel in einer App oder auf einer anderen Site veröffentlichen möchten, können Sie weitere Veröffentlichungskanäle erstellen und dem Repository für die Site zuweisen.

  Nachdem Sie dem Repository Veröffentlichungskanäle zugewiesen haben, können Repository-Mitglieder Assets auf diese Kanäle ausrichten und darüber veröffentlichen, je nach den geltenden Einschränkungen für Veröffentlichungskanäle.

• Taxonomien

  Artikel auf einer Website, wie einer Blogsite, werden in der Regel in Kategorien eingeteilt, damit Besucher relevante Informationen durch Filterung der Blogposts nach einem Interessengebiet, einem Produktnamen oder einem bestimmten Fach- oder Themengebiet finden können. Beispiel: Die Site für Oracle-Blogs enthält ein Blogverzeichnis, mit dem Sie veröffentlichte Artikel auf Analytics Advantage Blogs, Developers Blogs oder Netherlands Blogs eingrenzen können.

  Um die Filterung und Suche in der veröffentlichten Site oder Anwendung zu erleichtern, können Sie mit Oracle Content Management relevante Taxonomien definieren, dem Repository zuweisen und zur Assetkategorisierung verwenden. Sie erstellen eine Taxonomie, indem Sie ein Glossar aus Geschäftsbegriffen definieren und diese in eine Hierarchie aus Kategorien einteilen, die darstellen, wie Inhalt in Ihrer Organisation definiert und klassifiziert ist. Beispiel: Sie könnten Taxonomien für Produkte, Branchen und geografische Regionen Ihrer Organisation oder eine beliebige andere Hierarchie aus Themenkategorien für die Organisation definieren.

  Nachdem Sie Taxonomien einem Repository zugewiesen haben, können Repository-Mitglieder Assets entweder beim Hinzufügen zum Repository oder auch später kategorisieren. In einer Benutzeroberfläche mit Facettensuche können Benutzer Assets nach Kategorien in einer Taxonomie oder für mehrere Taxonomien filtern, um relevante Inhalte zu suchen. Sie können die Taxonomie veröffentlichen, um Kategorisierungsinformationen für die über denselben Kanal veröffentlichten Assets verfügbar zu machen. So können Sie die Taxonomie für Assetfilterung und -suche auf der veröffentlichten Website oder in der Anwendung einsetzen.

• Repositorys

  Nachdem die Assettypen, Lokalisierungs-Policys, Veröffentlichungskanäle und Taxonomien definiert wurden, erstellen Sie das Repository, und verknüpfen Sie die erstellten Objekte mit dem Repository.

Damit ist das grundlegende Setup abgeschlossen. Jetzt können Sie das Repository verwenden. Optional können Sie zusätzliche Funktionen im Repository aktivieren, um Beitragenden Tools für die effizientere Inhaltserstellung zu bieten oder als Repository-Manager den Inhalt zu kontrollieren, bevor er auf einer Website öffentlich gemacht wird:

• Übersetzungs-Connectors (nicht in Geschäfts-Repositorys verfügbar)

  Standardmäßig können Sie mit Oracle Content Management Inhalt manuell in die erforderlichen Sprachen übersetzen. Dazu können Sie eine neue Sprache einem einzelnen Asset hinzufügen oder Assets per Bulkvorgang als ZIP-Datei exportieren, welche die für die Übersetzung extrahierten Textzeichenfolgen enthält. Wenn Ihre Organisation einen externen Anbieter wie Lingotek, Lionbridge oder SDL für die Übersetzung verwendet, können Sie den jeweiligen Übersetzungs-Connector bei Oracle Content Management registrieren und dann dem Repository zuweisen. So können Beitragende zu übersetzende Assets einfach an den externen Anbieter weiterleiten.

• Inhalts-Connectors

  Wenn Ihre Organisation externe Cloud-Speicherservices wie Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive für die gemeinsame Verwendung digitaler Assets mit externen Designagenturen verwendet, können Sie einen Inhalts-Connector für den jeweiligen Speicherservice bei Oracle Content Management registrieren und dann dem Repository zuweisen. So können Beitragende ganz einfach Dateien direkt aus dem externen Cloud-Speicher zum Repository hinzufügen.

• Smart Content

  Sie können die Suche nach relevanten Bildern, das Hinzufügen relevanter Bilder zu Inhaltselementen und das Kategorisieren von Assets mit Taxonomien erleichtern, indem Sie das Smart-Content-Feature für ein Repository aktivieren. Dann werden alle dem Repository hinzugefügten Bilder und alle im Repository erstellten Inhaltselemente von integrierten Services für künstliche Intelligenz und Natural Language Processing verarbeitet. Dabei werden sie automatisch entsprechend getaggt, und Schlüsselwörter werden aus dem Text extrahiert.

• Workflows (nicht in Geschäfts-Repositorys verfügbar)

  In der Regel muss Inhalt vor der Veröffentlichung von Kollegen oder Managern geprüft und genehmigt werden. Sie können diese Governance im Repository aktivieren, indem Sie sicherstellen, dass alle dem Repository zugewiesenen Veröffentlichungskanäle auf Nur genehmigte Elemente können veröffentlicht werden gesetzt sind.

  Standardmäßig können Beitragende in Oracle Content Management Assets zur Prüfung an Repository-Manager weiterleiten.

  Wenn Inhalt in Ihrer Organisation in einem Workflow mit mehreren Schritten von Kollegen, technischen Redakteuren, Managern, der Complianceabteilung oder der Rechtsabteilung geprüft werden muss, können Sie Ihre Oracle Integration-Prozesse in Oracle Content Management integrieren und dann einem Repository zuweisen. Dann können Beitragende Assets zur Überprüfung über einen relevanten Workflow weiterleiten. Workflowteilnehmer erhalten eine Benachrichtigung, wenn ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird. Sie können dann je nach der Rolle, die ihnen im Workflow zugewiesen ist, Aktionen mit den Assets ausführen.