Anhand von Gruppen können Sie mit mehreren Personen gleichzeitig kommunizieren und koordinieren.
Quicktour zu Gruppen (nur auf Englisch verfügbar).
Sie können eine Gruppe zu einer Unterhaltung hinzufügen und so schnell die Zusammenarbeit mit mehreren Personen beginnen. Sie können eine Gruppe auch als Mitglied zu einem Ordner hinzufügen und den Inhalt dieses Ordners dadurch schnell mit anderen teilen. Inhaltstypen können genauso wie mit Einzelpersonen auch mit Gruppen geteilt werden. Lediglich Sammlungen sowie öffentliche Links oder Mitgliedslinks können nicht mit Gruppen geteilt werden.
Sie können Ihre eigenen Gruppen erstellen oder Gruppen verwenden, die bereits vom Serviceadministrator für Ihre Organisation erstellt wurden.
Hier finden Sie einige Tipps zur Erstellung und Verwendung von Gruppen:
- Duplizieren Sie keine Gruppen. Verwenden Sie die Option Öffentliche Gruppen suchen im Gruppenmenü, um zu prüfen, ob eventuell bereits eine Gruppe vorhanden ist, die sich für Ihre Zwecke eignen könnte.
- Verwenden Sie einen aussagekräftigen Namen. Nutzen Sie keine Akronyme oder Abkürzungen im Gruppennamen. Wählen Sie einen sinnvollen Namen aus, damit jeder den Zweck der Gruppe erkennen kann.
- Wählen Sie die richtige Datenschutzkontrolle für die Gruppe aus. Sie können steuern, wer die Gruppe sehen und verwenden kann und ob Benutzer sich selbst zur Gruppe hinzufügen können. Sie können folgende Typen von Gruppen erstellen:
- Öffentliche Gruppe: Eine öffentliche Gruppen ist für alle sichtbar, und jeder Benutzer kann sich selbst der Gruppe hinzufügen. Verwenden Sie diese Art von Gruppe nur in Ausnahmefällen. Beispiel: Sie haben ein Projekt eingeführt und möchten Feedback von allen Teilnehmern im Projekt sammeln. Sie können eine Gruppe für alle Benutzer öffnen, der sich Personen selbst hinzufügen können, damit sie Feedback zu diesem Projekt abgeben können.
- Private Gruppe: Eine private Gruppe ist für alle sichtbar, Benutzer können sich aber nicht selbst der Gruppe hinzufügen. Diese Option kann nützlich sein, wenn Sie nur bestimmte Personen in eine Gruppe aufnehmen möchten. Benutzer können die Gruppe entdecken und darüber Informationen mit den Mitgliedern teilen. Beispiel: Sie können eine Gruppe für die Entwicklungsabteilung erstellen. Jeder Benutzer, der mit dieser Abteilung zusammenarbeiten oder Inhalt mit ihr teilen muss, kann diese Gruppe als Mitglied zu einer Unterhaltung oder einem Ordner hinzufügen.
- Geschlossene Gruppe: Bei diesem Gruppentyp ist die Mitgliedschaft am stärksten eingeschränkt. Die Gruppe ist nur für Mitglieder sichtbar, und Benutzer können sich nicht selbst zur Gruppe hinzufügen. Beispiel: Ein kleiner Personenkreis muss einen anstehenden Erwerb oder ein Projekt besprechen. Niemand anderes in der Organisation muss davon wissen. Wenn Sie also eine Gruppe für eingeschränkte Mitglieder erstellen, kontrollieren Sie, wer die Informationen sehen kann.
- Sie können eine Gruppe als Mitglied zu jedem Element hinzufügen. Wenn Sie eine Person zu einer Gruppe hinzufügen oder daraus entfernen, wird diese Person dadurch dem Element hinzugefügt bzw. daraus entfernt. Wenn eine Person als Einzelperson, aber nicht als Teil einer Gruppe hinzugefügt wurde, bleibt sie so lange Mitglied, bis sie als Einzelperson entfernt wird.
- Wenn Sie eine Gruppe als Mitglied eines Elements hinzufügen, das eine bestimmte Benutzer-Rolle erfordert, können nur Benutzer mit dieser Rolle auf das Element zugreifen. Beispiel: Sie fügen einen Benutzer mit der Rolle "Standardbenutzer" zu einer Gruppe hinzu und fügen dann diese Gruppe als Mitglied eines Repositorys hinzu. In diesem Fall hat der Standardbenutzer keinen Zugriff auf das Repository, da die Rolle "Enterprise-Benutzer " für den Zugriff auf Repositorys erforderlich ist.
- Wenn Sie eine Gruppe löschen, wird der Zugriff auf alle geteilten Ordner, Inhaltstypen oder Unterhaltungen den Personen in dieser Gruppe entzogen.
- Sie können Gruppen auf dem Mobilgerät und mit der Desktop-App verwenden. Verwaltet werden sie aber über die Webbrowseroberfläche.
Um eine Gruppe zu verwenden, wählen Sie sie genauso wie Personen aus, mit denen Sie Inhalte teilen möchten. Beispiel: Geben Sie beim Teilen eines Ordners oder einer Unterhaltung den Namen einer Gruppe in das Dialogfeld "Mitglieder" ein. Wählen Sie die Berechtigungen (Anzeigen, Beitragender usw.) für die Personen in der Gruppe aus, und fügen Sie die Gruppe dann als Mitglied dem Ordner oder der Unterhaltung hinzu.