Metadaten verwenden

Mit Metadaten können Sie schnell Ihre Dateien und Ordner mit zusätzlichen Beschreibungen kategorisieren.

Der Serviceadministrator hat möglicherweise Metadaten erstellt, die speziell für Ihre Organisation gelten. Beispiel: Sie müssen verfolgen, wann ein Element von anderen Personen genehmigt wurde und wer es genehmigt hat. Metadaten mit dem Namen "Dokumentgenehmigung" könnten erstellt werden und Felder enthalten wie Dateityp, Ersteller der Datei, Genehmiger der Datei und Zeitpunkt der Genehmigung.

Sie könnten dann alle Dateien, die genehmigt wurden, in einen Ordner verschieben und die Metadaten auf den Ordner anwenden. Alle Dateien in dem Ordner werden als genehmigt identifiziert. Sie können Metadaten für die verschiedenen Dateien bearbeiten, um deren Genehmigungsdatum, den Genehmiger und andere zugehörige Details anzuzeigen.

Personen mit der Ressourcenrolle eines Eigentümers, Managers oder Beitragenden können Metadaten auf Dateien und Ordner anwenden. Personen mit der Ressourcenrolle eines Leseberechtigten oder Downloaders können alle festgelegten Metadaten anzeigen.

Metadaten werden automatisch für Elemente erstellt, die als digitale Assets gespeichert werden. Nur Serviceadministratoren können zusätzliche Metadaten erstellen. Entwickeln Sie die benötigten Metadaten zusammen mit Ihrem Administrator.

So verwenden Sie Metadaten:

  1. Wählen Sie das Element aus (Datei oder Ordner), dem Sie Metadaten hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Symbol "Randleiste", um die Randleiste zu öffnen.
  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü des Bereichs die Option Tags und Metadaten aus.
  3. Klicken Sie auf Symbol "Eigenschaften verwalten", um eine Liste der verfügbaren Metadaten zu öffnen.
  4. Wählen Sie den Namen der zu verwendenden Metadaten aus, und klicken Sie auf Speichern.
  5. Die Felder, die für die Metadaten erstellt wurden, werden im Randbereich angezeigt. Geben Sie die Informationen nach Bedarf ein. Falls es sich um Metadaten für einen Ordner handelt, werden eingegebene Informationen für alle Dateien in dem Ordner verwendet.

    Im Hinblick auf die Feldwerte, die Benutzer eingeben können, gelten die folgenden Einschränkungen:

    • Text: Maximal 1.000 Zeichen. # * & | ? < > ^ ; { } ( ) ' = + \ sind nicht zulässig.
    • Zahl: Maximal 15 Zeichen. Der Wert muss eine Ganzzahl sein. Dezimalzahlen sind nicht zulässig.
  6. Klicken Sie abschließend auf Speichern.