Überblick über das Teilen

Sie müssen mit anderen Personen zusammenarbeiten und Informationen freigeben, möchten aber sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf diese Informationen haben. Wie Sie Daten freigeben, hängt davon ob, was Sie freigeben möchten:

  • Dateien: Sie können einen Link erstellen und per E-Mail senden oder in einer Sofortnachricht, einem Dokument oder einer anderen App verwenden. Das Versenden eines Links bietet sich an, wenn Sie einzelnen Personen Zugriff auf bestimmte Dateien erteilen müssen. Die Empfänger können ausschließlich über den Link auf die Datei zugreifen. Es gibt öffentliche Links und Mitgliedslinks, wie weiter unten beschrieben.
  • Ordner: Sie können einen Link zu einem Ordner senden oder Personen oder Gruppen als Mitglieder zum Ordner hinzufügen. Wenn Sie Mitglieder zu einem Ordner hinzufügen, erhalten diese Personen und Gruppen Zugriff auf alle Inhalte im Ordner. Dies ist z.B. besonders nützlich, wenn Sie an einem großen Projekt arbeiten und Mitarbeiter kontinuierlich auf Informationen zugreifen müssen.

Wenn Sie Ordner mit anderen teilen und diesen Personen die Berechtigung erteilen, dem Ordner Inhalte hinzuzufügen, werden diese Inhalte auf Ihre Speicher-Quota angerechnet. Beispiel: Wenn Ihr Ordner 500 MB Dateien enthält und andere Benutzer nach dem Teilen des Ordners weitere 300 MB Dateien hinzufügen, werden die kombinierten 800 MB auf Ihre Quota angerechnet.

Wenn Sie auf mehr als 100 (eigene oder für Sie freigegebene) Ordner zugreifen können, sind die Suchergebnisse unvollständig, da Suchen auf 100 Ordner begrenzt sind.

Der Serviceadministrator ist für die Verwaltung von Oracle Content Management in Ihrem Unternehmen verantwortlich. Er legt den Speicherplatz fest, den Sie nutzen können. Wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen, wenden Sie sich an Ihren Serviceadministrator.

Sie legen fest, welche Aktionen Benutzer mit den von Ihnen geteilten Inhalten ausführen können, indem Sie ihnen Rollen zuweisen. Wenn Sie Personen als Mitglieder zu einem Ordner hinzufügen, legen Sie die Rolle dieser Personen in diesem Ordner fest. Sie können bestimmen, ob Dokumente nur angezeigt oder auch bearbeitet werden dürfen, und ob das Hochladen neuer Versionen von Dokumenten zulässig ist. Folgende Rollen können verwendet werden:
  • Leser: Leser können Dateien und Ordner ansehen, können jedoch nichts ändern.
  • Downloader: Downloader können auch Dateien herunterladen und diese auf ihrem eigenen Rechner speichern.
  • Beitragender: Beitragende können auch Dateien ändern, Dateien hochladen, neue Dateien hochladen und Dateien löschen.
  • Manager: Manager haben alle Berechtigungen der anderen Rollen und können andere Personen als Mitglied hinzufügen oder entfernen.

Hinweis:

Wenn der Systemadministrator die Microsoft Office Online-Integration aktiviert hat, können Leseberechtigte die Vorschau der Datei nur im Webclient anzeigen. Downloader können die Datei zudem in Microsoft Office Online anzeigen. Beitragende und Manager können die Datei darüber hinaus in Microsoft Office Online bearbeiten.

Außerdem gibt es eine Eigentümerrolle mit allen Berechtigungen zur Verwaltung eines Ordners, einschließlich des Löschens des Ordners.

Beitragende und Manager können Inhalte und Unterordner löschen. Wenn ein geteiltes Element gelöscht wird, wird es im Papierkorb der Person, der das Element gehört, und der Person, die das Element gelöscht hat, angezeigt.

Wenn Sie mit Partnern und externen Anbietern zusammenarbeiten, können Sie sichere öffentliche Links zu Dateien bereitstellen, damit alle Personen über die geeignete Zugriffsebene verfügen. Um die Sicherheit zu erhöhen, können Sie auch Zugriffscodes und Ablaufdaten in Links bereitstellen. Sie können die Inhalte auch beaufsichtigen, indem Sie überwachen, wer Zugriff auf welche freigegebenen Dateien hat und wann.

Quicktour zum Teilen (nur auf Englisch verfügbar).

Öffentliche Links

Ein öffentlicher Link bietet Zugriff auf diese spezielle Datei oder diesen Ordner und keine anderen.

Der Serviceadministrator kann die Verwendung öffentlicher Links deaktivieren und festlegen, wer auf diese Links zugreifen kann (alle oder nur registrierte Benutzer).

Wenn Sie einen öffentlichen Link erstellen, fügen Sie dem Link einen Namen hinzu, damit Sie verfolgen können, ob er verwendet wurde. Sie können außerdem eine Nachricht zum Link hinzufügen und Berechtigungen für den Link auswählen. Damit legen Sie fest, welche Aktionen der Empfänger mit dem Link ausführen kann. Sie können die maximale Rolle für öffentliche Links in Ihren Voreinstellungen anpassen, auf die Sie über den Webbrowser zugreifen können. Außerdem kann der Serviceadministrator die Rollen begrenzen, die für öffentliche Links zugelassen sind. Die Rollen entsprechen den beim Hinzufügen von Mitgliedern zu Ordnern verfügbaren Rollen (Leseberechtigter, Downloader oder Beitragender).

Wenn der Administrator das ermöglicht hat, können Sie beim Erstellen eines öffentlichen Links den Link an beliebige Personen (Jeder) senden. Das bedeutet, dass Sie ihn an Personen senden können, die keinen Oracle Content Management-Account besitzen. Sie können die Empfänger auch über Alle registrierten Benutzer auf Personen einschränken, die einen Account besitzen.

Darüber hinaus können Sie ein optionales Ablaufdatum für den öffentlichen Link und einen Zugriffscode festlegen. Zugriffscodes funktionieren wie Kennwörter für öffentliche Links. Wenn Sie einen Zugriffscode festlegen, muss der Empfänger des Links den Code eingeben, bevor der Link verwendet werden kann. So können Sie alle gesendeten öffentlichen Links zusätzlich schützen. Sie müssen den Zugriffscode an die Empfänger des Links senden, damit diese den Link verwenden können. Andernfalls können Empfänger nicht auf den mit dem Link verknüpften Inhalt zugreifen.

Mitgliedslinks

Für diese Art von Link müssen Empfänger Mitglied des jeweiligen Ordners sein und sich bei einem Oracle Content Management-Account anmelden, um den Link zu verwenden. Bei Verwendung eines Mitgliedslinks können Sie Onlinezugriff auswählen, sodass die Empfänger die Datei oder den Ordner anzeigen können. Sie können auch einen Direktdownload-Link beim Teilen einer Datei verwenden. Damit können die Empfänger eine Datei herunterladen, ohne sie anzuzeigen.